煤矿企业物资管理中心电子采购系统构建初探.docVIP

煤矿企业物资管理中心电子采购系统构建初探 【摘 要】随着网络时代的到来，煤矿企业也期待能采用现代化的信息技术手段解决公司在采购方面面临的瓶颈问题。建立一个电子化采购平台，这是目前众多煤矿企业在供应链管理改进上的一个重要趋势。本文就这一问题进行了初步的探讨。【关键词】煤矿企业；物资管理；电子采购系统任何企业的正常运转都离不开原材料和消费品的采购。高效的采购流程，低廉的采购价格，是公司提高竞争力的根本。而对于煤矿企业的物资管理部门来说，所进的物料成本占据了整个企业成本的一大半。采购是煤矿企业非常重要的一环，它的运转情况直接关乎其他部门如销售和生产部门的经营状况。一、煤矿企业物资管理中心建立电子采购系统的必要性采购工作主要为煤矿企业提供正常生产所需的各种各类的材料，而采购管理则是对采购过程的组织、控制、监督和实施的过程。企业的采购工作量较大，工作也较为繁琐，因此采购人员很容易被外来因素所干扰，采购人员往往仅对采购物资的数量和价格以及送货时间有所要求，很少有精力去对供应商市场进行调查研究，更谈不上建立企业的稳固、高效和低成本的供应链，因此往往会出现很多送货供应商是一锤子买卖的生意。外部市场竞争的加剧和环境的变化，对企业的采购管理提出了更高的要求。第一，国际市场对原材料的紧缺导致了煤炭价格的上升，在这种形势下，必须要和供货稳定的供应商建立长期战略伙伴关系。第二，随着公司生产模式改变，生产效率提高，生产周期缩短，煤矿企业的生产持续性不能因为物资原料的供应不及时而影响生产，企业需要建立一个有流程、有规则的采购流程体系来支撑整个煤矿企业的生产。第三，由于煤矿企业的安全特殊性，原本需要在矿仓库设立必备的库存用以应急突发事件，但物资储备成本也会随着各种材料的增加而增加，这与物资供应中心所设立的目标不相符，因此对于材料的供应及时性提出了要求，也给采购人员增加了压力。第四，煤矿企业的生产的增速也容不得用原来慵懒的工作方式来处理工作，它时刻要求信息的及时性和迅速性，特别是若出现了安全事故，如果耽误了时机，后果将不堪设想。总之，为了应付煤矿企业的突发事件的发生，应当改变原有传统采购业务流程，优化企业资源，提高企业核心竞争力，实现从煤矿需求到物资部门及时解决需求的一体化管理。为了煤矿用料在各个环节上实现管理的可控性，公司必须引进高效的信息采购系统优化企业结构，提高企业运转速率，改善效率低下和信息不流畅的状况，使得企业资源利用最大化，整体利益最大化，实现公司的整体提升。二、煤矿企业物资管理中心电子采购系统模块的构建笔者结合自身的工作实践，通过对采购业务的分析研究，结合工作单位自身特点，设计了采购业务的基本业务流程，其中在流程模型中，采购部门必然是其中的主体，它负责采购的订单管理、合同管理、收获管理以及招投标管理等业务。1.采购订单数据处理模块。当采购计划到达采购员处理工作界面时，如果物料信息在系统已有原先维护好的供应商，则有协议供应商继续供货；如果是新产生物料或价格波动较大的物料，则需采购员进行招标工作。招标内容一般通过电子采购系统传递给供应商，供应商在经过研究后将合理的价格发于采购员。这样采购员根据合格公正的原则进行筛选合适的供应商，进行三方甚至多方比价，最终确定供应商后，制定采购订单。采购订单通过物资供应中心领导的三层审批后，便可通知确定供应商进行送货，同时便可与供应商制定供货合同。2.招标、投标管理模块。这个模块的功能主要是对供应商的筛选过程，采购人员将矿区队所使用的材料通过互联网在电子采购系统上发布后，供应商可以登录系统检索自己所能提供的物料报价，经系统管理员同意后，提交标书，参与几家的价格角逐。当合适的供应商提供标书完毕后，竞标工作开始。采购人员根据选择价格合适，高信誉供应商的原则，最终确定中标单位。当中标者被选定后，系统向其他供应商发出竞标结束信息，并将竞标结果公示在系统上，这样可以使供应商更加公正、公开的竞争。招投标管理模块分为：发布招标公布、招标文件维护、招标文件提交、招标问题澄清、投标问题澄清、招标中标公告。3.合同管理模块。在制定好采购订单后，采购员便可以找中标的供应商签订采购合同，内容包括交货时间、有效期限、包装物、责任违约等内容，一式三份，需由物资供应中心审计科的签章和供应商的业务合同章以作证明。合同管理模块包括：新增合同管理、合同卡片管理、合同分批交货管理、合同变更协议管理、合同保存管理、违约合同管理。4.采购到货管理模块。当对采购订单进行收货处理时，采购人员应先查看系统上的采购订单是否经过几级批准后通过，若通过，便可开具到货通知单，然后通知质检部门进行验货，并将到货数量结果自动反馈到相应的采购订单中。对于检验合格的物品，保管员可将物资进行分类排放完成分配入库工作，自动生成相应入库单，并将入库单号记录在到货单上的入库单号信息栏中