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國立暨南國際大學 行政單位評鑑報告表 受評鑑單位：總務處採購組 受評鑑年度：99年度 單位承辦人簽章： 紀 美 燕 日期：99年5月14日 聯絡電話：2461 電子信箱：tree@.tw 單位主管簽章： 劉 一 中 日期：99年5月17日 單位簡介 單位特色 、理念： （一）單位特色： 本組業務上，法令要求頗多，自我工作要求亦多，是為本組特色，謹分敘如下： 1.依法行政要求： 總務處採購組職司全校財物勞務採購業務，業務處理均依據政府採購法及相關法令規範辦理，本校亦訂有「國立暨南國際大學財物勞務採購內部作業程序表」作業規範供參考應用。此外，因應各種龐雜的採購標的，採購組更隨時須查詢各種相關法令，更需較一般單位人員具備更強的法律素養，亦需多方涉獵民法、行政程序法、保險法、著作權法、公司法、商品標示法、消費者保護法……，等各種法令相關規範，建構合理採購契約規範，維謢並兼顧本校與廠商權益。 2.人員專業要求： 辦理採購業務入門簡單，惟深入精髓不易，原因在於採購法各種規範繁複，如何運用最得宜方式辦理得適法並有效率，誠屬不易，是以採購法特別建立證照制度，承辦人需具備採購專業人員基本資格，主管除需具備採購專業人員基本資格外，更需具備採購專業人員進階資格，方得適法辦理採購。 3.標準程序要求： 工作流程包含自需求單位提出採購需求簽核起，由本組擬定採購文件、簽辦採購方式及掌握採購時程、製作標單、上傳公告及應付廠商各種詢問、底價簽核作業、開標決標作業、退還押標金、決標公告、製作契約書、協助履約管理、辦理驗收及結算付款、退還履保金及保固金，甚或有履約爭議處理等等；有時第一次無法順利決標，尚需依法重新公告辦理第二次招標作業，亦需逐一細心、耐心成就之。 4.工作精確要求： 採購各階段製作文件需力求正確精準，避免因失之毫釐、而差之千里的窘境，以維護學校整體形象，尤其招標公告及文件內容本組由於已建立主管複核內部控制機制，有效減少修改招標公告情形，或引起廠商誤解，避免忙中有錯之缺失。惟採購規範繁複，標的性質龐雜教育部採購稽核小組每年均會依法抽查本校案件供稽核，稽核結果均僅有零星少許小缺失，並做為本組修正未來其他類似案件參考，力求精益求精，期達零缺點之高難度目標。 5.業務機密要求： 開標前各採購案依法核定底價須以密件處理，決標後依法公開；辦理採購評選相關事項亦須依法保密，於評選後解密；遇有檢舉或履約紛爭等爭議問題亦須注意以密件處理，避免節外生枝，低調處理。 6.及時效率要求： 配合各需求單位各項年度計畫或專案計畫限期採購之需求，採購組一向秉持服務精神，製作招標文件特急件隨到隨辦，急件1~2工作天，普通件3工作天急可完成；並建立明確代理制度，遇承辦人差假，代理人僅可能能協助相關業務順利執行，提高行政效能。（附件1-1；人員業務組織表） （二）理念： 遵循法規對.tw/pishtml/pisindex.html） 綠色生活資訊網（.tw/GreenLife） 優先採購資訊平台（.tw/web2.0/index.php） 本校採購組網頁（.tw/ias） 未來更期望能開發本校各項採購案件管理系統，俾更落實資訊化目標。 2.作業標準化： 總務處採購組各項採購案件，已訂有標準作業流程，並隨時檢討即時更新，供同仁參考應用，以收事半功倍之效。（附件2-1-1,2-1-2,2-1-3：總務處採購組各種標準作業流程圖） 3.人員專業化： 採購組承辦人對於「政府採購法」及其他各項業務之相關法令規範及個案採購標的不同特性皆須熟悉暸解，並依「政府採購法」第95條規定取得專業證照資格；依法承辦人需具備採購專業人員基本資格，主管除需具備採購專業人員基本資格外，更需具備採購專業人員進階資格，目前主管專業能力極佳，更獲教育部（含中部辦公室）聘任為教育部採購稽核小組稽核委員。 4.服務效率化： 採購組業務性質係被動受理全校各單位隨時提出需求之各項採購案，並視各單位緊急程度提供協助，特急件隨到隨辦，亦常需配合各計畫執行期限完成採購；並考量標案特質，提供專業建議，協助訂定合適規範，本於服務及效率精神，即時為最妥適或優先之處理。 5.堅持誠正信實、廉潔自持： 採購業務作為學校內外聯繫之重要橋樑，內部需求透過外部資源取得，對相關同仁之道德標準要求甚高，秉持依法行政精神，誠正信實與同仁及廠商往來服務，應在各種嚴格的法令規範下進行，基本即當遵守「政府採購法」子