第4讲域、邮件合并和修订应用.ppt

域、修订 一、域 域是[文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信封、标签的]占位符。 案例 域操作 【Shift】+【F9】：域代码与域结果的切换 插入域，快捷键【Ctrl】+【F9】 更新域：【F9】 常用域介绍： Page：页码 =表达式： Date：当前日期 Time：当前时间 Includepicture：插入图片 Stylerelef：插入指定样式的文本 一、邮件合并 邮件合并的引入 同时给多个人发送邮件，如答复邮件、邀请邮件、祝福邮件，这些文件的大部分内容基本相同，只是其中一些数据不同。为提高工作效率，减少重复工作，使用Word提供的“邮件合并”功能。 制作邮件、请柬、工资条、成绩单等 邮件合并 操作步骤： 制作主文档、数据源文件、打开工具栏：“工具”|“信函与邮件”|”显示邮件合并工具栏“ 链接数据源 单击【设置文档类型】，选择“信函”； 单击【打开数据源】，选择数据； 单击【收件人】，选择具体数据 3. 插入域 光标定位；“插入域”按钮操作 4. 查看结果 【查看合并数据】按钮；记录显示 5、形成新文档 形成新文档： 合并到文档： 合并到打印机 合并到电子邮件 合并到传真 【合并到新文档】 在主文档中使用Word域作用：在邮件合并时，输入一些数据源中没有的信息；或根据限制条件决定是否插入一些特殊的信息。如根据数据源中性别“男/女”来体现先生/女士。 【插入word域】|【if…then…else】，打开if对话框。 例2、准考证的制作（含图片） 图片域的插入、显示、更新操作 将光标定位于贴照片处单元格内，按“Ctrl+F9”来插入域，在大括号内输入：INCLUDEPICTURE ，继续按 “Ctrl+F9”来插入域，选择图片字段。之间用空格分开。 显示按钮，选中内容，按F9显示当前记录所对应的图片。 注意： 图片在数据源中存放的是路径，例如：E:\\职工信息\\001.jpg，注意这里是双反斜杠 如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。还不行，你只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。 例3 制作职工工资条 合并后的文档是一页显示一条记录，若一页显示多条记录，可设置文档类型为“目录”形式 当数据源中的数据是小数时，合并后的数据将显示双精度浮点数，还原方法：将该域选中，按Ctrl+F9，插入一个域，在该域内开始位置输入=，可以还原数据源中的数据格式 格式修饰：\* mergeformat 二、修订 批注与修订是审阅他人文档的两种方法 作业: 完成校园一卡通的制作 * 绍兴文理学院计算机中心 * 绍兴文理学院计算机中心 * 绍兴文理学院计算机中心 * 绍兴文理学院计算机中心 * 绍兴文理学院计算机中心 目录 索引 页码、总页数 打印日期、储存日期、编辑日期 作者、文件名等 收信人单位 姓名等 Page ? * Page ? * 邮件合并的原理 邮件合并过程中，要使用两个文档，一个是主文档，为信函或报表中共有的内容；另一个是数据源，为变化的数据，如姓名、部门名称等。合并时将主文档中的信息分别与数据源中的每条记录合并，形成合并文档 。 支持：Office数据列表、Word数据源、Excel工作表、Access工作表、Htm文件 邮件合并的操作方法 向导法 “邮件合并”工具栏 例1：邀请函 尊敬的姓名： 出版社推荐您的著作《作品 》参加全国精品教材 评选，请于近日回复具体的申报材料。 教育部教材编写司 2011年7月 姓名 作品 通信地址 出版社 邮政编码 联系电话 张力民 C 语言编程 北京大学 清华出版社 100003王东升 Flash动画制作 上海869信箱 人民出版社 210008马 莉 计算机网络 昆明研发中心 教育出版社 600001 7654321 尊敬的张力民先生/女士： 清华出版社推荐您的著作《C 语言编程》参加全国精品教材 评选，请于近日回复具体的申报材料。 教育部教材编写司 2001年7月 尊敬的王东升先生/女士： 人民出版社推荐您的著作《Flash动画制作》参加全国精品教材 评选，请于近日回复具体的申报材料。 教育部教材编写司 2011年7月 尊敬的马 莉： 教育出版社推荐您的著作《计算机网络》参加全国精品教材 评选，请于近日回复具体的申报材料。 教育部教材编写司 2011年7月 办公组合软件 主文档文件 数据源文件 ①设置文档类型 ②打开数据源 ③收件人 ④插入域 合并到新文档 合并到打印机 合并到