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上海美恩（MAIN）精密工具有限公司 行政管理制度 一、文件管理规定 （一）总则 1、为提高办事效率和文件质量，发挥文件在公司各项工作中的指导作用，根据公司实际情况，制定本规定。 2、檔管理的内容主要包括：政府、上级来函、来电、来文、会议文件；经营往来的函、电、来文；公司上报下发的各种文件、数据的管理。 （二）公文的签收 1、凡外来由公司收取的公启文件，均由公司门卫室造册登记签收（上级直送总经办或领导的除外）后送总经办由秘书拆封签收，在签收和拆、封时，门卫和总经办秘书需检查封口和邮戳、邮票的完整性，对开口和邮票损毁的要查明原因，对秘密件和国外信函邮票受损或缺失的应拒收。 2、对上级邮送的檔，需进行信封、檔、文号、秘密等级的核对，如不符，要及时报告发送部门，并登记记录。 （三）公文的编号、保管 1、总经办秘书对上级檔拆封后，应及时附“檔处理登记单”进行分类编号、保管并分转处理。公司领导亲启的檔，也应在处理后办理“檔处理登记单”。 2、公司外出参加会议人员带回的文件和资料应及时送交总经办秘书进行登记、编号处理，并留存。 （四）公文的阅批和分转 1、凡正式檔均须由总经办主任根据檔内容和性质阅签后，由总经办秘书分送承办部门或人员阅办，重要文件应由公司总经办主任或分管公司领导亲自阅批后分送承办部门或人员阅办。总经办主任应该于收文当天完成阅签，紧急檔应该即收、即阅、即办。 2、总经办秘书应该在主任阅签后的当天或第二天将檔分送公司领导或承办部门，如涉及两个以上部门的，按阅批次序传递。 （五）文件的传阅与催办 1、传阅檔应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带出公司，也不得横向传阅或转借他人阅看，不得抄录档内容，对尚未公开的檔不得宣传、泄漏檔内容。 2、传阅檔应在规定的时间内完成阅看，阅后应签名负责并立即送回总经办，传阅文件有领导批示意见的，总经办应责成有关部门，按文件要求和领导批示落实办理有关事宜。 3、传阅檔的阅文部门或人员，不得抽取传阅檔内的任何文件及附件。如确实工作需要，可办理借阅手续或经总经办同意后复印留存，原件应及时归档保存。 4、总经办对檔负有催办、检查督促的责任。承办部门接到檔、函电后应立即指定专人办理，不得拖压放置。 （六）发文的管理 1、公司各级上报、下发的文件、通告、通知、决定、决议、请示、报告、会议纪要、简报等均由公司总经办统一管理制发，公司各部门均不得自行上报、下发公司名义的正式檔。 2、公司各部门需要向上反映、汇报重要情况或向下安排重要工作，要求发正式檔的，应将檔底稿送交总经办审核，同意后以正式檔上报下发。 3、公司正式檔均由董事长、总经理签发。 （七）发文程序与要求 1、发文应根据工作需要和公司领导指示，意图明确，目的清楚。 2、草拟文稿必须以公司大局出发，以党和政府的方针、政策、法规为依据，做到表述清楚，情况确实，观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字简练，书写工整，标点符号正确，不得使用铅笔、彩笔、红笔书写。 3、文稿拟就后，拟稿人应交总经办核稿，并填附发文稿纸前页，详细写明檔编号、标题、拟稿单位与拟稿人、会签单位、发送范围、印刷份数，确定主题词和日期、密级、并签字。 4、总经办核稿时，应根据公司的实际，上级的指示精神和要求，有关文件的相关规定，以及对草拟文稿的规范要求，对文稿认真审查和修改，对不符合要求的，应退回拟稿单位或拟稿人重新拟稿。 5、经总经办审核后的文稿，送主管领导核稿、签字，需要会签的送会签领导或部门会签，然后送董事长或总经理签发。 6、檔打印清样，应由拟稿人核对，并在发文稿纸前页上签字。 7、檔打印后要按数印刷，按上报下发范围由总经办秘书分发。 （八）檔的借阅和归档 1、各部门或有关人员因工作需要借阅公司一般檔的，由部门主管签写便条，总经办秘书进行借阅登记即可借阅，对有密级的檔借阅须经总经办主任批准。 2、借阅檔应严格履行借阅登记手续，按时归还，不允许拆卷和在檔上勾画涂写。总经办秘书要负责及时收回借阅檔，如发现丢失，必须及时查明原因和责任，及时如实报告领导。 3、公司檔统一由总经办负责归档，归档立卷应按照内容、名称、拟稿人、时间顺序分门别类进行整理归档，并要做到檔批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件的完整性。 4、要保持平时立卷归档和年终立卷归档相结合的方法，重要檔材料，要及时立卷归档。 5、上年度檔的归档工作，应该在元月份完成，第一季度以前完成向档案室的移交工作，并制作移交清单一式两份，各自留存。 6、对于多年的、重复的、过时的、无价值的文件，要定期造册登记，经总经办主任同意后，在有公司领导监视下销毁。 二、数据文书档案管理制度 （一）总则 1、为加强公司文书档案管理工作，特制定本制度。 2、归档的档材料必须按年度分类立卷，公司各种生产经营活动中形成的各种有保存价值的文