高效会议技巧 投稿：范悶悷.docVIP

高效会议技巧 投稿：范悶悷 第一讲 当今会议面面观 引言 1. 会议的意义 是一个集思广益的渠道 显示组织或部门的存在 是重要的群体沟通方式 2. 会议的目的 开展有效的沟通 资讯传达 监督员工的工作进展 达成协议、解决问题 决策和资源共享 开发创意 激励员工士气 巩固经理人的地位 3. 会议的种类 按人数来分 - 一对一的会议、团体的会议 按开会方式 – 面对面会议、电话会议、视频会议 按开会的目的- 固定的部门会议、临时处理如发事件的会议、宣布人事安排和政策的会议、当中表扬或批评别人的会议、集思广益的会议。 4. 会议的频率 部门会议至少每月一次-要求员工记录在笔记本上 全体大会-至少每半年一次 处理突发事件会议避免频繁 一对一的会议（绩效管理）可以随时举行，不要超过一个小时 5. 会议成本的计算 会议时间成本=参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间 会议时间：6小时 准备时间：两个小时 差旅费用：三天 秘书准备时间：四个小时 会议服务人员：6小时 直接的会议成本：酒店场地、印刷品 效率损失的费用： 第二讲 会议效率不高的原因及解决方案 1. 会议效率不高的原因 时间安排不合适 地点安排不妥当 开会对象选择不对 主持人影响力不够 参会者的技能不够 准备工作不够充分 目的和结果不明确 2. 如何进行预防性管理 时间安排要合适 地点安排要妥当-不要在经理办公室、圆桌 开会对象选择对-必须参加人员、选择性人员 主持人要有影响力-非权威性的影响力，有亲和力和说服力 参会者要有听的技能 准备工作充分 目的和结果明确 3. 高效会议的八大特征 只有必要时才召集-must会议是有效的need 经过好好筹备过 拟定和分发了议程表 严格遵守了时间-开始和结束的事件 一切都是按部就班 请了最有经验的人出席 结束时作了评论和总结 记录了决定、建议和负责人 4. 会议规范 时间安排规范 例：8.00-17.00 8.00-9.00 不适合开会，上班心情没有调整好，不愿意说话，比较适合处理邮件 9.00-10.00 一对一会谈，商务谈判、业务分析 10.00-12.00、13.00-15.00 适合集思广益等不一定要有结论的会议，如头脑风暴等 15.00-17.00 下班前不适合开会 固定的会议流程规范 一个中心，两个基本点 一个中心：会议的中心内容 两个基本点：会前的准备和会后的跟踪 会议流程 准备 开始 – 致欢迎辞、会议目的、交流会议议程、具体时间限制、制定负责人记录会议笔记、会议规 章制度 议程 分享话题和目标、交流信息、出主意做决定、确认行动 结束 总结、安排下一次会议 会后跟踪 写备忘录、发备忘录、指定负责人具体跟踪某项行动、安排下次一汇报 会议本身原则规范house keeping 1。参会者要将每周工作安排交给会议主席，以便让主持人知道那天有空 2。超过一个小时的回忆要有书面的通知 3。所有参会者都有要有准备发言的心态 4. 会议要能准时开始、准时结束 5. 负责人对决议能否达成负直接责任 6. 维护与会者的尊严、不能谩骂羞辱别人 7。要有人提出不同意见，鼓励有益冲突，甚至可以制定人员扮演黑脸 8. 会后要能拿到书面纪录-三天内拿到会议记录 9. 参会者要履行反馈职责 10. 要请第三方监控会议质量 第三讲 开会前的准备工作 1 引言 2 如何判断是否需要开会 不需要开会的情况 已经按惯例开过的会议 没有讨论的特别事情 还有比开会更好的方法 预算出的会议成本太大 决策者已经决定的事情 一定要开会的情况 1。把信息同时传递给很多人 2。需要别人参与集思广益 3。需要听取各部门工作汇报——交报告没有开会效果好 4。需要当众表扬或者当众批评的时候——特别大的错误、导致一定的隐患 5。给小组或部门分配任务时 3 会议准备的作用和方法 可以选择最适当的讨论方式 使与会者有讨论的方向 事先告知与会者做好准备 节省会议时间与减少冲突 会议准备的1H5W法 how why what when who where who 最有效最快的会议决议最好有5-7个人参加 4 会议准备的内容——20件事情 1.会议目的 2.是不是一定要开会才能达到上述目的 3.会议的形式 4.时间 5.议程 6.主持人 7.地点 8.会场如何布置（超过10人，u字布置。5-7个人最好是圆桌型） 9.出席人数 10.出席者名单（必须出席者，允许不出席者） 11.出席者座位安排（主持人做在当中，把话比较多的人安排在主持人看不到的两边，黑脸做