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海洋王分销系统 操作手册 公司分销项目小组 2003年12月26日 目 录 一 前言 3 二 分销系统基本档案的管理 4 1. 各类档案的责任部门 4 2. 各类档案建立规则 4 三 业务流程详述 10 标准销售订单业务简述 11 客户档案建立业务简述 15 标准调拨业务简述 16 标准销售发票业务简述 18 标准退货业务简述 20 标准收款业务简述 22 销售计划流程简述 23 标准拆借业务简述 24 标准费用报销业务简述 25 标准盘点流程简述 26 标准服务业务简述 27 四 客户订单系统 29 客户订单系统登录用户的设置 29 客户订单系统的登录 30 客户订单系统订单流程 31 客户订单系统退货流程 32 客户订单系统对帐流程 32 五 常见问题解答 33 前言 本操作手册的目的： 指导所有分销操作人员日常工作。 基本指导思想: 分销系统业务流程的调整关键要保证三点：业务运作规范化，仓库数据实时化，市场分析系统化。 对于操作手册上明确的操作流程，严格按照操作手册执行。对于操作手册上没有明确的操作流程，要及时将问题反馈到分销项目小组，以便及时改进。 所有业务流程都必须有单据，电脑单据完成核心业务流程。手工业务单据要与电脑单据恰当结合，并非所有的业务都必须走电脑。 所有涉及到的原始单据数据，如订单、收款单、调拨申请等，均必须如实、准时录入，以保证系统的数据完整。 所有录入系统的数据必须真实有效，需要进行统计查询的地方要在系统中录入单据。 所有以手工单据为源头的电脑单据都必须记录原始手工单据号，比如订单上备注手工合同的合同号，手工合同上备注电脑订单号。 不允许出现“不作为”操作行为。例如订单录入错误，不能审核，必须立即作出答复，明确不能审核的原因，不准一直停留在不审核状态，出现问题马上解决。 所有上游流程的操作人员都必须负起责任，保证下游流程的数据准确性和及时性。 所有入库都坚持入库-填单-审核，所有出库都坚持先填单-审核-出库的原则。 在流程运行过程中，每位流程中人员都有义务提出流程中存在的问题，并将问题记录下来，及时反馈给分销项目小组，分销项目小组会不断改进流程，保证其高效运行。 分销系统基本档案的管理 各类档案的责任部门 基础档案的管理由数据提供部门、数据审核部门和数据维护部门三个环节组成流程。除了特别说明的外，原则上均执行数据提供——数据审核——数据维护正向流程。 序号 档案名称 数据维护部门 数据审核部门 数据提供部门 1 商品类别档案 销售部 售后服务部 技术生产事业部 2 商品档案 销售部 售后服务部 技术生产事业部 3 客户档案 办事处 销售部（事后审） 办事处 4 供应商档案 5 仓库档案 销售部 售后服务部 销售部、 6 地区档案 销售部 销售部 办事处 7 部门档案 销售部 人力资源部 办事处 8 人员档案 销售部 人力资源部 办事处 9 操作人员档案 资源管理部 销售部 办事处 10 用户档案 办事处 售后服务部 办事处 各类档案建立规则 商品类别档案分：产品（01）、配件（02）、通用件（03）、综合品（包括办公用品、人事用品等）（04）宣传资料（05） 产品（01） -防爆灯具（01001） -IW5100GF系列 -FL4800GF系列 -FL6100GF系列 -RJW7100系列 -JW7200系列 -JW7300系列 -MFL4900系列 -BFC8100系列 -BYE8300系列 -BYC8300系列 …… -非防爆灯具（01002）-IW5100GC系列 -FL4810系列 -FL4800GC系列 -IW5100P系列 -FL4830系列 -FL6100GC系列 -MFW6200系列 -QFW6220系列 -RJW7110系列 -MSL4600系列 -MSL4700系列 -SFW6110系列 -YFW6210系列 -JIW5200系列 -MHL4500系