档案信息的数字化.DOC

第六章　档案信息的数字化 第一节　档案信息数字化的目的、要求与格式选择 一、教学目的与要求 掌握：档案数字化的原则及要求；档案数字化文件格式的要求。 理解：档案数字化定义；档案数字化的目的；档案数字化工作宏观组织的内容。 了解：数字档案文件的格式。 二、授课主要内容及学时分配 1．档案数字化的原则、目的及宏观管理（2课时） 简要介绍档案数字化的目的；通过对档案数字化在规范性、安全性、真实性、效率性、实用性等方面的学习，掌握档案数字化的原则和要求；理解档案数字化工作宏观管理的各个方面。 2．数字化档案文件格式（1课时） 了解数字化档案文件格式的实质；掌握数字化文件格式选取时要注意的原则性要求。 三、教学难点 1．对档案信息数字化原则和要求的把握； 2．对数字化档案文件格式选择时的基本要求的把握。 四、教学内容 档案信息数字化的目的 档案信息化建设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值。档案部门配备电脑、构建信息网络，只是营造了档案信息利用的“高速公路”，这些“高速公路”能否真正发挥效能，取决于有无充足的运送对象——数字档案资源。对传统档案进行数字化，旨在为信息传输“备货”，其意义不言而喻，具体目的有以下五个方面。 提高档案信息的利用效率 数字化后的档案可以在网络环境中提供利用，充分发挥网络传输面广、越时越地、快捷便利的特点，解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。此外，数字化后的档案可以与办公OA系统生成的现行电子文件在同一系统中提供利用，极大提高了文档信息的利用效率。 保护历史档案 许多历史档案因物理老化或保管不当而脆弱易损，如不及时“抢救”，很可能彻底损坏，通过制作其数字化副本代替原件流通利用，可保护重要历史档案免遭进一步损坏。 规避安全风险 通过异地存放多套档案数字化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或人为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。 缓解库房空间的紧张 对于日益增多的非永久保管的半现行文件，可通过制作数字化文本来取代原件进行保管，可以缓解档案库房保存空间的压力，提高空间利用率。 便于档案移交工作 以数字化档案代替档案原件，以档案“信息流”代替档案“物流”，可以解决已到移交年限档案的移交与利用之间的矛盾，便于档案移交工作的正常执行。 档案信息数字化的原则和要求 为确保数字化档案的质量，实现数字化的目的，档案数字化工作必须遵循 “使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求纸质档案数字化纸质档案数字化技术规范纸质档案数字化技术规范纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围纸质档案数字化技术规范文献资源数字加工与发布标准认证经济组成部分认证商业性认证和法规性认证，后者强制性oftware Publishing、 Microtek 、New Image等十多家公司共同发表，成为事实上的标准格式。 档案数字化的目的 文件格式的选择还受制于数字化工作的目的和性质，目的不同，所选的数字文件格式有可能不一。 档案数字化工作的目的之一是长期保管，为保管目的而数字化存在两种不同情形：其一，使用数字化复本替代原件长期保存和使用，原件销毁；其二，为重要档案原件制作异地保管的数字化复本。显然，“替代性保管”与 “复本保管”对数字化工作的要求是不同的。对于前一种情况，数字文件内容上的“原真性”要求和长期保管的安全性要求远高于后者。为此，“替代性保管”所选的数字文件格式必须具有良好的还原性、安全性，其识读、显示出来的数字文件在内容上应与原件完全一致，在原件销毁之前要严格地比对、鉴定，并能通过数字签署等技术固化数字文件的内容，防止保管、利用过程中的信息篡改。此外，所选格式要有较低的迁移频率和迁移损耗预期，否则，数字档案会随信息迁移而失去原真性，甚至成为无法利用的“数字垃圾”。因此“替代性保管”对有损压缩格式的选择应十分小心，即便采用，也必须将压缩比、分辨率、采样频率等技术参数的设置限于能够“维持档案原貌（人们的感官无法辨认其损耗）”的限度，不能过多地考虑存储容量问题，而拟选格式是否具有安全管理和数字签署功能倒是一个重要的考虑因素。“复本保管”对数字文件格式的选择要宽松的多，主要考虑在维护“原真性”的前提下如何缩小文件的大小和日后文件还原的便利性。 对档案进行数字化更多的是出于利用目的，并且主要是为了快速、便捷地利用档案的信息内容。为利用而数字化对数字文件原真性的要求要比为保管而数字化低的多。 为利用而数字化同样要区分两种情况：网络利用和非网络利用。非网络利用的范围十分有限，目前主要通过将数字化档案封装打包成光盘的形式发行。这种形式的数字化与