秘书实务期末.docVIP

秘书实务 第一章 绪论 1秘书实务是指秘书人员所从事的业务活动。 2学科：新兴学科 从秘书学中分离出来 应用型学科 3研究对象：对秘书实践具有指导意义的秘书业务活动中的程序、规范、方法 4“秘书”的出处 （秘书最初指的是物而不是人） （1）《汉书·刘向传》:“诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究。”（典校秘藏之书） （2）《晋书·荀勋传》：“得汲冢中古文竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书。” （3）《后汉书·郑玄传》：（郑玄）“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。 5 秘书定义：（1）从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施服务的人员。——国家劳动和社会保障部制定的秘书职业标准 （2）具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断，能在授权范围做出正确决定的经理助手。—国际职业秘书组织 第二章 办公室实务 1如何布置办公室 人文环境(软环境）指由办公室的人员营造出的和谐舒心的工作气氛 气氛：和谐、温馨 表现在：1）秘书人员的团队精神 2）人际关系营造 ①秘书与领导 ②秘书与同事 ③秘书与外部人员 3）秘书自身的品格修养、素质及心态 物理环境（硬环境）指由办公室的各种物质条件构成的环境，包括室内的各种设施、空间、光线、色彩、声音、空气等物理因素。 室内设施与空间环境管理 ①基本设施：办公桌椅（舒适实用为原则）②辅助设施（协调为原则） 原则：有效地利用空间，缩短工作流程，方便沟通 总体要求：美观、整齐、适用 从实际出发：特定的功能要求，办公室的规模、作用、人数、工作程序、工作要求 2）光线、色彩、声音、空气等环境管理 1)光线 ①自然光源：充足。窗户高大，玻璃明亮；窗帘调节光线。 ②人工光源：光线柔和、不刺眼的日光灯、台灯。 2）①整体色调：淡雅、柔和 ②天花板：白色 ③地板：反光弱、偏暗偏暖 ④墙面：浅绿、浅黄 ⑤办公桌椅：浅灰、暗褐色 ⑥装饰：绿植、装饰画、工艺品等 3）声音 要求：安静、祥和、控制噪音 4）空气 要求：清新 做法：开窗通风；空调过滤设施的清理维护。 2怎样接电话 1）准备好纸和笔 2）接电话要及时 3）应对用语要谦恭、得体 4）礼貌性的核实对方的姓名、身份和电话内容 5）如何处理找领导的电话（①如何请领导来接电话②如何处理领导不在时找领导的电话③如何协助领导同时处理两个电话④如何给领导写电话留言条⑤如何处理领导授意不接的电话⑥如何处理领导正在开会或会客时的电话事务） 6）注意保密 7）如何处理打错的电话 8）如何礼貌地结束通话 3怎样挂电话 （一）准备要充分 （二）如何提高通话率 （三）通话时口齿清晰、重点突出、讲究礼貌 （四）要考虑对方的受话环境 （五）如何代领导挂电话 4电话应对的语言艺术 （一）表述清晰 打招呼——正题（目的、内容）——结束 （二）准确、简洁、高效 紧扣主题、抓住要点 （三）用语礼貌 （四）声音温和、亲切 5保密工作的具体内容与措施 （重点在具体内容） 涉外保密 原则：内外有别，既要热情接待，又要提高警惕。 内容：1）涉外接待与保密 2）涉外洽谈与保密 3）涉外考察与保密 4）涉外通信与保密 （二）经济保密1、经济资料与保密（属于商业秘密的各种计划、统计资料。准备公开但尚未公开的统计数字。属于国家秘密的国土资源、地质矿产、测绘等。） 2、物价、市场需求与保密（物价、存贷款率等敏感事项。国际市场上敏感商品的国内短缺量、需求量等。） 3、经济生产与保密（研制、生产、维修、保管、报废、运输） （三）科技保密1、科技文献与保密 2、专利技术与保密 3、科技交流与保密 注意：有偿使用外单位（个人）的专利技术或科技资料时，须承担保密义务。 （四）会议保密 1、会前准备与保密 2、会间服务与保密 3、会后整理与保密 （五）公文保密1、公文印制与保密（封面、文末注明密级、期限、传阅范围；定点印刷；按份数印制，废页销毁） 2、公文收发与保密（清点签收；专人负责） 3、公文传递与保密（单独密封；机要交通负责或派人；公文不离人） 4、公文办理与保密（控制阅读范围；机要室、办公室阅读；领导批示） 5、公文复印、翻印与保密（审批手续；单位内部复印设备） 6、公文汇编与保密 7、公文借阅与保密 8、公文管理与保密（保密室） 9、公文清退、销毁与保密 （六）新闻出版保密 1、新闻发布与保密 2、新闻报道与保密 3、报刊发行与保密 （七）电信保密 1、电话与保密 2、电报与保密 2、电信设施与保密 （八）电子计算机信息保密 1计算机硬件与保密2计算机