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关于企业数字档案馆建设几点思考 　　[摘 要]在现代信息社会，企业档案信息日益成为企业与社会的重要资源，如何充分发挥企业档案作用，是企业档案馆面临的一个重要课题。本文在阐述企业数字档案馆功能与作用的基础上，提出了企业构建数字档案馆的几项措施。 　　[关键词]企业档案馆 数字档案馆 　　随着社会信息化进程的不断加快，档案信息资源已成为企业社会活动和经济活动的战略资源，档案作为无形资产的承载者，社会对档案信息资源共享的需求也越来越迫切。而且，计算机技术的发展和广泛应用使档案数字化建设变为现实，从此，企业档案馆作为社会信息资源系统的重要组成部分，加快档案的数字化建设也就势在必行。企业在建设数字档案的过程中，首先一定要深刻了解数字档案馆的功能与作用，然后再根据企业自身的特点和需要，选准切入点和突破口，构建具有企业自身特色的数字档案馆。 　　一、企业数字档案馆的功能与作用 　　所谓企业数字档案馆就是企业通过计算机技术实现档案数字化、存储海量化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化，把分散的、系列的企业档案资源形成集中的、立体式的资源，并加快信息的检索、使用与共享，其功能与作用体现在以下几点： 　　（1）实现企业档案信息共享、推动社会进步 　　企业数字档案馆的建设，会使整个国家的企业档案资源连接在一起成为可能，并通过多种技术手段，实现信息的互通有无，实现资源有机整合，必然能带来社会范围内的信息资源共享。作为知识经济时代基础信息资源的重要组成部分，数字档案馆所承载的企业档案信息对社会的发展起着重要的推动作用。 　　（2）有效宣传企业，提升企业形象 　　品牌成为当今企业持续经营的法宝之一，良好的形象是企业重要的无形资产，作为企业信息资源承载者的数字档案馆，其建设必然能加快企业信息的传播，从而让社会更全面、更深入的了解企业，达到宣扬企业的目的；同时，文化是一种强大的、无形的力量，企业数字档案馆文化建设既能增强企业的凝聚力，促进企业不断进步，又能够实现对外宣传企业文化，增强企业的知名度、美誉度，增强企业的市场竞争力。 　　（3）为企业快速准确提供生产、技术、管理、决策等信息，提高企业管理水平 　　数字档案馆拥有海量的数据资源，不仅涵盖了文件材料，而且还包含各类文献资源、语音、视频、图形图像等等，它每天都在吸收和存储着大量的数据。数字档案馆的一个重要功能就是将海量数据按照一定的规则进行科学的分类，通过高效快捷的检索工具与方法，快速准确地向利用者提供参考依据，为领导做出正确决策提供科学依据，充分地发挥档案服务企业决策、发展的作用。 　　二、 企业档案馆数字化建设的措施， 　　（1）加强企业数字档案馆系统建设 　　加强企业数字档案馆系统建设，主要是加强档案管理系统、数据系统、硬件系统建设。 　　1. 建设强有力的档案管理系统。企业数字档案信息与传统纸质档案的保管和维护方式截然不同，它必须把现实中的纸质的档案资源转化为数字信息资源，这意味着强大的信息录入、分类、维护及安全工作，要保证内容的真实性、完整性、有效性。因此，必须建立文件内容、背景信息、结构信息、元数据信息的组合管理模式。 　　加强企业数字档案馆管理系统建设，更应针对企业自身的部门职能，对形成的各类档案信息进行科学的评估分析、合理规划，全面建设全新的档案管理体系，动态的档案知识积累体系，确保企业档案知识得到及时的收集、归档。 　　2. 建设强容量的数据系统。数据库是企业数字档案馆数据系统的核心和基础，也是企业数字档案馆的灵魂。所谓数据库就是依托先进的信息技术对数字文档包括数字化文件、图片、视频等数字档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体、由独立纵向业务信息系统到横向贯通的电子文件管理系统建设，等集成到档案信息系统的循序渐进过程，把综合数据库的完善提高和企业的二级单位档案数据库网络建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，是企业数字档案馆建设的核心基础。 　　由于数字信息数据具有不同的类型，因此，在数字档案数据库中，应区别对待，科学建设企业数据资源库，实现对各类档案信息的存储，以期获得更好的访问控制和数据安全性。 　　3. 建设强兼容性的硬件系统。数字档案馆一般是集中式的硬件布局，即由集团总部或企业本部服务器组集中存储数据和提供数据管理服务。其广域网范围内的客户机，通过网络访问中央服务器组的形式，来提供档案管理与档案利用服务。数字档案馆包括五大核心服务器群组：应用服务器、文件浏览服务器、数据库服务器、全文检索服务器及流媒体服务器。 　　（2）实现企业档案管理的标准化、规范化建设 　　目前，由于我国长期实行条块侵害的管理模式，普遍存在的现象是企业档案没有统一的标准，有档案馆的企业缺乏统一指导，根据自己的