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论电子文件特点及对档案管理工作影响 　　[摘 要]随着信息社会的进步与发展，电子文件在档案管理中地位越来越重要，本文主要论述了电子文件与纸质文件差异，阐明了电子文件对档案管理工作的影响。 　　[关键词]电子文件；档案管理；影响 　　一、电子文件的特点 　　（一）电子文件载体的非直读性 　　储存在某种载体上的电子文件，在制作时是把可识别的文字、图形等输入计算机中转换成二进制代码来表示的，再加上信息密度极大，因此，其内容不能直接观看，只能是通过相应的计算机设备才能为人所看见。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，所以也无法从字迹上分辨其某些特性。 　　（二）对设备及标准的依赖性 　　电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，所以电子文件与计算机系统中的各种设备有着密不可少的关系，也可以说计算机是电子文件必不可少的前提和基础，这就决定了电子文件对设备的严重依赖性。这一特性，对电子文件保管和长期保存带来很多问题：例如设备发生故障、系统瘫痪、电子文件就读不出来；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，就无法读取。由于设备的更新速度很快，即使电子文件的载体——磁记录介质与光盘等可以保存长久，但计算机硬件和软件早已更新换代，也可能造成文件不能被读出，这也体现了电子文件对设备的依赖件。 　　（三）信息与载体的可分离性 　　纸质文件的内容与载体是密不可分的一个整体，电子文件存放位置不是固定的存储介质，而是可以变化，甚至从一种载体转换到另一种载体，其内容却不发生任何变化。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递、存放在不同的地点不同设备的存储介质上，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。一份电子文件没有固定的载体，就很难通过载体来判定电子文件的原始性。 　　（四）易修改、易复制性 　　电子文件在起草过程中或作其它处理时的突出优点是增删改十分容易，且改后不留如何痕迹。电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作带来了纸质文件所未遇到过的新问题，??得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。此外，网络上传递的电子文件有可能被非法截获或更改，为确保其安全、准确，需要我们在技术上做很多处理。从而使得电子文件具有易修改、易复制的特点。 　　二、电子文件与纸质文件在保护方面的差异 　　（一）环境条件影响的差异 　　1.温湿度影响的差异。不适宜的湿温度对磁性载体，光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解—氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散，洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用塑料，铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。 　　2.外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。 　　3.光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解、氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线（特别是紫外线）对电子文件的破坏力更大。有害气体（主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等）具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基（带基）老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，是盘基（带基）老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。 　　（二）技术寿命的差异 　　纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，是由单个厂家生产或销售电子文件设备，会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重