2-会议管理制度.docx

陕西鸿安丰源建设工程有限公司管 理 标 准 核 准 HAZD-XZ2017/WJ-12002 会议管理制度（暂行）2017-12-01发布 2017-12-01实施 陕西鸿安丰源建设工程有限公司 发布 总经理签发 会议管理制度第一条 总则加强企业管理，规范公司各级会议的组织管理,明确工作的方向，更好地完成公司的统一目标，强化工作灵活性和规范工作行为，建立、健全有序的工作秩序，提高工作效率，协调各部门之间的工作，保证企业决策并贯彻执行，结合本公司实际情况，特制定本制度。适用范围适用于公司各部门、各项目办公室及各分支机构的各种类型的会议。责任划分公司的重要会议、例会等由行政人资部负责计划、组织布置和管理，制定会议召开时间、标准，向各部门提出执行公司例会的要求，并督促检查考核各部门组织的会议。会议分类工作例会分为：周工作例会（部门、管理处）、月度工作例会、专题会议、Kick-off会议、公司半年度会议、公司年终总结表彰会议、公司经营活动分析会议、领导办公会议。会议管理1、会议召开应本着精简有序、高效、注重效果的原则进行，避免冗长低效，会议发言要简明扼要、讲究会议效率。2、会议结束后，由行政人资部负责安排、协调、组织各部门相关人员参加及时清理会议室，使会议室保持整洁。3、所有参会人员需提前至少3分钟到会，不得迟到和早退（包括会间休息时间）。4、会议期间，需将手机调至静音、振动状态，不得在会场内接、打电话，交头接耳，严守会议纪律，不能对发言者吹毛求疵，不要随便打断他人发言，要认真听取别人发言，并做好记录，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄漏会议内容，以免影响决议实施。5、会议不批假，除特殊情况除外，须在会议前 1天向部门负责人书面请假并报备行政人资部，口头请假无效（有公事在外除外）；如有特殊原因不能准时参加会议，须在会议前 1小时内向会议召集人亲自请假方可，经组织会议部门负责人批准方可有效。会议不准中途离席，如遇特殊突发事项，经会议组织者同意后方可离开。6、与会人员无故迟到、早退者罚款20元；开会期间手机铃声响起者，罚款20元；无故缺席会议，部门负责人以下人员罚款50元，部门负责人以上人员罚款200元，由会议召集人通知财务部门下达罚款通知单，违纪者24小时内到财务部或各项目公司财务部交罚金，违者双倍从当事人工资中扣除。违反保密规定的按公司奖惩办法有关规定执行。由行政人资部进行统计并实名实行扣款。7、与会人员按公司规定及时提交周工作报告、月工作报告、年度工作报告及相关考核工作报告,纳入公司对各部门负责人及各级员工的绩效考核中，如一次未按时提报按照旷工半日核算扣罚，多次累计。8、各类会议均需要做出会议纪要。 会前准备1、公司会议室由行政人资部归口管理。2、公司会议会务工作主要由行政人资部承办，其他部门主办的会议由各部门自行完成会务工作。3、会议准备包括议题议程、主持人、记录人、安排与会人员座次、将要下发的文件、有准备的发言、对会议进程的预测和对策。4、会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常，各会议室是专门用于员工召开会议、研讨工作的空间，未经允许，不得挪作他用。5、为避免会议冲突，各部门如需使用会议室，使用部门需提前1个工作日至行政人资部门填报《会议室使用申请登记表》并备案；临时召开紧急会议需要使用会议室时，须及时向行政人资部门提出申请。6、各部门提出“会议室使用申请”时，需明确使用时间、参加人员等必要内容，如有需要行政人资部门协办的事项请提前说明，行政人资部门可根据实际情况给予回复，并做好相关工作。7、会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会务人员负责，会议所需空调、通风、灯光、音响、投影、笔记本电脑、座位牌等要提前15分钟准备就绪，各种会议召开前公司行政人资部/主办会议部门联系落实会议准备事项，几个会议同时进行的，由公司行政人资部根据轻重缓急和提请时间妥善安排，以免冲突。会议室设施、设备借用会议室内设施、设备的借用由行政人资部门资产管理员负责，包括：投影仪、视频影视仪、白板、桌、椅等，如需移动使用需办理借用手续，并经行政人资部门负责人审批方可。会议记录及纪要1、会议记录员要在会议进行期间使用专用记录本认真记录，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性发言做重点记录。需由与会人员在会议纪要上签名的，记录员须及时督促签署。2、会议记录员要在会议结束后2个工作日内整理原始记录，需要形成会议纪要，交由主持人签发并确定转发部门/人员。会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（也可通过电子邮件传递）。第九条 会议类型及要求序号会议名称主持人召开时间会议内容参加人员基本要求1公司周工作例会行政人事部经理每周五下午14:00 -