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上司的工作主要是决策。决策需要一个良好的环境。决策环境分“硬”环境和“软”环境。从这个角度出发，秘书的职责范围可以划分为这几类： a.整理办公室 ? b.收集信息 ? c.上司的保健 五、上司的标准 看起来舒心 在身边放心 用起来省心 毛泽东选秘书的标准 1962年3月25日，毛泽东致信时任中共中央总书记的邓小平等同志，就为其选调秘书的问题提出了一些具体要求。信的全文如下： 小平、尚昆、冷西同志： 林克下放，我这里缺少一个替我看国际资料的人，也没有人帮我读英文了。因此，请你们替我从新华社国际部编辑及翻译同志们中，找一位适当的人。①年龄不要太大， ②有过翻译英语新闻一段经验，③聪明、诚实、有朝气、有造就为理论干部可能的，④性格较温和，说话不堪刺耳，⑤英文程度有中等水平，⑥只是试用，如不行，仍回原职，⑦能保守机密。 此外，我这里的两位秘书，①文化政治水平低，②不能向我提意见，③此人最好是在地方群众工作中有过实际经验，④如能找到，也要讲明试用，不行另换他人。至于“收发”性质的秘书，有一个够了，可以减去一人。 以上两事，请你们费心一办为盼。 毛泽东 三月二十五日 领导评测秘书二十题 在领导者的心目中秘书怎样才算合格？美国著名的管理学家K·亚力克·麦肯齐在其所著的《时间管理》一书中，提出20道评测题目： 1．秘书知道你在组织中的职权范围和全部活动吗？他是否了解你的目标和意向？以及怎样将目标和意向同组织的总目标相结合？ 2．假如你离开机关3～4周，你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事？ 3．他是否帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的人？ 4．如果别人不提醒他，他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作？ 5．他对待你的同事、来访者和客户是否有礼貌？他能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗？ 6．他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？他能否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或工作程序？他的工作有条理吗？ 7．他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？ 8.他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领导处取来你正需要的文件？ 9．他所具备的秘书基本技能（例如文件归档、速记和听电话的态度）是否无可指责？ 10．他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍然平静得像平常那样继续工作？ 11．他对你的忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的秘密资料委托给他吗？ 12．他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提醒你本单位及与你个人事务有关的出版物？ 13．他是否成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得的？ 14．他是否有个人进修计划？他是否参加管理方面的课程或讨论、参与管理方面的活动？他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的顾客，或者你的行业？ 15．他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？他能否清楚而正确地传达你的指示？他能否了解你关于某项政策和行动的想法，并象你一样把它准确地告诉别人？ 16．他是否不计时间地将每天的工作做完？他是否根据需要自愿在夜间或周末加班？ 17．他是否象管理者那样，必要时将自己未作完的工作委托给别人，并督促他人完成？ 18．在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事？ 19．他能否记住一些重要日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等），代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝活动？ 20．在协调员工工作中他是否称职？如能否收集资料、调查某件事情的经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告等？ 从文员到总经理 文洁长相平平，默默无闻，是一家房地产公司办公室的文员。虽然她工作的地方与老