兴宁区机关文书立卷归档的步骤方法和质量标准.doc

兴宁区机关文书立卷归档的步骤方法和质量标准 为了做好文书立卷工作，确保案卷质量，维护机关历史的真实面貌，以便充分发挥档案的作用，有效地为机关各项服务和为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局制定的《机关档案工作业务规范》等有关规定，制定本标准。 机关文书立卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点正确区分不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几条： 一、文件材料的收集 （一）收集范围 1、上级机关制发的属于本机关主管的重要文件； 2、本部门需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料； 3、本部门形成的各类有一定查考利用价值的文件； 4、本部门的工作计划、请示、批复、方案、汇报、总结、统计年报、人事任免、各类普查等文件材料； 5、代上级草拟的文稿、各类新闻媒体刊发的稿件、图片等； 6、本部门获得的市级以上荣誉证书、牌匾、奖杯、锦旗等； 7、本部门当年大事记、组织沿革(当年有机构、人员变动的)。 凡是反映本部门职能活动，对本部门今后工作有查考利用价值的各类材料都应收集齐全完整。 （二）收集要求 1、以每份文件为一件； 2、文件正本与定稿为一件；(有签发稿放在后) 3、正文与附件为一件； 4、转发文与被转发文为一件； 5、报表、名册、图册、会议记录本等一册（本）为一件； 6、批复与请示为一件 7、成套性材料为一件，如会议材料、提案、议案材料、评先、先进性教育材料、简报、信息、案件等按时间顺序集中排列。 （三）质量要求 1、归档文件应齐全完整，无涂改划圈； 2、破损文件应予修整； 3、字迹模糊或易褪变文件复制，附于原件后一并归档。二、装订 （一）文件应按件装订，具体方法是： 1、正本在前，定稿在后； 2、正文在前，附件在后； 3、原件在前，复制件在后； 4、转发文件在前，被转发文在后； 5、批复与请示作为一件，批复在前，请示在后。 （二）装订材料要求 1、归档文件应去除金属钉，并用棉线或胶水装订； 2、成套性材料必须要用棉线装订； 3、用三孔一线装订，距左边1公分，上下距3公分，齐左不齐右，齐下不齐上，装订线在背面中孔打死结，留线与纸近边齐平，长的剪掉。（该步骤可在公文处理阶段完成） 三、编写文件页码 1、每份文件要编流水页码：页码编在右下角，背面有字的编在左下角；编写页码必须用碳素或蓝黑水钢笔或号码机编，不能用铅笔或圆珠笔编； 2、自身有页码不编，使用原有页码：自身无页码的文件材料要补编页码；如果正文有页码，附件或底稿无页码不连贯的，要给这份文件以完整连贯的总页码。 四、分类 1、按年度——保管期限分类； 2、有行业标准的单位按行业标准分类； 3、同一全宗内只能选择一种分类方案，不能随意改变。 具体做法： （1）分年度：按文件形成时间直接划分。如：2006年的总结，2007年元月完成就放在2007年；请示与批复，没有批复的，请示放定期；案件材料放在结案年归档。 （2）保管期限的划分{参照本馆转发的国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（南兴档[2007]1号）}：分永久、定期（30年、10年）。保管期限力求准确，不允许就高不就低； （3）取消必要的重复，内容相同的只留1份，特别是转发文与被转发文； （4）“三密”文件可以一起归档。 五、排列编号 归档文件应按时间先后排列。会议文件材料、统计报表、简报、案件材料等成套性材料可集中排列。 按年度—保管期限排列，排列时先区分保管期限，然后固定排列方式：按文件形成时间排。来一份或发一份排一份，有文号的先按文号排，不考虑有机联系（按永久、30年、10年三个窗口录入）。 排列要求： 每年按永久、30年、10年分别编流水号，统一从1排，每个保管期限只能出现一个“1”，第二年另起，各保管期限又从“1”编号，不要接上一年排； 六、盖档号章和编制目录 1、盖档号章 （1）成套性材料中的每份文件要盖档号章，并填写件号； （2）档号章使用红色印油； （3）年度用公元纪年，如2001。 档号章样式如下： （全宗号） （年度） （机构或问题） （保管期限） （件号） 2、编制目录： （1）文件随办随归，实行件号优先原则。后面发现的文件不再插入，只续在后面。 （2）编完件号后按永久、定期分别进行录入，编制“归档文件目录”。 （3）录入宜细不宜粗，尽量把每份文件的件号、责任者、文号、题名、日期、页数录完。没有题名或题名不能反映文件内容的要重新拟写题名，题名外面加中括号[ ]。 （4）录完“永久”后，断掉，再录“定期”目录。 “归档文件目录”一式两份，一份移交档案馆，一份自存。样式如下： 归档文件目录 期限： 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 移交单位： 接收单位： 移交人：