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浅析现代电子信息技术在档案管理中应用 　　摘要：档案作为历史的宝贵资源和信息资源，在企业的发展中发挥了重要作用。随着网络技术的快速发展，为档案工作的现代化管理提供了良好的发展契机。本文通过对电子信息技术在档案管理应用与科学发展进行了论述，并提出了电子信息时代档案管理工作急需解决的问题。 　　 关键词：档案管理；现代电子信息技术；应用 　　Abstract: as a historical archives the precious resources and information resources, in the development of enterprises has played an important role. With the rapid development of network technology, for the modernization management of archives work is a good opportunity for development. This article through to the electronic information technology in the archives management application and scientific development were discussed, and put forward the electronic information age file management problems needed to resolve. 　　Keywords: file management; Modern electronic information technology; application 　　 　　 　　 中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号： 　　前言 　　 档案信息化源于现代档案事业发展的需要。昨天的文件已成为今天的档案,今天的电子文件将会成为明天的数字档案。档案信息化推动了档案管理的深刻变革。电子记录归档保存、馆藏档案数字化以及档案信息网络化服务已成为社会发展的主流趋势。档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分,正面临着信息化时代的巨大挑战。档案工作不再延续大量的手工操作,而是借助于计算机实现结合手段。档案的收集、整理、保管和提供利用的传统方式不仅难以适应快节奏、高效率社会发展的多元化利用要求,而且也难以保障信息化时代档案信息的收集、管理和永久保存工作的有效开展。因此,档案工作者需要转换思维方式、改变传统观念,在传统档案管理模式上探索如何创新。 　　 一、电子文件的概念及其主要特点 　　 电子文件是指由计算机直接产生并处理的、以计算机硬盘存储、磁盘和光盘等物理存储介质为载体的所有相关文件。电子文件是数字化信息技术的产物，它在计算机中形成并得到处理，其信息形态是数字化的，其归档后即形成电子档案。它主要包括文本文件、程序文件、图形图像???件、数据库文件等。电子文件与纸质文件相比很大区别，主要表现在以下几点： 　　 一是电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，与传统直观的纸质文件不同。 　　 二是电子文件具有非直读性，需借助计算机设备才能进行阅读与利用，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。 　　 三是电子文件信息与载体的可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；可以实现计算机信息化网络共享和传输，而不像纸质文件一样，受时间和距离的影响较大。 　　 四是电子文件资源共享的方便快捷与信息的不安全性。电子文件的保存主要与保存设备或介质存放环境的温(湿)度、防磁性以及计算机存储系统本身的安全性能有关；而纸质档案保存条件和环境主要与保存场地的要求有关。 　　 五是电子文件的可转换性。电子文件可随时转换成为纸质文件。 　　二、电子文件管理与传统档案管理的不同 　　 电子文件管理与传统档案管理的不同之处如下： 　　 其一，电子文件产生后，可在允许的情况下进行随时更改，并最终存贮于计算机、磁盘或光盘中，采用档案管理信息数据进行代替，它的整个管理过程与计算机系统密不可分。电子文件进行归档，可以采用磁盘、光盘或移动存储工具进行移交，也可以通过网络进行，其整个接收管理过程有可能是交错进行的；而传统档案工作全部以纸质文件材料为工作对象，进行纸质文字信息存储，文件的归档立卷工作是档案管理流程的起点，也是文档工作和档案管理的结合点，文件形成付诸实施后，由各工作部门收集初始文档进行立卷，并交由档案部门管理，其管理过程相对滞后。 　　 其二，电子文件由于其电子文件信息与载体可分离的独特性，它可以通过