公文处理常见问题-总务处.PPTVIP

簽稿與函稿 敏惠醫專文書組 簽稿 函稿之繕打及寄發 請註明紙本或電子發文 發文聯絡人資訊需填寫完整 請填上各處室的發文代號 函稿若有附件請於附件欄打上附件名稱 1.正本單位請打上該校完整名稱(參註1) 2.副本單位若是有1個以上的學校單位只需第一個單位加「本校」即可 註1：因應許多學校更改名字，請發文者先至教育部電子公文網頁查詢正確機關全銜。 電子發文 如何查詢機關全銜 1.請在入口網頁(YAHOO/GOOGLE)搜尋「教育部公文電子交換」 2.點選右側機關群組 全銜查詢 電子發文 如何查詢機關全銜 電子發文 電子發文 鍵入該校關鍵字 便可出現機關全 銜，若未出現表 示該單位尚未有 電子交換系統， 需以紙本文寄送 上傳電子公文的附件 上傳電子公文附件 資料夾命名為承辦人姓名與函稿序號 公文稽催管理 文書稽催管理作業規範 (98學年度行政會議修訂通過) 稽催日期每月10.20.30日 公文催辦單 公文催辦單 公文展期申請表 檔案室管理與公文調閱 1.依處室分配檔案櫃(行政單位) ，由該 處室自行管理檔案櫃鑰匙並列入移交。 2.進檔案室須先至文書組借鑰匙並登記。 3.檔案調閱 如何調閱? 調閱單? 如何調閱已歸檔公文 公文催辦單 調閱單填寫方式 此欄資 訊可於 各處室 的公文 系統查 詢 公文催辦單 行政大樓2樓檔案室 每櫃皆有貼上標示各處室的貼紙 信件、包裹、貨運之收發 學生信件包裹公佈欄 學生掛號信件網路公告 各單位信箱學生班櫃 總務處各單位信箱 軍訓室學生班櫃 公務郵件交寄作業流程 郵件寄發注意事項 1.僅能寄公務郵件(不協助學生寄信) 。 2.郵寄的郵件中若是公文、有蓋印章、有用筆書寫、附回郵信封的資料皆不能算是印刷品，需以信函郵資寄。 3.若要文書組代寄之郵件，不論是申請文書組的郵資或自行 準備的郵資，皆要填寫「郵票登記本」並於信封上填妥郵 寄人或單位，以便核對與提供該處室查詢用。 4.蓋「限時掛號」、「限時專送」、「掛號」、「印刷品」的章時，請勿蓋在郵票上。 5.文書組每日於下班時會至郵局寄信，故信件請於下班前送至文書組，若您需要執據隔日即能至文書組拿取。 何種信件為「印刷品」 凡以紙張、或其他印刷材料，用印刷方法印製之文字、圖畫等，供閱覽而不具通信性質之文件，除另有規定外，可按印刷物交付郵資。 印刷品:書籍、光碟、海報、宣傳單 信函:公文、證件影印本，以文字書寫的紙張等。 郵票登記本填寫範例 日期 信件 內容 收件人姓名(單位) 重量 (克) 申請面額 信件種類 申請 處室 申請人 是否要收執聯 寄件方式 總件數(文書組填寫) 黏貼處 (文書組黏貼) 收件人住址 100.12/09 評鑑 資料 敏惠醫專 108 □32× 張 ■25× 1 張 □12× 張 ■10× 2 張 □5× 張 □3.5× 張 □1× 張 □限時掛號 ■普通掛號 □限時專送 □包裹 □快捷 □平信 □其他 文書組 陳貴米 是 ■ 否 自寄 ■ 文書組 代寄 台南市柳營區 100.12.10 公文 教育部 20 □32× 張 □25× 張 □12× 張 □10× 張 □5× 張 □3.5× 張 □1× 張 □限時掛號 ■普通掛號 □限時專送 □包裹 □快捷 □平信 □其他 事務組 余小春 ■是 □ 否 自寄 ■文書組 代寄 台北市中正區 自 備 填否文書組會把收執聯 黏在隔壁欄，如須查詢 信件請洽詢文書組即可 填是文書組會把收執聯正本 置於抽屜請記得領取，逾期 即作廢，感謝合作。 郵票登記本填寫範例 日期 信件 內容 收件人姓名(單位) 重量 (克) 申請面額 信件種類 申請 處室 申請人 是否要收執聯 寄件方式 總件數(文書組填寫) 黏貼處 (文書組黏貼) 收件人住址 100.12/09 評鑑 資料 劉在石等 108 □32× 張 ■25× 1 張 □12× 張 ■10× 2 張 □5× 張 □3.5× 張 □1× 張 □限時掛號 ■普通掛號 □限時專送 □包裹 □快捷 □平信 □其他 文書組 陳貴米 是 ■ 否 自寄 ■ 文書組 代寄 台南市柳營區----等 100.12.10 公文 教育部 20 □32× 張 □25× 張 □12× 張 □10× 張 □5× 張 □3.5× 張 □1× 張 □限時掛號 ■普通掛號 □限時專送 □包裹 □快捷 □平信 □其他 事務組 余小春 ■是