合同支付的法律审查.docVIP

浅谈合同支付的法律审查 摘 要 合同支付前法律审查是合同全过程管理的重要一环。本文描述了本单位合同支付前法律审查的流程、内容和方法。文章提出了诸如“未预留质保金或提前支付质保金”、“付款金额与合同金额不符”等在实践中存在的五个主要问题，并从管理的角度阐述了作者对此的体会与看法。 关键词 合同管理 合同支付 法律审查 作者简介：侯志鹏，江苏省徐州市中石化管道储运公司供应处，经济师，大学本科，研究方向：合同管理。 一、合同支付前法律审查的意义 1．突出体现内控制度有效性问题。合同支付前的法律审查是合同全过程管理的重要控制环节，其与内控制度相衔接，突出了风险控制点的管控措施。如果缺少了这一关键环节，那么再严密的合同条款都有可能形同虚设。管理上的出血点可能会逐渐放大，最终伤害到整个合同管理制度。 2．合同支付前法律审查是防范企业法律风险的要求。我们认为企业风险分为五类，即战略风险、财务风险、市场风险、运营风险和法律风险。其中合同管理是防范法律风险的重点，加强合同支付前的法律审查，有助于在这一阶段总结以往工作经验，分析合同支付中存在的问题，详尽识别法律风险源和法律风险点，进而揭示法律风险防范的重点领域和重要环节，预警法律风险。 二、合同支付前法律审查的流程、内容和方法 1．合同支付前法律审查的流程。供应处合同支付一般流程如下： 合同支付起草—→合同管理员审查—→会签部门审核—→法律事务部门审核—→财务部门审核—→领导审批—→支付 从上述流程图看，支付前的法律审查作为承上启下的一个环节，可见其重要性。从支付起草到支付完成，就法律审查来讲，就经过了合同管理员审查和法律事务部门审核两个环节，从法律角度把住了支付行为的合法性与合理性这一关，从而保证企业的经济利益不流失。 2．合同支付前法律审查的内容和方法。在合同支付前法律审查过程中，为防止审查中出现疏漏，我们采用了明细表的方式，即制定出一张“核对表”，罗列出所有必审要件，该方法简单易行，便于查漏补缺。该核对表的主要内容见下面两张表格： 资料归集明细表（表格一） 合同号： 时间: 业务部门负责人： 经办人： 接收人： 交货进度表(第次)（表格二） 业务部门负责人： 经办人： 时间： 业务部门采购员收集与采购实施过程有关的资料（表格一）,经业务部门负责人审核后及时提交过程控制岗位人员,过程控制岗位人员对业务部门提交的有关资料进行审核，并根据合同约定和交货进度表（表格二），达到付款条件后启动资金支付流程。 为了保证合同支付的正确无误，我们建立了《合同支付台帐》，并在合同履行过程中不断记录、更新。 三、合同支付前法律审查中发现的主要问题 一是未预留质保金或提前支付质保金。一般合同均约定了质保期和质保金，但支付时有的合同承办人却申请全额付款或提前支付，而财务人员往往更关注付款凭证是否齐全，这样就容易出现管理的漏洞，合同的质保金条款形同虚设。比如我们单位与某一供应商签订了多份采购合同，每份合同都约定了质保金，供应商就要求把质保金留在一个合同上，其余的合同金额付款。这显然不符合合同约定，合同管理人员坚持按合同办事，拒绝在《付款审批单》上签字。 二是付款金额与合同金额不符。有的合同申请支付的金额与合同金额不符，以材料采购为例，由于材料数量的不确定性，所以甲乙双方在合同中有类似“实际交货数量不得超过合同约定数量的5%”的约定，但在合同执行过程中，供应商所供应材料超出了合同约定数量的5%。支付时供应商主张按收据结算价款，通过合同管理人员审核，发现收据与合同不符，存在多送货多收钱问题，同时也容易出现物料浪费和剩余料处理的问题。这种情况下合同管理员是不会同意付款的。 三是合同未能及时变更或续签。有的合同应当变更却没有办理相应的法律手续，直至合同支付前法律审查时才发现。我单位比较常见的是设计变更，所需材料或设备增加，但增加的量很小，合同主办部门或供应商觉得变更合同太麻烦，不愿变更合同，认为通融一下就行。为防范法律风险，合同管理人员立即停止支付流程的审核，要求合同双方签订合同变更协议，然后根据变更协议从新启动支付流程。 有的合同在执行过程中可能发生“情势变更”，即合同订立之时的客观情况发生了当事人无法预测的异常变动，如原材料的暴涨暴跌等。个别经办人未履行合同变更手续就请求以新商定后的价款支付，仅口头解释此为众所周知的理由，从而遭到合同管理部门的拒签。 四是与付款相关的资料归集不完善。比如物资采购应当有《物资到货验收记录》，建设工程应当有《进度或竣工验收报告》。以物资采购为例，有的合同承办人员在送审材料中缺少《物资到货验收记录》，说是材料或设备是直达现场的，由项目部现场人员验收，已电话通知到货，《物资到货验收记录》随后就到，能不能先付款，后补《物资到货验收记录》。合同管理人员要求承