高职高专规划教材《现代办公自动化》第三章 办公信息管理平台.ppt

高职高专“十一五”计算机类专业规划教材 现代办公自动化 机械工业出版社 第3章 办公信息管理平台 学习目标： 掌握一般OA软件平台的基本功能。 掌握一般OA基本结构。 掌握一般OA软件的基本操作 第3章 办公信息管理平台 3.1 办公信息管理平台简介 3.1.1 办公信息管理平台的特性 3.1.2 系统功能结构 3.1.3 实际操作 近几年来我国办公自动化软件开发技术发展十分迅速，国内OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。 3.1 办公信息管理平台简介 3.1.1办公信息管理平台的特性 办公管理信息平台不同于以往的办公自动化软件，它不仅能完成日常的办公事务，而且用户在该平台上可以快速构建自己的应用系统，因此它能满足不同组织的办公信息管理需求，通常它们具有如下特点： ①现行的办公信息管理平台通常是一个基于B/S（Browser/Server）结构的办公系统，通常采用模块组件+WEB技术方式实现，支持业界先进的.NET或J2EE技术标准，支持XML标准，支持多种后台数据库，而且系统的界面友好、使用方便，操作页面符合标准WEB页面操作风格，标准Windows文件编辑风格，Windows标准风格帮助文件等。 ②以组织机构为基础，进行工作流程的设置使得整个组织的工作管理更加清晰完整。提供访问权限的分配，可自定义数据（或信息）的访问权限，支持多种权限设置方法，能为信息共享提供不同的权限和权限设置方法，充分保证信息的安全。当组织结构发生变化时可以方便灵活地进行修改，能充分满足客户功能个性化调整。能支持多种复合信息格式。标准功能装配接口，支持用户自定义功能装配。完全基于B/S结构的设计，可使用户轻松实现单点维护、快捷的全面升级。 ③完备的电子邮件管理系统，可实现Intranet、Internet和Extranet邮件的自动收发。可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用，也可内部独立使用，实现内部邮件与外部邮件的无缝结合，为满足办公工作的需要，通常能提供离线邮件处理、群发、邮件接收自动分类归档等各种电子邮件管理功能。 ④为满足组织对数据管理和文档管理的要求，在组织内部各种格式类型的文档应用越来越广泛，通过OA办公信息管理系统，可以实现对于各种办公文件的统一流转、归档、在线调阅、管理。支持Word、Excel、Powerpoint、图片、视频、动画等多种文件格式，能极大加强组织内部档案信息的管理，为用户实现知识管理提供了必要条件。可充分实现内部信息资源最大程度的集中共享。 ⑤强大的流程管理引擎，可将每个人每天的待办工作直观地呈现给用户，并实现自动提醒和管理。 ⑥可以为每个用户提供个性化的界面及信息的表现形式。并可实现灵活多样的信息统计功能。通常系统均采用流程化客户界面设计，操作简便直观。完全基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的IE浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用OA软件，不需要做额外的使用培训。 ⑦具有众多的办公信息管理模块可供用户选择。其中公文处理模块可管理多种标准公文格式，并提供改稿的痕迹与版本保留功能；档案管理模块符合国家档案管理标准，根据设置可以实现全部应用模块信息的统一归档。 ⑧工作流管理是当前办公信息管理平台最为重视和突出特点，各家公司采用不同的方式最大限度的满足用户的需求，通常都采用图形化和文本两种方式实时监控流转的过程，保存文档改稿的痕迹，实现电子签名。流程的定义及修改完全采用图形化的方式，当流程被修改后，历史数据仍然可以查询，也保证文档修改可追逐性 。 3.1.2系统功能结构 目前，我国OA软件开发厂商较多，所开发的OA软件各有特点，但总体上功能结构如图3－1所示，功能上可能会有一些差异，或功能的划分会有不同的划分方法。 OA系统 信息管理中心 电子公告 留言板 公共通信 电子刊物 网络交流 信息交流 流程管理 通用流程管理 收文管理 发文管理 会议室管理 会议管理 部门办公 部门工作计划 组织机构介绍 个性化服务 工作日程安排 个人工作计划 个人工作日志 工作委托 电子邮件管理 办公辅助信息 邮政编码查询 列车时刻表 航空时刻表 个性化服务 个性化设计 修改个人密码 已完工作维护 个性化签名管理 日常工作维护 图3－1 OA功能结构图 名片管理 具体功能及操作可根据所选的ＯＡ软件进行教学