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电子文件与纸质档案在管理保护技术上差异 　　摘 要：本文通过对电子文件与纸质档案在载体寿命、 技术寿命、 信息保护等方面的差异分析 ，提出了在档案管理中应注意的问题和解决办法 ，为树立现代档案管理理念、 提高档案管理水平提供支持。 　　关键词：档案 电子文件 纸质档案 差异 　　随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。认真分析比较电子文件与纸质档案的差异，取长补短、互为补充，是一个需要研究的问题。 　　1.载体寿命的差异 　　纸张的寿命取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下，可发生水解和氧化反应，使字迹发生扩散。但只要在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。 　　电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁盘和磁带的支持体——聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、脱落、粘连、磨损、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，是由盘基、记录介质和保护层等部分组成。但是目前构成光盘的碲、硒、碳铝等化合物不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，在激光热效应下易物化变形。由于电子文件载体材料的这些特性使电子文件的寿命比纸质档案的寿命要短得多，一般仅为5—15年。 　　2.环境条件影响的差异 　　2.1温度和湿度影响的差异 　　不适宜的温度和湿度对纸张、磁性载体和光盘均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，使字迹材料发生扩散、洇化现象，从而缩短纸质档案的保存寿命。而电子文件载体受温度和湿度的影响方式截然不同。首先在温度过高或湿度过高的环境下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，且光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会很容易弯曲变形，这些都会影响到激光束的精确定位和数据的读写。其次连接底基和磁粉的粘和剂，在温度过大的条件下会长霉水解，使磁性载体材料变质，直接影响信息再现。但是如果环境湿度过低，在信息输入时片基容易产生静电，吸附空气中的尘埃而损坏磁性载体。 　　2.2灰尘影响的差异 　　对纸张而言，即使灰尘已经对其产生了实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、 产生色斑和霉斑等也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息，使纸质档案的寿命得以延长。而灰尘对电子文件载体的损坏则很难恢复，因为霉菌分泌的酶和有机酸会使磁性载体和光盘数据丢失，使计算机无法读出原始信息；磁盘、光盘表面如果被划伤，记录信息就会被破坏和损毁； 灰尘中所含的化学成分也会不同程度地引起磁盘、光盘的腐蚀、降解，造成记录信息丢失，导致信息不完整。一旦灰尘对电子文件载体造成了损坏，载体上所记录的信息可能会局部丢失，影响了信息的完整性，使原始信息在计算机系统上无法被读出，导致电子文件失去了保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义。 　　2.3外来磁场和机械震动影响的差异 　　磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，但它能使电子文件的磁性涂层发生消磁或磁化，从而破坏记录信号。因为电子文件的载体材料是磁性物质和光盘，磁性物质中的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，但它极易受外界磁场的影响。当外来磁场作用于磁性载体时，它能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，从而影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。 　　2.4光线和有害气体影响的差异 　　光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，从而缩短纸质档案的保存寿命。而有害气体和光线，特别是紫外线，对电子文件的破坏力更大。二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性的有害气体，在一定条件下，会腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。 　　3.技术寿命的差异 　　纸质档案信息记录到载体后，就可以脱离其技术手段、书写方法而独立存在，它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。只要注意温湿度等环境条件，不使其发生化学反应，没有天灾人祸，就可以使其长期保存。 　　而电子文件整个生命周期都离不开产生它的设备技术环境。由于电子文件对计算机系统的依赖性，使IT 技术的发展对档案资料的存储期限也产生了重要