第4节 日常业务处理.ppt

第4章 日常业务处理 4.1凭证处理 4.2期末处理 4.3账簿查询 4.4银行对账 4.5系统管理 4.1凭证处理 4.1.1 常用摘要 在总账系统中单击【凭证】菜单下的【常用摘要】项，进入摘要设置界面 摘要编码、摘要内容、相关科目 单击【增加】，在出现的空白行中输入适当的内容；也可在最后一栏空行中，双击直接进入增加状态 选择要修改的常用摘要的栏目并双击即可计入修改状态 选择要删除的摘要，单击【删除】即可删除常用摘要 4.1.2 常用凭证 在总账系统中单击【凭证】菜单下的【常用凭证】，进入凭证设置界面。 栏目：编码、说明、凭证类别、附单据数 定义常用凭证 单击【增加】进入常用凭证的主要信息——编码、说明、凭证类别→输入常用凭证头信息后单击【详细】或按F8键，进入凭证分录定义窗口→单击【增加】或【删除】可以增加或删除常用凭证的分录。 常用摘要和常用凭证 4.1.3 填制凭证 在总账系统中单击【凭证】菜单下的【填制凭证】项，进入填制凭证界面（图5-1A） 凭证类别、制单日期（制单日期不允许超过系统日期）、凭证编号、附单据数、摘要、科目（必须输入最末级的科目）、辅助信息、金额 1.填制凭证 单击【增加】或按F5键，增加一张新品凭证，输入凭证信息，完毕后单击【保存】或按F6键即可保存这张凭证；单击【放弃】则放弃当前增加的凭证。 2.修改凭证 3.调用常用凭证 单击【制单】菜单下的【调用常用凭证】，输入常用凭证代号或单击【参照】按钮，进入常用凭证定义窗口，将光标移动到要调用的成员凭证，单击【选入】或按F3键即可。在制单界面中生成成员凭证的样板后，可以修改相关内容后进行保存。 4.生成常用凭证 当认为某张凭证要作为常用凭证进行保存时，单击【制单】菜单下的【生成常用凭证】，然后按照提示给这张凭证确定一个代号和说明，确认即可保存该张凭证为常用凭证。 5.快速制作红字冲销凭证 单击【制单】菜单下的【冲销凭证】项，进入冲销凭证窗口，选择要冲销的已记账的凭证所属的月份、凭证类别和凭证号，确定后系统自动生成一张所指定凭证的红字凭证，可修改生成的凭证或直接单击【保存】，保存此凭证。 6.作废/恢复作废凭证 查找到要作废的凭证，单击【制单】菜单下的【作废/恢复】项，凭证左上角标识“作废”字样，重复执行此操作则恢复作废凭证。 作废的凭证仍然保留凭证内容及凭证编号，它不能修改、审核，不记账，也无法查询到，相当于它是一张空凭证。 7.整理凭证（完全删除凭证） 单击【制单】菜单下的【整理凭证】→输入需要整理凭证的月份→然后单击【确定】→选择要真正删除的作废凭证，单击【确定】 →系统自动将这些凭证的数据从数据库中删除，并提示“是否还需整理凭证断号”，单击【是】可对剩下的凭证重新排序。 若本月已有记账凭证，则本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理；若想对已记账凭证整理，可执行“恢复记账前状态”后再进行整理。 4.1.4 出纳签字 具有签字权限的出纳人员才可执行此功能 在总账系统中单击【凭证】菜单下的【出纳签字】项，进入出纳签字窗口 → 输入出纳凭证的选择条件后单击【确认】，进入凭证一览表 → 双击某张凭证或或将光标移到某张凭证后单击【确定】，进入待签字凭证界面→出纳人员在确认此凭证正确后单击【签字】即可； 单击【取消】则取消签字； 单击【成批签字】即可自动对所有未签字凭证进行签字；单击【成批取消签字】则可取消当前范围内所有的已签字凭证。 为什么在出纳签字时，提出 “没有符合条件的凭证”？ 1．总账业务控制参数设置中，没有设置“出纳凭证必须由出纳签字”； 2. 没有出纳签字权限，造成不能签字； 3．没有指定科目，指定科目的意义在于为出纳员指定专管科目； 4. 查询条件错误； 5. 没有涉及现金、银行存款的记账凭证； 4.1.5 审核凭证 具有审核权限的人员才能使用本功能 在总账系统中单击【凭证】菜单下的【审核凭证】项，进入审核凭证选择审核凭证条件窗 → 输入所要审核凭证的条件后单击【确认】，进入凭证一览表 →双击某张凭证或或将光标移到某张凭证后单击【确定】，进入待审核凭证界面→审核人员在确认此凭证正确后单击【审核】； 单击【取消】则取消审核； 单击【成批审核】即可自动对所有未审核凭证进行审核；单击【成批取消审核】则可取消当前范围内所有的已审核凭证。 若审核人员发现该凭证有错误，单击【标错】，对凭证进行标错，以便制单人对其进行修改；再次单击【标错】即可取消标错标识。 注意： 审核人和制单人不能是同一人； 凭证一经签字就不能修改、删除，取消签字后才可进行； 作废凭证不能审核，也不能标错； 以标