第二章办公室的环境.ppt

第二章 办公室环境 第一节 办公环境及其优化 一、环境概述 （一）办公环境的概念 它是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。从广义上说，它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。 公司的LOGO墙 （二）办公环境的分类 1、社会环境：是指一个国家内部的物质经济环境、政治法律环境和精神文化环境，同时包括这个国家的人口、民族、历史等因素。 2、职能环境：是指一个社会组织内部的机构设置、目标划分和运行情况，同时包括人际关系和工作方法等因素。 3、工作环境 是指具体办公活动的场所及使用的设备等，同时包括从业人员的状况。 人员、设备、场地三要素 课堂练习： 对一间面积14平方米的办公室进行布局设计。 办公人员有5人： 主管1人，秘书1名，下属3人。 办公设备： 文件柜1个，公用电脑1台，办公桌5张。 要求： 根据提供的场地、人员、设备，进行办公室布局设计。 总结： ①?办公桌之间用隔板，隔断噪音； ②?照明用台灯； ③?公共通道与私人空间的关系，避免交叉； ④?接待空间应在外间，减少访客对他人的干扰； ⑤?秘书与主管靠近； ⑥?电脑显示器朝向； ⑦?窗口位置应放办公桌； ⑧ 利用阳光。 二、工作环境的优化 （一）筹建办公室应该考虑的因素 1.产权：购买、租用、自建房 趋势：豪华酒店――高级写字楼――自建房 2.选址：考虑两因素——交通 环境 3.内部结构：考虑全面，力求一步到位 （房屋装修为例） （二）按照需求进行办公布局 1、开放式布局：一个大空间里容纳全部员工的办公桌、办公设备共同使用。 优点：节省空间，利于交流，服务集中化，共享办公设备。 缺点：布局结构难于调整，机密性不苟，私人空间小甚至不具备，嘈杂影响工作。 3、其他 蜂巢型——完全开放，资料录入； 密室型——完全封闭，会计师、律师事务所； 鸡窝型——团队开放，设计师、保险； 俱乐部型——广告公司、媒体。 办公室布局设计图分析： 下属1 课堂练习：公司布局 某公司准备在上海开一家销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅。其中，大门左边用作产品展厅，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。 　　请大家分组进行设计，需要考虑采取开放式还是封闭式的办公室。 小结： 办公设计中应考虑的几个因素： 1、? 职工人数； 2、? 购买或租用的面积； 3、? 机构建制和办公空间的分类； 4、? 组织经营的性质或内容，一般接待区在离门较近处，总经理办公室一般不安排在门边； 5、? 部门间的工作联系； 6、? 保密的需要 7、? 灵活性。 三、保持办公环境的整洁有序 （一）办公室清洁有序 1、? 保持自己的办公区域整洁干净 责任区的清洁：台面、地面、电脑、负责的设备、家具及门窗墙壁等； 可要求专人打扫 ★办公桌面 1、? 桌上应尽可能少放东西。最常用的东西要放在不必起身就可伸手拿到的地方。桌上所放材料，应限于当天要用的资料，每天下班前应分类放回应放的柜内。如果必须留在办公桌上，也应放在文件夹中不易看到的地方。这样虽说不能防止蓄意的偷窃，但也可防止好奇者的眼睛看到不应看到的东西。坐在办公桌前的椅子上，面前是工作空间，平直伸出双臂，离桌面约15厘米高，小心地向两边摆出，画出一个宽宽的弧圈。手臂覆盖过的桌面部分应放置所有经常使用的物品。手不可及的边角要保持清洁空间，可以放上工作人员的金属名牌，或一盆植物，或一两件不太引人注目的摆设。 2、 办公桌上应该备有文件夹或文件箱，以存放文件之用。多层或多金属槽的文件箱，可以用来存放有待整理的口授记录、拟请领导签字的项目、读过的材料、未完成的方案以及其他材料。使用文件夹有两个目的，一是为了整洁，一是为了保密。对悬而未决的工作，备以专门的文件夹，尤为必要。每天将它检查一遍，对必须要做的事情加以注明，标示出来。用不同的文件夹分门别类地存放需要签名的信函，也是一个好办法。为便于识别，可在文件夹上加上标记。（注意做好分类），最好有一本即时贴，提醒之用。 电脑打字机是办公室的一个重要工具，每日用完，盖好防尘罩，并要定期进行专门清洗。如果经常使用橡皮，还应在电脑打字机旁装上一块砂片或一张砂纸，使用橡皮前，先在上面将橡皮磨净。其实最好养成习惯，每次用完橡皮之后便立即磨净。 ★抽屉 做好规划，经常清理。中间大抽屉一般存放小物品，最易弄乱，可用盒子之类的东西加以隔离。胶带或胶水要连同它们的盒子一起有序地放在抽屉中。图章的印台要倒着放置，以保持垫面上的墨水不干。仔细检查每个抽屉里的东西，也许其中有些东西从不使用，造成空间浪费，应当腾出来存放常用的东西。至