JD—EO-03-行政办公室主任.docVIP

管理岗位职责说明书 编号：JD-EO-003 第一部分 职 位 概 要 职位 名称 行政办公室主任 管辖 范围 行政办公室 部门 行政办公室 职级 1级 直接 上级 总经理 管理本职位的 其它上级部门 副总经理 下属 行政秘书、审计主管、驾驶员 其它 主要 相关 的部 分及 岗位 财务部、市场营销部、人力资源部、餐饮部、工程部、客务部、保安部 职位 描述/ 目的 协助总经理做好行政办公室管理，负责酒店对外联系、协调工作，负责酒店各类经营许可的申请、年检等手续。 关 键 职 责 范 围 业务管理 1. 负责并起草对外各类文件 2. 负责会议的安排并编写会议纪要 3. 负责车队的管理 4. 负责相关投诉 5. 负责酒店各类经营许可的办理 二、行政管理 1. 日常管理工作 2. 服务质量管理 3. 接待 4. 安全与保卫 三、沟通与协调 特 别 提 示 1. 贯彻并执行总经理的工作指令 2. 做好酒店对外行文的把关 3. 工作讲求高效，程序指定的精确，业务分工明确，重视过程中每一环节 4. 建立健全酒店的规章制度和服务质量管理检查体系 5. 贯彻“对员工负责、对客人负责、对上级负责”的管理理念，以此做为总经理办公室工作的指导方针。 制订人 日期 修订人 日期 第二部分 职 责 职 责 工作内容 业务管理 1. 负责并起草对外各类文件 2. 负责会议的安排并编写会议纪要 3. 负责车队的管理 4. 负责相关投诉 5. 负责酒店各类经营许可的办理 二、行政管理 1. 日常管理工作 2. 服务质量管理 3. 接待 4. 安全与保卫 三、沟通与协调 ·按照总经理的要求，负责起草综合性业务及行政工作规划、计划、报告、总结、请示、通知等公文函件，并审核签发前的文稿。 ·全面负责办公室的日常工作，做好酒店各项综合性工作和行政管理工作，建立和健全酒店行政管理制度。 ·负责收集、综合、编发酒店内部信息，做好上传下达，承上启下的工作，为总经理决策提供咨询，当好参谋。 ·负责抓好酒店文书档案的收集、整理和归档工作，经常督促检查落实情况，抓好总经理室精神文明建设。 ·负责组织有关人员做好公文收发、打字、文印、通讯以及文书档案的管理和印章的使用。 ·汇总各部门的规章制度，制订全酒店的规章制度和规定，会同有关部门检查各项工作的完成情况，做好综合统计工作。 ·认真做好总经理秘书的工作和其它交办的工作。 ·组织安排业主会议、总经理办公会议及其他重要行政会议，做好会议前的安排准备。 ·做好会议纪要，认真存档，并检查各业务部门贯彻执行情况。 ·负责酒店行政用车的调配使用，负责车队的管理。 ·负责车辆的年检、保险等相关手续。 ·负责车辆的维修、保养。 ·负责做好来信来访的有关工作和处理客人向总经理室的投诉。 ·草拟有关客人投诉的回复。 ·负责酒店各类经营许可的办理和年检工作。 ·负责办公室工作人员的招聘。 ·负责办公室工作人员的业务培训，加强业务指导和考核。 ·负责办公室工作人员的评估。 ·负责办公室的整体管理和工作布置。 ·按时提交至业主方、管理公司及其它部门的工作总结、汇报、请示等。 ·制定总办的规章制度、工作流程、培训计划并组织实施。 ·确保每位员工在工作中严格执行财务管理制度。 ·负责总办的财产管理，拟定各项设备的添置、更新和改造计划。 ·负责部门的服务质量工作，对所有辖区有直接管理的责任。 ·确保总办工作人员执行酒店的服务质量管理规定，对客人、对领导、对员工都能提供优质服务。 ·将宾客意见书及宾客满意度调查的内容在24小时内及时处理完毕并给予反馈。 ·认真贯彻落实《员工待客基本行为准则》，切实提高服务质量，从而维护酒店的形象，提高酒店的声誉。 ·负责重要客人的接待安排。 ·做好业主方和管理公司重要客人到店前的房间检查工作。 ·做好业主方和管理公司重要客人用餐前的安排。 ·提醒酒店领导亲自参与的贵宾接待活动。 ·确保所有员工熟悉消防报警程序，会自救、逃生。并了解在疏散过程中，人的生命最重要，放在第一位；其次，保护和抢救公共财产。 ·协同保安部做好相关调查工作。 ·配合酒店保安部随时对总办所属管辖范围的安全问题进行检查。 ·遵守政府相关的政策与法规。 ·在总经理的领导下，协