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态度-意识-行为-结果 文件与资料(含记录)管理控制程序培训 制作:柯江飞 品质部 2011-06-02 目 录 一、前言 二、培训的目的 三、文件（含记录）的管控方法 四、文件的5S管理 五、现场提问 前言 ISO 质量标准倡导的是“文件化程序和文件化的质量管理体系”，因此要求“企业和组织按标准的要求建立质量管理体系，形成文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性”；（那么我们应该建立哪些文件，和怎样对建立的文件进行储存维护呢？） 公司运行和认证的品质管理体系是ISO9001：2008 ， 　而该国际标准所要求的程序文件是（六个或少于六个‘合并’）：4.2.3，4.2.4，8.2.2，8.3，8.5.2，8.5.3（条文） 文件与资料管理控制程序、记录控制程序、内部审核控制程序、不合格品控制程序、纠正措施控制、预防措施控制程序 ISO是国际标准化组织的简称，它是个民间组织 培训的目的 能熟悉本公司品质管理系统中文件和资料的控制方法和程序,确保其制定、审核、发行、修订、更新均受控制。另保持相关记录是为监控产品质量是否达到规定要求和质量体系是否充分有效运作提供证据; 另为适应公司文件资料管理的需要，提高文件资料管理工作正规化、规范化水平，特进行本次培训; 文件（记录）的管控 ISO系统文件架构 文件（记录）的管控 文件制订、审核、批准的权限 文件（记录）的管控 文件采用的段式（二阶与部分三阶文件） 通常为七段式或八段式 七段式为：目的、范围、引用文件、定义、权责、 程序、附件 八段式为：目的、范围、权责、定义、程序、 相关文件与资料(引用文件)、使用表 单、附件 文件（记录）的管控 文件的受控文件发行流程 文件（记录）的管控 文件更改作废流程图 文件（记录）的管控 文件的编号原则 文件（记录）的管控 文件与记录的保存期限 1、作废文件至少需保留一份(套),盖上蓝色“作废文件”印章, 作废文件自作废日期起至少需保存三年. （针对文控中心的文件或部门发行的受控文件）具体详见 2、品质记录保存的期限 至少需要保留一年，一般企业的通常应保留三年； 详见中央受控表格一览表 文件（记录）的管控 记录的管理的要素： 记录识别 记录填写(不是为了记录而记录) 记录收集 记录之编目及归档 记录之储存及维护 过期记录之处理 文件（记录）的管控 记录识别的要素： 记录名称 部门识别(如有需要) 填写日期 填写记录之人姓名(如有需要)和审核记录之人姓名 产品型号(只适用于生产、检查及测试记录) 制单编号(只适用于生产、检查及测试记录) 设备编号(只适用于所有有关生产及检测设备之记录) 供应商名称及编号(只适用于所有关于供应商之记录) 客户名称及编号(只适用于所有关于客户之记录) 文件的5S管理 文件的管理应采用5S管理的方法来进行管理（如：文件的归档、分类、编目、排列、 保管、旧版本回收及销毁制度等） 1、文档的整理 2、文档的整顿 3、文档的清扫 4、文档的清洁 5、素养 文件的5S管理 1、文档的整理(区分要与不要) (1) 与工作无关的文件资料及时清理出去, 且处理掉。 (2) 工作场所不存在不用的文件资料。 (3) 工作场所不存在失效、过期的文件资料。 (4) 工作场所不存在可能误用的文件资料。 案例（一） 在一次整理中发现,小王在过去两年时收集了50多本资料放在柜子里.你问为何不把它扔掉.他还宣称要把这些资料保存起来作日后在看.你再问他这50多本资料哪些是你真正需要的,他说都需要.最后换一个问法:在过去一年里这50多本资料有多少你重未碰过?他竟然说:大概40多本吧. 案例（一） 由此可见有小王只是“想要”并非需要. 在整理中我们需要分清楚哪些是想要的物品、哪些是需要的物品，我们只留下需要的物品，而不是留下想要的物品。 请问在整理中你是否也存在着同样的想法呢？我们的现场中是否随处可见不需要的资料呢？ 文件的5S管理 2、文件的整顿(科学布局，取用快捷)“三要素:场 所、方法、标识”与“三定：定点、定容