现代办公实务几种认识.docxVIP

新疆工程学院现代办公实务的几种认识系 别：机械工程系专业班级：XXXXX14-1姓 名：XXXXXX学 号： 20142XXXXX 完成日期：2016.5.1二○一六年五月摘 要办公室是一个工作场所，主要管理人员和文职的人员的日常工作的地方，应具备办公室、桌子、椅子、文具盒电话、电脑和其他设备。主要职能是政务服务和事务管理。文秘工作是文书和秘书工作的总称，是各级领导机关日常工作的重要组成部分。它是实现机关职能的重要手段，又是承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，为机关领导工作起着参谋和助手的作用。工作顺序安排就是确定各项工作之间的依赖关系，并形成文档。为了进一步编制切实可行的进度计划，首先必须对工作进行准确的顺序安排。工作顺序安排可以利用计算机进行(如项目管理软件)，也可以手工来做。在一些小项目中，或大型项目的早期阶段，手工技术更为有效，而在实际运用过程中，手工和计算机可以结合起来使用。接打电话时，音量最好能较普通聊天时稍大。（1）电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等。(2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。(3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。(4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以再见为结束语。 关键字：办公室；文秘；工作；礼仪目 录1 办公室实务概述11. 1 办公室的含义与职能11. 2 办公室实务的范围和内容11. 3 办公室环境的布置和管理21. 4 办公器械的使用21.4.1电话机21.4.2传真机31.4.3办公自动化32. 文员实务42. 1 文员的工作顺序42. 2 文员管理时间、费用的方法42. 3 文员的工作方法43. 电话、电子通讯53. 1 电话接打53. 2 邮件处理实务54.接待实务74. 1 待的基本礼节。74.1.1介绍的礼节 74.1.2握手的礼仪74.1.3交换名片的礼仪84.1.4引导的礼仪84.1.5乘车礼仪94. 2 接待平时来访者的实务105.日程安排105. 1 日程安排的意义105. 2 文秘人员在日程安排中的工作106. 印信、值班工作116. 1 印章的制发和使用116. 2 介绍信的保管和使用116. 3 值班工作的任务和要求12现代办公实务的几种认识1 办公室实务概述1. 1 办公室的含义与职能办公室是一个工作场所，主要管理人员和文职的人员的日常工作的地方，应具备办公室、桌子、椅子、文具盒电话、电脑和其他设备。主要职能是政务服务和事务管理。1. 2 办公室实务的范围和内容文秘工作是文书和秘书工作的总称，是各级领导机关日常工作的重要组成部分。它是实现机关职能的重要手段，又是承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，为机关领导工作起着参谋和助手的作用。（1）文书撰写：按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容 （2）文书制作：复印资料，打印文稿及表格。（3）文书处理：在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。 （4）档案管理：档案管理。 （5）会议组织：安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。 （6）调查研究：协助上司准备书面的财务报告、研究报告。 （7）信息资料：准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息 （8）信访工作：替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。 （9）接待工作：接待来访宾客；接待宾客和员工的来访。 （10）协调工作：以电话往来维持和外界的良好公共关系。 （11）督查工作：督导一般职员或速记员。 （12)日程安排：替上司定约会并做好记录；。(13)日常事务：阅读并分类信件通讯事务、电话； (14)办公室管理：办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 (15)其他临时以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项交办的事项。(16)替上司申报交纳所得税及办理退税。 (17)外出办事，如银行、邮局等。1. 3 办公室环境的布置和管理办公环境的衡量尺度相对简单，最基本的只有一条：是否能够提升管理效率。换言之，评价办公环境是否优劣，并不在乎占地是否宽敞、陈设是否豪华，而更多地着眼于办公环境是否能够整合管理中的各种资源，是否能够与管理优化的各项活动相衔接，是否能够最终有助于公司既定战略的实现。??作为办公环境的主人，管理者们必须从业务活动的需要出发，充分利用环境所赋予的优势，最大化地去激发、创造出员工的工作效率。从某种意义上讲，与采购、生产与销售等功能一样，办公室环境布置也是一种创造企业价值的活动。??科学的办公室布置可以创造出高效率。管理效率本身可以具体表现为员工完成某项特定任务的周期。业务流程、沟通技术、人这三者常常成为管理效率的直接表现对象，因此它们与办公环