合同签订审核管理制度.docx

合同签订审批流程及管理办法为规范公司合同签订，履行，审批和付款程序，并最大限度的避免风险，计划部依照《东屿物业管理有限责任公司-合同（暂行）管理办法》补充编制以下审批流程、签订程序和管理办法，本办法适用于公司签署的所有固定格式以外经济类合同的管理。合同分工合同按照各部门分管工作责任的原则，具体分工如下：财务人事部：贷款借款资金往来合同、资产抵押质押担保合同、劳动用工合同、及本部门业务涉及相关合同。计划部：招投标服务委托合同、企业质量体系认证服务委托合同。保安部：保安服务合同、停车管理合同、地库使用合同（中心）、小区绿化保洁合同、绿化保洁工具购置维护合同、安防消防器材购置维护合同、门岗道路车场（库）设备设施购置维护合同及本部门业务涉及相关合同。工程部：工程分包承包合同、建筑材料设备购置合同、工程监理委托合同、电梯维修保养合同及本部门业务涉及相关合同。客服部：住宅物业委托管理合同、住宅装修管理合同、住宅装修垃圾清运合同、物业服务资费标准委托评估合同及本部门业务涉及相关合同。经营发展部：非住宅物业委托管理合同、非住宅装修管理合同、非住宅垃圾清运合同、地下空间人防使用管理及物业委托合同、经营性房屋出租合同、外围物业委托管理合同、广告栏（位）出租合同、家政保洁服务合同、小区资源合作经营合同及本部门业务涉及相关合同。办公室：办公用品购置合同、固定资产购置维护合同、车辆保险维修保养合同、法律咨询律师委托合同、劳保福利采购合同、办公设备购置维护合同、员工宿舍出租管理合同、宽带合同及本部门业务涉及相关合同。合同洽谈按照合同分类主管的原则，由主管副总经理会同相关部门进行合同洽谈、业务考察等。重大项目合同（合同金额超过100万的），应组织业务技术人员、合同管理人员、本公司常年律师顾问对合同项目进行可行性论证。合同审批及管理审批程序：合同按照部门责任分工，由分管部门发起并负责起草初稿，在填写《合同签订审批表》后一并报送计划部审批。计划部审批通过后计划部经理在《公司合同签订审批表》签署意见，并转呈合同发起部门主管副总经理和计划部主管副总经理签署意见。最后送至总经理批准并签署意见。汇签完成后，合同送达办公室加盖公章。合同金额超过100万元以上则需报请董事长批准。合同涉及资金往来，应留存合同原件两份存档备查。办公室加盖公章后，办公室对合同盖章进行单独登记，建立台账。合同进入执行阶段，应首先流转回计划部，编制付款计划。合同发起部门要留存约定方签章后合同复印件，原件及《公司合同签订审批表》交计划部备查，如合同涉及资金往来，则发起部门需向财务人事部转交合同原件一份。发起部门转交合同正本时，需与交接部门签署交接记录。合同签定后，由主管部门具体负责执行合同的履行，负责有关变更、解除合同等工作。合同在履行过程中，需要变更或解除的，应在法律规定或合同约定的条件下与对方当事人进行协商，并按照合同审批程序报批。合同履行中发生纠纷无法协商解决的，需进行仲裁或起诉的，按合同签订程序报批，由主管部门负责办理，办公室配合相关工作。合同原则上由副总经理及以上级别领导签订，其他人员签订合同的需有公司书面授权。计划部对所有合同进行管理，负责对合同进行统一的登记、备案，并与财务部共同负责对所有资金往来合同的执行进行审查、监控。计划部在每年年中及年底分两次将已履行完毕的合同及《公司合同签订审批表》转交办公室存档，办公室需对所接收的合同与建立的合同台账进行核对，核对无误后双方签署交接记录。停车管理合同、住宅物业委托管理合同、住宅装修管理合同、非住宅物业委托管理合同及非住宅装修管理合同按合同审批程序审批，由业务分管部门与业主直接签订合同。各个流程汇签顺序如遇特殊情况可以酌情更改。合同的验收合同执行完毕，应由相关责任人进行验收，并出具验收报告，计划部凭责任人签字认可的验收报告、发票、及用款审批表核准付款，转交财务部进行付款。如需第三方验收，则合同中应明确聘请第三方费用及付费方。合同内容要素应包括合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括以下关键要素合同名称、合同编号合同约定双方或多方名称、地址、电话、经办人合同约定方签字、盖章、合同签订时间合同约定方如为自然人应另附自然人身份证复印件。合同主体内容，质量约定合同约定金额，数量合同约定付款方式合同约定期限争议解决方式、违约声明及赔偿合同份数及附件工程项目类合同应明确施工方资格。明确安全免责条款。需额外具备工程量单，工程预算，工程协议监理意见，决算书，审计内容，验收证明。如施工方涉及分包转包，需另附分包转包合同，明确分包转包责任。如在特殊条件下以上要素有所缺失，则需填写《合同缺项说明》，由部门主管领导签发，公司领导签字认可。附件：《公司合同签订审批表》《合同缺项说明》《合同验收报告》东屿物业公司计划