商业设施有限公司行政管理制度和流程汇编新.doc

行政管理制度 第1章 文控管理规定 第1条 目的 为加强公司文件、资料的管理，特制定本规定。 第2条 适用范围 1 ****商业设施有限公司所属分公司、中心、各部门。 2 本规定所指的文件、资料包括公司文件、规章制度、工作流程、证照、工作计划、发展规划、工作总结、人事相关资料、技术数据、生产工艺、图纸方案、客户资料、供应商资料、各种合同等一切有保存价值和必须控制的资料。 第3条 制度制定管理 1 为加强及规范公司的制度与流程管理，做到制度与流程的统一性。 2 各部门制定新的制度与流程，需将文字草稿及详细流程图，提交直接上级审批；审批后提交总经办统一编号。 3 总经办编号后向各相关部门征求意见并将意见汇总，根据汇总意见修订制度，将修订后的制度提交总经理签批；签批通过后，依据编号及等级下发试用执行，同时根据备案登记信息收录制度汇编。 4 新制度试用期为一个月，在试执行期间，各执行部门将及时发现的问题提交总经办，由总经办根据实际情况对制度做适当修订。 5 制度与流程制定的各项标准。 5.1 文字稿采用Word文档格式，页面设置为上下左为2CM，右1.8CM，主标题采用黑体三号，加粗，副标题采用黑体字小三号，加粗，条采用四号黑体，加粗，并加页眉，内容为“公司标识”加“****商业设施有限公司”；流程图采用VISIO格式，使用垂直格式的跨职能流程图，并按照流程图的规范要求使用图标；表格采用宋体字（数字采用Times New Roman字体）；页面版式、页眉页脚格式与文字稿相同； 5.2 制度与流程采用宋体字（数字采用Times New Roman字体）；正文标题采用章节形式编写，章下设节，节下设条，条下采用项目编号（不超过2级），如两级项目编号后仍需分级，可采括号加阿拉伯数字表示。段落正文为固定值22磅； 5.3 制度名称、类型及重要等级等信息由总经办予以确定；制度名称必须含盖所拟订的制度与流程的主题内容；制度类型根据编写使用的部门及内容不同，分为行政、后勤、人力资源、财务、营销、运营、监察、发展、总经办制度； 5.4 新制度与流程的编号采用三级编号，各级编号之间以“－”号隔开；第一级为公司简拼（SDXD）：第二级为该制度与流程的拟定部门的拼音第一个字母大写（如：XZ）；第三级为该制度与流程的顺序编号，起始号为001。 第4条 文件管理 1 文件呈送与收发。 1.1 需呈送总经理的文件资料，各中心、部门需采用统一格式（除必须手写外，一律采用打印版），并附《文件阅批单》，指定专人呈送，所有呈送总经理的文件资料均直接呈送至总经办，由总经办统一呈送总经理。如确需部门单独呈送的文件，应由部门经理及以上级领导亲自呈送，并到总经办登记备案。所有文件经总经理批阅后，由总经办反馈各相关部门； 1.2 对涉及订单等需要追究第三方责任及处罚类的文件资料，由相关部门进行事实确认并出具相关意见后呈送； 1.3 总经办每日分两次呈递总经理办公室文件资料，分别为上午10：00，下午14：00； 1.4 公司所有外部文件收发原则上由总经办负责，各部门外出开会带回文件的，需到总经办备案，如需上报材料的，总经办予以配合； 1.5企业各类通知均由总经办下发（含OA电子版），电子版的通知先打印阅批后，总经办上传，严禁使用邮件等发放通知，部门通知由经理批准，中心内的通知由总监批准，其他的由总经理批准，所有的通知由总经办备案后下发； 1.6 企业制度类文件下发，由总经办编号并加盖“受控文件”章后下发，并填写《文件发放登记表》，版本更新时，新版下发的同时旧版作废，由总经办统一收回。 2 文件保管。 2.1 经办负责各类制度文件及通知类的保存管理，财务中心负责销售、采购类合同的管理，本部门可留存复印件； 2.2 总经办将文件资料分类进行归档，由专人负责保管，并建立台帐；电子类文件的存档，应附台帐并注明电子档的内容； 2.3 根据文件类型及重要等级不同，可将文件分为永久保存、保存十年、保存五年、保存一年四类： （1） 永久保存文书，包括：公司发展战略、决议、规划及有关公司发展历史的文书；规章制度文书：各类合同书、契约书、协议书、登记注册文书；公司对外公函、请示、报告、政府许可证等往来文书；不动产、基建、工程技术类文件资料；财务会计表册、帐薄、传票、分析报表、决算书；重要的诉讼关系文件；公司重要会议记录、责权、财产权等；公司人事相关资料；其他需要永久保存的重要文件、帐薄及统计资料； （2） 保存十年文书，包括：请求审批文书，人事工资方面文书；公司经营管理重要的查考性文件、市场调查文件；帐目、债权债务、工程技术类文书、重要的往来业务文书；其他除永久保存外重要文书； （3） 保存五年文书，包括：期满或解约合同书、契约书；公司内部重要文件；公司客户往来日志、事件类文件；劳动工资、保险、医疗