《现代管理方法与应用》第8章 企业办公自动化系统应用.ppt

第8章 企业办公自动化系统应用 工商管理学院 一、企业办公自动化概述 要理解什么是办公自动化系统（OA，Office Automation System），不妨让我们先假设几个场景：当你每天上班后打开办公自动 化系统时，单位内或同行业发生的重要新闻便一目了然；当天急待处理 的工作，系统已经显示了醒目的警告提示；能否按时完成，员工们将很 快给出明确的答复；如果你遇到什么困难问题，随时都可以（通过网上 实时协作工具）寻找在线专家，从而得到帮助。新员工刚刚加入企业 时，他全然不必担心对新企业的陌生，因为我们的办公系统会引导他了 解公司的历史、制度、福利政策、内部通知、新闻等他所关心的内容。 对于一位技术人员，他可通过技术导航图了解企业生产的产品特性、解 决方案、开发指南等，同时可以了解同行业竞争对手的情况。对于疑难 问题，跨企业的技术问答库中会有无数技术专家及时给出答案，提高企 业客户服务质量。上述场景向我们初步展示了办公自动化系统的一个 工作层面。 （一）办公自动化概念和发展历程 1、概念 给办公自动化系统一个更为科学的定义是：办公自动化系统是基于先 进的网络互连基础上的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交 流、发布，达到提高个人工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目 的。它强调人与人之间、各部门之间、企业之间的协同工作，以及相互之 间进行有效的交流和沟通。 2、发展历程 办公自动化的概念最先是由美国提出来的。20世纪70年代，麻省理工 学院教授M.C.Zisman为它进行了最初的定义：办公自动化就是将计算机 技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且 结构不明确的、包括非数字型信息的办公事务处理的一项综合技术。 30年来，从世界范围来看，办公自动化的发展经历了3个阶段： 1975年以前为第一阶段，采用单机设备（如文字处理机、复印机、传 真机、交换机等），完成单项工作。 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，开始采用一些综合设 备（如专用交换机、局域网等），在一定范围内实现了数据的共享和设 备的共享。 20世纪80年代之后为第三个阶段，数据、文字、声音、图像等多媒 体信息，通过广域网传输、处理和存储，从而在更大范围内实现了资源 共享。到了20世纪90年代，办公自动化又被赋予了新的概念，这就是将 现代办公设备与国际互联网结合起来，形成了一种全新的办公方式。这 正是今天我们所说的办公自动化系统。 （二）发展动态 早在计算机技术开始普及的20世纪70年代，办公自动化就已成为人 们一直关心的议题，由于应用的需要和市场前景的诱惑，使许多计算机 公司推出了自己的产品，这些产品随之纷纷出现在用户的桌面上，似乎 “无纸化办公”的时代呼之即来。然而很多年过去了，它并没有像我们期 望的那样普及，没有给生产办公自动化产品的厂商带来可观的利润。当 前大多数用户的办公自动化应用仍然停留在早期的水平，仍然是文字处 理加简单的表单打印。 办公自动化的发展之所以没有取得预期的成果，既有外部客观条件的 不成熟，也有我们在概念方面存在的误区。首先，多数用户单位的计算机 基础设施建设不完善，仅仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字处理和 表格处理，或者利用网络进行简单的邮件交换，这显然不能大幅度提高用 户的工作效率。其次，开发的软件功能过于单一，在相当长的时期里，成 熟的办公自动化软件产品还主要是以文字、表格处理为主，没有将用户其 他方面的需求，尤其是其业务处理的需求，结合在办公自动化系统中。第 三，用户在计算机应用方面的基础不高，积极性不够，也在很大程度上制 约了办公自动化的快速普及。第四，对于办公自动化概念的宣传和理解产 生了误区，过于片面强调办公过程的自动化，如前一时期非常盛行的所谓 “无纸化办公”系统。这些观念使办公自动化产品出现了偏差，总在追求 办公过程的智能化，偏离了用户的实际需求。 （三）新观念 已经有人对办公自动化提出了一个反传统的观念：办公不应该自动化，也不可能自动化；它既无法自动化，更无须自动化。因为办公已经不再是简单的文件处理，不再是行政事务，而是要达到一个企业或者单位的某个最终目标。然而这个目标绝不是靠办公自动化手段所能实现的，它更多地要依托于一些管理思想和方法。就是说，OA不应该是传统的Office Automation（办公自动化），而应该是Office Administration（办公管理）。办公实际上是一个管理的过程，管理的核心是人而不是计算机，所以真正提高办公效率不能完全依靠自动化，而是应该提高人的主观能动性。