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人事档案管理与现代网络系统接轨必然趋势与对策 　　摘要：为了加强对人事档案的规范化、科学化管理，必须与现代网络系统接轨，提高档案管理的服务意识，升级档案基础设备，采用和提高现代化管理手段与水平，这是信息化管理的必然趋势。 　　关键词：人事档案管理；网络化；对策 　　中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号： 　　 一、目前人事档案管理现状及对策 　　档案资料既是历史的积淀，也是社会发展的真实记录和不可或缺的信息资源，因此，档案资料的管理尤为重要。但是目前人事档案管理尚存若干问题，亟待思考和解决。 　　 （一）档案材料缺失 　　收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。现各企业管理的人事档案，普遍存在档案材料缺少现象。造成档案材料缺漏的原因主要有三方面：首先，由于人事档案材料形成涉及的部门较多，收集范围较广，在相关规章制度尚未完善时，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门；其次，人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置，档案管理者缺乏收集意识，没有通过档案材料归档制度的建立，积极主动去收集材料，而是坐等档案形成部门把材料送上门，发现材料缺少而及时补全的力度不够，破坏了人事档案材料的完整性 　　；最后，对档案材料的缺漏进行核查的工作量较大，重复性的脑力工作多，占用档案管理人员相当大部分的工作时间与精力，难免出现“漏检”现象。 　　 （二）档案内容空泛 　　按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力、科研领域、研究成果等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个职工的个性，使档案的利用价值度大大降低。奖励材料严重缺少是人事档案一直难以解决的问题，主要原因有：奖励材???涉及的归档部门较多，有科技类、人文类、学术类等，收集的范围和难度较大；许多奖励材料只有个人保存的荣誉证书，在个人对人事档案的重要性意识还不够强的情况下，很难做到个人自觉移交奖励材料，而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。造成人事档案利用价值不高。 　　利用信息化技术，策划建设一个B\S 网络系统架构的职工奖励登记信息平台。信息平台的理念在于：职工可通过Internet 填写自己的荣誉、奖励等信息，间接地将人事档案第七类“奖励”类别进行信息补充。信息平台建立的优越性在于：从广大使用者角度看，让职工合理地认识个人档案，改变人们以往对档案神秘性的印象，教职工对自身奖励方面内容的补充，能从主观方面提高个人对人事档案的重视程度，使个人形成归档有责的意识；从档案管理人员角度看，信息平台的建立，在丰富个人信息的同时突出了职工的个性，从以人为本的思想出发收集奖励的信息数据和实体材料，大大降低了材料收集难度，提高了工作效率，同时为挖掘档案材料的价值性提供原始数据。 　　 （三）信息化管理水平不高 　　由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高；而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。现使用2001 年由省委组织部研制的基于C\S 系统架构的“干部档案目录管理系统”，基本满足当时信息化管理的要求，但随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。以信息化推进档案资源整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。三者共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。 　　 二、档案管理与网络接轨的相应对策 　　人事档案管理工作与网络系统的结合趋势给目前的档案管理工作提出新的要求，只有对原有的管理工作思维更新换代，才能使人事档案发挥出应有的服务价值。 　　 （一）重视档案人才培养，提高档案管理水平 　　信息时代的到来和广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管，档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础，还要注重提高综合素质和业务技能。只有不断拓宽知识面、熟练运用计算机技术，才能适应新时期的档案管理工作。因此，档案管理部门要重视加大对专兼职档案管理人员的教育培训力度，针对不同水平的档案管理人员，制定不同的学习培训形式，积极创造条件，通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式，帮助专兼职档案管理人员开阔眼界、提