SD-I-CX-1文件控制程序.doc

编号：CHJ-IP-CX-1 版本号：A-0 分发号： 文件控制程序 编制： 知识产权部 签字： 审核： 管理者代表 签字： 批准： 总经理 签字： 2016年4月6日发布 2016年4月6日实施 1目的 为了对知识产权管理体系运行中使用的文件进行有效控制，确保文件的适宜性和有效性，确保公司各职能部门和场所均使用相应文件的有效版本。 2适用范围 适用于本公司知识产权管理体系受控文件、外来文件的控制与管理。 3术语和定义 3.1本程序的知识产权管理体系受控文件（以下简称受控文件）包括知识产权管理手册、知识产权程序文件、知识产权制度文件。 3.2知识产权管理手册是依据国家标准《企业知识产权管理规范》，结合企业的特点及实际，遵行“准确、可行、实效、系统、简明”的原则，明确公司知识产权管理方针，详细描述公司知识产权管理体系的纲领性文件。 3.3 知识产权程序文件是指针对知识产权管理体系，为进行某项活动或过程所规定的途径和方法形成的文件。 3.4知识产权制度文件是指针对企业的性质、经营目标、市场策略、技术开发与国际国内法律环境等因素，对企业的知识产权加以分析、评估、融合所建立的一套经营管理和法律保护制度的文件。 3.5外来文件是指国家、省、市政府及各相关职能部门颁布的行政决定、司法判决、律师函件。 4职责 4.1总经理负责批准发布受控文件。 4.2管理者代表负责组织编制、审核受控文件。 4.3行政综合部负责公司受控文件的发放、回收、作废、销毁、借用、复印、保存工作。 4.4知识产权部 4.4.1负责主导公司受控文件的编制、更改工作。 4.4.2负责获取、保管外来文件。 4.5各职能部门负责协助知识产权部编制受控文件。 5程序 5.1受控文件程序 5.1.1受控文件总体要求 A）受控文件封面页上需注明文件编号、版本号、分发号、受控文件名称、编制、审核、批准、发布日期、实施日期、公司名称。 B）受控文件页脚：正文页面底端居中位置设置页码。 5.1.2受控文件的标识 A）受控文件的编号 知识产权管理手册编号：SD-IP-SC 知识产权程序文件编号：SD-IP-CX-□□□ 知识产权制度文件编号：SD-IP-ZD-□□□ SD：。。。。知识产权代理有限公司的缩写； IP：知识产权的缩写；SC、CX、ZD：知识产权管理手册、程序文件、制度文件的缩写；□□□：流水号，流水号自数字1起始，依次为1,2,3,4,5……。 B）受控文件的章印 受控文件加盖“受控”章印；作废文件加盖“作废”章印。 5.1.3受控文件的编制、审核、批准 管理者代表组织相关部门，以知识产权部为主导，各职能部门协助编制受控文件，经管理者代表审核，总经理批准后发布。 5.1.4受控文件的发放、回收 A）由行政综合部确定发放范围，填写《受控文件清单》，行政综合部根据发放范围及份数统一制作发放受控文件，注明分发号，发放时由收文部门或人员在《文件发放/回收记录表》上签字确认，以保证需要的场所得到相应受控文件的有效版本。 B）受控文件自发布之日起生效。 C）受控文件如出现缺页、破损、字迹模糊等，受控文件使用部门或人员须向行政综合部申请补发，分发号不变，行政综合部统一收回并填写《文件发放/回收记录表》。 D）受控文件丢失时，由丢失人向行政综合部申请补发，行政综合部发放时给予新的分发号并填写《文件发放/回收记录表》，原受控文件作废。 5.1.5受控文件的使用 受控文件使用部门或人员保持使用文件清晰、完整，任何人均不得在正式文件上加注标记，书写文字、符号等。 5.1.6受控文件的更改 A）受控文件的更改方式包括换版和修改，修改次数达10次以上或有重大变更时即可换版。 B）受控文件修改时，由使用部门或人员填写《文件更改申请表》，向行政综合部提出更改的请求，由管理者代表审核，总经理批准后更改。 C）受控文件换版时，由行政综合部填写《文件更改申请表》，由管理者代表审核，总经理批准后更改。 D）受控文件的更改由管理者代表组织相关部门，以知识产权部为主导更改受控文件，文件更改时知识产权部填写《文件更改记录表》。 E）更改后的受控文件经管理者代表审核，总经理批准后，由行政综合部根据文件发放范围发放并填写《文件发放/回收记录表》，用更改的有效受控文件撤回作废文件