三年级国文科 公文 讲.docVIP

三年級國文科 公文 講義 公文概說 公文的意義 （一）凡政府機關相互間及其對團體或人民，或團體及人民對政府機關、團體，因公務而表達意見之文件，稱「公務文書」或「公文」。 （二）文書屬於公事，而處理此文書至少有一方為政府機關或團體，則此文書即為公文。 公文的種類 公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種： （一）令：公布法律、發布法規命令及人事任免、調遷、獎懲、考績。總統、軍事機關、部隊發布命令時使用之。 （二）呈：對總統有所呈請或報告時使用。 （三）咨：咨為咨詢商議之意。總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時使用，為平行文。 （四）函：各機關處理公務一律用函行文： 1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。 3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。 4.民眾與機關間的申請與答覆時。 （五）公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。 （六）其他公文： 1.書函：於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，其性質不如函之正式。 2.開會通知單：召集會議時使用。 3.手令或手諭：長官對其所屬有所指示或交辦時使用。無一定格式。 4.簽：承辦人員就職掌事項，或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。係人對人，非機關對機關。 5.箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 6.提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 7.通告：機關內某單位通告該機關全體同仁周知時使用，亦稱「通報」。 8.通知：機關內部各單位間有所洽辦或通知時使用。又對外行文如內容簡單時亦用之，多為對個人。 三、公文的行文系統 （一）上行文：下級機關對上級機關有所陳情、報告時使用。 （二）平行文：同級機關或不相隸屬機關、人民與機關之間申請答覆時使用。例如，行政院以外的各院與直轄市政府之間，雙方不相隸屬，以平行文處理。 （三）下行文：上級機關對下級機關有所指示時使用。 四、公文的結構 （一）發文機關全銜及文別：發文機關為發出公文之主體。文別為公文之類別。機關名稱應書全銜。 （二）發文機關地址及傳真號碼：令和公告不需此項。 （三）受文者：行文對象。公布法律、任免官員的令有特別形式，不列受文者。公告類沒有特定受文對象。機關內部使用的簽、報告、便箋則於文末加註「右陳 ○○長」、「謹陳 ○○長」或「此致 ○○長」等字樣。 （四）管理資料：含速別、密等、發文日期、發文字號及附件等資料。 （五）正文：公文的主要部分 1.令： （1）公布法律、發布法規命令：令文可不分段，敘述時動詞一律在前。多種法規之發布、制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理。 （2）人事命令：由人事主管機關訂定。 2.函：結構採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式、案情簡單可用「主旨」一段完成者，不作二段、三段。「說明」、「辦法」兩段段名可因事活用。 3.公告：分為「主旨」、「依據」、「公告事項」三段。 4.書函：結構及文字用語比照「函」之規定。 5.簽： （1）使用制式簽紙，按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。 （2）案情簡單者可用便條紙，以條列式簽擬處理意見或辦法。 （3）一般存參或案情簡單之文件，可在原件擬辦欄或文中空白處簽擬。 （六）副本：形式內容與正本相同，送至有關機關或人民。除非特殊狀況，對上級機關不宜使用副本。 五、公文的寫作原則 （一）文字簡淺明確。 （二）立場清楚確定。 （三）態度嚴正平和。 （四）遵照現行程式。 （五）內容合乎法令。 （六）語氣應合身分立場。 （1）上行文 -- 語氣宜謙遜恭謹。 （2）平行文 -- 語氣宜不亢不卑。 （3）下行文 -- 語氣不可流露驕傲之意。 （七）自民國94年1月1日起，公文書寫方式一律採用：「由左而右，橫行書寫」。橫書簽署方式為：「由左而右，由上而下，由小而大」。 公文用語 一、期望用語 發文者對受文者表達期望的用語，用於「主旨」。 上行文 請核備 表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事項之前，行文受文者報備，受文者同意後，再進行工作。 請辦理惠復 表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後回復發文者。可用於平行文。 請鑒核（請核示） 表示發文者行文受文者，請受文者核定，以便發文者依核示事項辦理。 平行文 請備查 從事某項事情之前或同時，行文受文者報備。 請查照 請受文者查明後依文中所述辦理。 請辦理見復 請受文者辦妥務必回復發文者。可用於下行文。 請辦理照理 表示發文者請受文者轉行其所屬之單位辦理。 下行文 請照辦（希照辦） 表示發文者行文受文者，請受文者依文照辦。 希辦理見復 表示發文者行文受文者，希受文者辦妥後務必回復發