Excel办公软件操作技巧.ppt

Excel 办公软件操作技巧 王海宝 目录 一、单元格格式设置与编辑技巧 二、表格数据输入技巧 三、数据处理与分析技巧 四、图表创建及编辑技巧 一、单元格格式设置与编辑技巧 单元格选取技巧 快速增减数据的小数位数 自动调整列宽、自动换行、自动缩小字体 让单元格不显示“0”值 设置单元格边框底纹效果、特效填充效果 绘制单元格的框线 套用表格格式快速美化表格 为特定单元格添加批注信息、设置超链接 一次清除表格中所有单元格的格式设置 一、单元格格式设置与编辑技巧 1、单元格选取技巧 （1）巧用 F8 （2）巧用 Alt + Shift + Home (End) （3）巧用 Shift + ↑(↓← → ) （4）巧用 Ctrl + [ 一、单元格格式设置与编辑技巧 2、快速增减数据的小数位数 一、单元格格式设置与编辑技巧 3、自动调整列宽、自动换行、自动缩小字体 （1）调整列宽（Excel 2007 比 2003 更智能） （2）换行 --- 设置单元格格式 （3）缩小字体 --- 设置单元格格式 一、单元格格式设置与编辑技巧 4、让单元格不显示“0”值 在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“视图”选项卡。 请执行下列操作之一： （1）若要在单元格中显示零值 (0)，则选定“零值”复选框。 （2）若要将含有零值的单元格显示成空白单元格，则清除该复选框。 一、单元格格式设置与编辑技巧 5、设置单元格边框底纹效果、特效填充效果 通过设置单元格格式来进行 一、单元格格式设置与编辑技巧 6、绘制单元格的框线 视图----工具栏----边框 一、单元格格式设置与编辑技巧 7、套用表格格式快速美化表格 格式 ---- 自动套用格式 一、单元格格式设置与编辑技巧 8、为特定单元格添加批注信息、设置超链接 （1）批注：插入 ---- 批注 ； 隐藏/显示批注 （2）超级链接： 一、单元格格式设置与编辑技巧 9、一次清除表格中所有单元格的格式设置 二、 表格数据输入技巧 快速输入指定类型的日期、大写人民币值、有部分重复的数据 输入文本类型的数字、输入分数 在连续单元格区域中输入相同数据 实现连续序号的自动填充 在不连续单元格中输入相同数据 指定填充序列的类型 自定义数据序列以实现快速填充 按指定规则进行数据填充 导入Excel表格数据、文本文件数据 引用Word表格数据、以链接形式导入Word表格数据 导入网站中的数据 二、 表格数据输入技巧 1、快速输入指定类型的日期、大写人民币值、有部分重复的数据 （1）日期：先设置行列格式，再按照标准输入 如：10-7-11 10/7/11 （不输入年份默认当年） 细节：月日自动识别调整 当前日期：Ctrl + 分号（;） 当前时间：Ctrl + 冒号（Shift + :） 同一个单元格输入日期+时间 （2）大写人民币按钮： 单元格设置 — 特殊 | 自定义 （3）部分重复数据： 单元格设置— 自定义 二、 表格数据输入技巧 2、输入文本类型的数字、输入分数 （1）文本类型数字： 设置单元格格式 --- 文本 （2）分数： 输入 0 1/3 直接输入1/3为日期 （3）输入数据前自动添加指定位数小数： 工具 --- 选项 --- 编辑 二、 表格数据输入技巧 3、在连续单元格区域中输入相同数据 4、实现连续序号的自动填充 二、 表格数据输入技巧 5、在不连续单元格中输入相同数据 （1）Ctrl 选中所需输入数据的单元格，并在最后选中的单元格输入数据。 （2）Ctrl + Enter 完成批量输入。 二、 表格数据输入技巧 6、指定填充序列的类型 （1）仅填充格式 （2）不带格式填充 二、 表格数据输入技巧 7、自定义数据序列以实现快速填充 工具---选项---自定义序列 二、 表格数据输入技巧 8、按指定规则进行数据填充 （1）输入第一个数，选择好区域 （2）编辑 --- 填充 --- 序列 二、 表格数据输入技巧 9、导入Excel表格数据、文本文件数据 数据 --- 导入外部数据 --- 导入数据 二、 表格数据输入技巧 10、导入Word表格数据、以链接Word表格数据 （1）导入Word表格数据：直接复制、粘贴即可 （2）链接Word表格数据：复制后，选择性粘贴 二、 表格数据输入技巧 11、导入网站中的数据 数据 --- 导入外部数据 --- 导入数据 文件类型选择：网页 三、数据处理与分析技巧 数据分列、合并计算 数据排序 数据筛选 数据分类汇总 三、数据处理与分析技巧 1、数据分列、合并计算 （1）利用分列功能分列数据