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企业人事档案管理工作中问题及对策研究 　　摘要：企业人事档案管理工作对企业和员工自身的发展具有重要意义。文章在分析企业人事档案特点的基础上，研究人事档案管理工作中存在的问题，针对问题提出完善人事档案管理工作的对策建议。 　　关键词：企业；从事档案管理；问题 　　中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1006—8937（2012）23—0072—02 　　随着社会的不断进步、经济的迅速发展，人力资源在企业竞争中的地位越来越重要。企业人事档案是企业在人事管理活动中产生的，记录员工个人信息，反映员工客观面貌，是考察员工的重要依据，是企业员工绩效考核、提高工资待遇的重要凭证，在人力资源管理与开发中具有十分重要的意义，因此，有必要探究出当前企业人事档案管理存在的诸多问题，并提出解决问题的策略，发挥企业人事档案在企业发展中的真正效用。 　　1 企业人事档案的特点 　　1.1 特定性 　　企业人事档案的对象具有特定性，主要体现在特定个人、特定岗位、特定时期三个方面。企业人事档案属于特定个人、有特定工作岗位、在特定时期真实的历史记录，反映其业务、思想等方面的情况，离开特定个人、特定工作岗位、特定时期的人事档案是不存在的。 　　1.2 客观性 　　企业人事档案最显著的特征是客观记录企业员工的个人经历、工作表现、政治思想等情况，人事档案就像是一面镜子，是对一个人的客观反映。用人就要先看档案，已成为必要的工作程序。组织对一个人的使用，人事档案起着非常重要的作用，使其在合适的工作岗位上，发挥其最大的才智，为企业创造更多的价值。并且企业人事档案是反映现实的，每一份档案材料来源、内容必须是真实可靠的。 　　1.3 动态性 　　人事档案建立后并不是不变的，是动态变化的，因为一个人的情况是在不断变化的，企业人事档案是企业员工的客观反映，也是随着个人成长不断变化的，需要不断的增加新内容，补充新材料，反映个人的经历及成长情况。另外，个人各档案是一体的，人在哪里，档案也需要在那里，是随着个人流动，不断变化的。 　　2 企业人事档案管理工作中存在的问题 　　2.1 人事档案管理意识薄弱 　　人事档案管理意识薄弱主要体现在三个方面： 　　①领导不重视。现在很多企业领导注重短期的经济效益，认为档案管理工作耗费大量人力、物力、财力反而不能快速实现经济效益，大多没有给档案管理工作设置足够的经费、配备先进的档案管理设备。 　　②档案管理部门责任意识差。档案管理部门认为自己所从事的工作对企业及社会的贡献较小，对自己的责任性认识。由于领导的不重视，许多民营企业、中小企业没有设置专门的档案管理部门，或者有但也是其他部门的员工兼职的，使人事档案的权威性大大下降。 　　③员工档案意识差。员工对档案的认识比较模糊，认为是可有可无的东西。在填写自己的档案时为了一些眼前的利益，弄虚作假。加之有些企业不重视档案，公然宣称不需要档案或承诺重新建档，更加剧了人们档案意识的淡化。 　　2.2 封闭式的管理模式 　　封闭式的管理模式适合本企业内部人事档案来源比较单一的情况。虽然说封闭式的档案管理模式利于人事档案的保密工作，但现在随着经济的发展，企业类型不断发展，企业员工层次的多样性不断的发展，这种单一封闭性的档案管理模式已经不能与企业的发展、员工的发展、员工的多样性相适应了。另外，企业档案保存在内部企业人事部门，过分强调保密，一般不对外开放，且手续十分复杂，不能实现各部门之间的人事信息交流，阻碍了人事档案的利用。 　　2.3 档案内容质量不高 　　目前部分企业人事档案存在以下问题许多不规范的地方，使人事档案价值大打折扣。一是档案材料内容不完备。很多企业人事档案的内容不符合国家档案局发布的《企业职工档案管理工作规定》，能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等内容。二是档案材料内容质量不高。企业的人事档案材料多内容空洞，反应个人经历的多，而缺少细致的，讲述员工道德品质、能力专长的少。人事档案造假现象使得人事档案在对人们职业信誉维持方面的作用大大降低。三是档案材料用纸规格不符合要求，书写不规范，字迹不耐久。很多企业现存的人事档案材料规格大小不一，材料用笔不规范，使得档案材料不利于保存，有的档案材料书写字迹潦草，难以辨认，不利于档案的利用。 　　2.4 企业人事档案管理人员素质有待提高 　　良好的综合素质和业务能力的管理人员是做好企业人事档案工作的基础和保证。由于档案管理专业较冷门，全国高校设此专业较少，所以很多企业的档案管理人员是“半路出家”，对档案管理工作缺乏系统的认识，也没有受过专业的训练，工作以后，参加档案管理工作的学习交流机会少，再加之企业人事档案管理工作人员很多位兼职，经常变动，造成了人事档案管理工作基础薄弱，不利于档案管理水平的提高，不能保证档案管理的质量 。 　　3 完善