Z-003（公文管理制度）.docVIP

受控范围 全体职员 文件名称 页 次 第1页 共13页 发行状态 书 面 公文管理制度 修订日期 2004/11/22 版 本 1 发行日期 2004/11/30 1.目的 为规范公司收文、发文与行文，保证公文快速、准确流转，提高公文质量与工作效率，特制定本办法。 2.范围 适用于公司各类公文的日常管理。 3.内容 3.1公文类别 3.1.1为便于管理，将公司公文分为：收文、发文、内部行政公文、内部协调、指令性公文四大类。 3.1.2收文：指公司收到的各级政府职能部门、上级主管单位、行业行政主管部门及其它单位发来的各类文件。 3.1.3发文：指以公司名义对外所发的函件、报告、申请等文件。 3.1.4内部行政公文：指由公司签发的内部公文，包括规章制度、通知、通报、会议纪要等文件。 3.1.5内部协调、指令性公文：内部协调公文指公司内部因工作协调与信息传递需要，由发起部室、发起人拟发，或呈报公司领导批办（批阅），需相关部室承办或周知的请示、计划、报告、总结等；指令性公文指总经理指令单等。 3.2常用文体 3.2.1公司常用文体主要有：决定、决议、通知、通报、请示、批复、报告、情况反映、会议纪要、规章制度、计划、总结、函等。 3.2.2决定：对重要事项或重大活动做出的安排或采取的措施，如公司机构设置、聘用或任免人员、奖励或处分等，用“决定”。 3.2.3决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项，用“决议”。 3.2.4通知：发布规章制度、传达上级单位或领导指示、向各部室布置工作、发布要求各部室周知或共同执行的事项、转印发公文等，用“通知”。 受控范围 全体职员 文件名称 页 次 第2页 共13页 发行状态 书 面 公文管理制度 修订日期 2004/11/22 版 本 1 发行日期 2004/11/30 3.2.5通报：表彰先进、批评错误、交流经验，传达公司重要精神或情况，用“通报”。 3.2.6请示：向上级单位或领导请求指示、解释问题或批准某种要求时，用“请示”。 3.2.7批复：上级单位或领导向下级答复请示，用“批复”。 3.2.8报告：向上级单位或领导汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级单位与领导询问或要求时，用“报告”。 3.2.9情况反映：反映公司各方面工作情况、存在问题等，用“情况反映”。 3.2.10会议纪要：概括反映会议基本情况、主要精神和议定事项等内容时，用“会议纪要”。 3.2.11规章制度：是“制度”、“规定”、“办法”的总称，用于对某一事项或某方面的工作做出具体的规范。 3.2.12计划：在一定时间内，为完成某项任务，需要事先做出明确安排时，用“计划”。通常所用的“规划”、“方案”、“打算”、“安排”、“要点”等都属“计划”的范畴。 3.2.13总结：对前一阶段某项工作或活动等进行回顾、分析与评价时，用“总结”。 3.2.14 函：合作单位相互商洽工作，询问和答复问题，或向有关主管部门请求批准某事项时，可用“函”。 3.3公文格式 3.3.1各类公文的格式首先应符合所用文体的规范要求。 3.3.2公文一般由发文单位名称、密级、紧急程度、发文编号、签发人姓名、标题、主送单位名称、正文、公司印鉴、成文日期、附注、主题词、抄送单位名称等部分组成，具体根据公司既定格式或受文单位要求确定。 3.3.3 公文密级根据文件内容分为绝密、机密、秘密、普通四种。 受控范围 全体职员 文件名称 页 次 第3页 共13页 发行状态 书 面 公文管理制度 修订日期 2004/11/22 版 本 1 发行日期 2004/11/30 3.3.4 公文紧急程度根据文件性质分为特急、紧急、普通三类。 3.3.5收发文单位名称应写全称或规范化简称；联合行文的，主办部门应排列在前。 3.3.6公文中使用简称的，应先用全称，再注明简称。 3.3.7公文如有附件，应在正文之后，落款前注明附件序号和标题（小四号宋体）。 3.3.8公司公文一般采用A4纸，左侧装订。公文标题为二号黑体（标题较长时可用小二号黑体），一般不用标点符号；正文为四号宋体，横排打印。 3.4行文规则 3.4.1行文要根据实际需要，遵循简洁明了的原则。凡是通过口头、电话或其它便捷方式可以解决的问题，或公司的规章制度已做明确规定的，不再行文。 3.4.2各部室因业务需要，可以本部室名义向公司领导或其它部室报送内部协调公文，但不能向公司或其它部室发布指示性公文。 3.4.3各部室不得以本部室名义或私自以公司名义对外行文。因业务需要对外行文时，可草拟文稿，经总经理签发后以公司名义行文。 3.4.4“报告”和“请示”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请求指示和批准事项，公文标题不得用“请示报告”。 3.4.5秘密级以上的公文在成文及流转过