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公文處理流程與製作 高雄市政府人事處電腦公文系統操作流程 簽及函稿的撰擬 公文夾之使用須與夾內文書性質相稱： 最速件─紅色卷宗 速 件─藍色卷宗 普通件─白色卷宗 公文規範 壹、公文的種類 一、令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 四、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時 用之。 五、公告：各機關對公眾或特定對象宣布周知時使用。 六、其他公文：書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手 諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執 照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單。 公文規範 一、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之 行政規則及人事命令時使用。 二、函：各機關處理公務有下列情形之ㄧ時使用： （一）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 （二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。 （三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。 （四）民眾與機關間之申請答復時。 公文規範 三、書函： 公務還在磋商、諮詢階段，為求簡便，自不必使用函。代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其性質不如函之正式性 。但適用範圍較為廣泛，凡大事、小事可隨時行文，且不受行文系統與層級之限制，對行政效率提升有助益。 （一）於公務未決定階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 （二）機關處理簡單性、例行性、固定性、通報性公文時使用 （三）政府機關答復簡單案情時使用。 （四）寄送普通文件、書刊或一般聯繫、查詢，於行文時使用 公文規範 書函的結構及作法： （一）書函文字、用語均比照函。 （二）書函的結構實務上可視需要採﹝三段式– 主旨、說明、辦法 ﹞或〔條例式〕 ， 但 對上級機關首長行文宜採三段式。 公文規範 書函與函之區別︰ （一）使用時機︰公務已達成熟階段時使用〔函〕；尚在磋商 試探階段時使用〔書函〕。 （二）受文對象︰ 〔函〕受文者大都為〔機關〕，對 〔個人 〕亦可； 〔書函〕受文者大都為〔個人〕 ，對 〔機關 〕 亦可。 （三）行文系統︰ 〔函〕行文系統需受層級限制； 〔書函 〕則可直接行文，不受層限制。 （四）署名用印︰ 〔函〕因受行文系統之不同蓋用機關首長職 章或簽字章；〔書函〕蓋機關條戳。 公文規範 四、公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知 時使用。其方式得張貼於機關之公布欄，或利用報 刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需其他機關處理者 ，得另行檢送。 五、簽：承辦員就職掌事項，或具幕僚性質之機關首長對上級 機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。 六、開會通知單：召集會議時使用。 公文規範 貳、公文處理之對象 一、機關與人民。 二、機關與人民團體。 三、機關與機關—涉及政府機關組織層級體制〈行政系統〉。 參、公文行文系統之種類 一、上行文：有組織法上之隸屬關係，其下級機關對上級機關所使用之公文書。 〈一〉各機關對總統有所呈請或報告時所使用之〈呈〉。 〈二〉下級機關對上級機關有所陳請或報告時，或承辦員對長官之簽、報告 。 二、平行文：無組織法上之隸屬關係，其同級機關或非同級機關間相互往來之公文 書。 〈一〉總統與立法院、監察院間所使用之〈咨〉。 〈二〉同級機關或不相隸屬機關間公文之往復。 〈三〉人民與機關間之申請答復時。 三、下行文：有組織法上之隸屬關係，其下級機關對上級機關所使用之公文書。 〈一〉各機關公布法規、任免、獎懲官員，總統、軍事機關部隊發布命令所屬用之 令。 〈二〉上級機關對下級機關有所指示時。 公文規範 肆、行文系統判定標準 〈一〉以行文機關間之隸屬關係判斷： 即以是否有〈指揮監督關係〉判定，例如直轄市政府隸屬於行政院，則行政院與直轄市政府間為上、下行文關係；高雄市各中等以下學校隸屬於高雄市政府教育局，則高雄市政府教育局與本市各中等以下學校間為上、下行文關係。又如行政院以外的各部會與直轄市政府間，因雙方並無隸屬關係，則應以平行文處理。 〈二〉以主管業務督導關係判定： 如教育部掌理全國教育行政事務，於職權上有指揮直轄市及各縣市政府教育行政機關或各級學校，同理，內政部亦可指揮各地警察及消防機關。 公文規範 伍、公文用印與簽署 一、公文用印規格 公文必須具有法定的格式，舉凡機關公文的文別、用紙、