湖南省组织机构代码中心对电子档案工作的要求及技术规范讲解课件.pptVIP

组织机构代码电子档案技术规范及工作相关要求 湖南省组织机构代码管理中心 二OO九年七月 下半年电子档案工作相关要求 一、电子档案的扫描及上报时间 1、应实时扫描上报电子档案，做到代码办证、档案扫描、数据上报三同步 。 2、确有困难的，除新赋码业务外的纸质档案扫描，其上报时间可以自业务办理之日起顺延5天，但不得超过5天，这里讲的5天是实际天数，并非指工作日。如8月1日扫描的档案，最迟于8月6日必须上报。 二、电子档案上报与码段发放关联 国家中心准备从8月1日起，对码段发放与档案上报进行捆绑式管理。其含义是，各省新办业务电子档案上报率必须达到80%以上，才能申请新的码段。 实施日期：2009年8月1日 各级代码管理机构应及早准备，尽快将近期未扫描和未上报档案，全部上报。 截止7月1日部分省市的最新码段使用情况 四、提高电子档案上报合格率 省中心现已将电子档案上报质量作为年度目标考核的重要指标，各级代码管理机构应采取有效措施提高电子档案上报合格率。 严格按照《电子档案技术规范》的要求，提高档案图像质量和标引的规范性。为确保全国的统一性，省中心的电子档案审核工作统一以规范要求为标准，只有符合技术规范要求的才算合格数据。 五、关于此次软件升级培训 1、 代码负责人应认真学习了解国家代码中心关于电子档案管理及技术规范方面的相关规定，认真指导本级的电子档案扫描、标引和上报工作。 2、 技术人员应认真学习软件安装及操作，并积极开展软件切换和数据转换工作。 3 七、关于培训问题 请大家今后经常关注组织机构代码智能教育平台 ，登陆用户信息请在湖南代码QQ群共享自行下载，初始密码未：123456. 今后电子档案工作及其他业务工作中出现的问题，可直接在平台的论坛上发帖，国家中心将及时回复。 今后历次考试培训成绩也将在教育平台上公布。 本次讲课的幻灯片材料在湖南代码QQ群共享，大家可自行下载。 考虑湖南代码QQ群人员限制，省中心近期将进行清理。 谢 谢！ 4、录档日期：档案扫描日期，赋值规则：“YYYY-MM-DD”。 例：2006-01-06，必须大于等于建档日期； 5、是否公开：组织机构代码登记信息及电子档案能否对外公开；例图 6、档案分类：即不同登记形成的每份电子档案的类别 。例图 变更换证、变更、变 变更登记中除迁址外的业务 变更 迁入、迁、迁址 因组织机构的机构批准部门变化而将其代码迁入新代码管理机构 迁入 迁出、迁址、迁 因组织机构的机构批准部门变化而将其代码迁出原代码管理机构 迁出 验证、年检、年审、年度检验、年度验证 验证组织机构登记信息的有效性、完整性等 年度验证 新增、新申办、申领、新申报、申、初次申办、新办、赋后申办 赋予组织机构代码，颁发代码证书 申请 具体申办状态 相应登记的含义 电子档案类型 暂时停办、其他在表中未列明的申办状态 其他未列明的情况 其他 预赋 预先赋予外资企业组织机构代码，但不颁发证书 预赋码 注销、废置 收回已依法终止组织机构的代码及代码证书 注销 到期、到期换证 因代码证书或组织机构批准成立文件到期而更换代码证书 换证 遗失补办、补发、补、补办、补证 因代码证书遗失、损毁，补发新的证书 补证 具体申办状态 相应登记的含义 电子档案类型 多种业务同时发生时，档案类型按以下优先顺序选择：迁入、换证、变更（组织机构批准成立文件上登记信息的变更）、迁出、年检、补证、变更（非组织机构批准成立文件上登记信息的变更）。例如换证与年检同时发生，档案类型选择换证。 * * 一、采 集 （二）标引 （三）著录 （一）扫描 2、扫描色彩模式 3、图像质量要求 1、扫描范围 ——申领组织机构代码证基本信息登记表； ——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及及其它机构批准设立或核准登记的文件； ——法定代表人、负责人身份证件 ——经办人身份证件； ——代码申请表校对表（可选项）。 分支机构办理组织机构代码申请登记时，还应扫描其隶属机构的组织机构代码证书。外资企业办理组织机构代码申请登记时，还应扫描外商投资企业批准证书。 一、采集—扫描 1、扫描范围--申请登记 （条件不允许，可扫描复印件） ——申领组织机构代码证基本信息登记表或代码申请表校对表； ? ——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组