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公文格式与排版 □ 邓玉梅 公文格式 公文格式——即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。 参照2000年1月1日起全国范围内实施的《国家行政机关公文格式》标准，结合公文处理实际，现将行政机关公文排版格式整理如下： 页面设置 页边距（纵向排版）： 点击页面设置，选择上32mm，下28mm，左28mm，右25mm（一般每面排22行，每行排28个字）。 公文要双面印刷（打印时选择长边装订） 公文编号 编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。 1、位置：发文机关标识（通常所称的：红头）下空2行，平行文和下行文时，居中排布；上行文时，居左空1字，与右侧的“签发人”对称。 发文字号与版心等宽的红色反线距4mm。 公文编号 2、格式：用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入（选择输入法的软键盘的标点符号或word中插入特殊符号），而不能用中括号“[ ]”或圆括号“（）”，另外发文年度应标全称，不能简写，例如〔2009〕不能简写为〔09〕。发文序号分年度从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”），不加“第”字。 如“潜食药监〔2012〕8号”。 签发人 许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。 1、位置：平行排列于发文字号右侧。 2、格式：发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，一般格式为“签发人：何运文”。 签发人姓名与红色反线的距离为4mm。 标 题 “关于”要有,公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。 公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 1、主标题格式：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，居中排印。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 标 题 2、多级标题： 一级标题：一、 二级标题：（一） 三级标题： 1．“1．”不能写成“1、”，即把小圆点写成顿号 四级标题：（1） 五级标题：① 六级标题：a. 在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。 在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑体、楷体4 种字体，均用3 号字。 正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印； 有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印； 有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。 主送机关 标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 正 文 文中的结构层次序数应准确掌握和使用，主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 1、段落：首行缩进2字符，段首0行，段尾0行，行间距，固定值30磅； 2、字体：正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。 无论是什么类型的文件排版，无外乎五个要素：页面设置、字体、字号、字间距、行间距。字间距默认为0，一般情况下我们不用管。 附件和落款 1、附件格式：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 2、落款格式：写在正文的下面偏右处，又称落款。成文日期在正文之下一般空3行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。 公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾，发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成“〇”。套文件红头的正式发文文件，不需要落款单位名称。 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调