WORD中如何进行邮件合并PPT.pptVIP

邮件合并 在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。 三、邮件合并的三个基本过程 1、建立主文档 主文档就是固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。 2、准备好数据源 数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 3、把数据源合并到主文档中 有3种途径可以使用“邮件合并”功能：“邮件合并”向导，“邮件合并”工具栏，高级用户可以使用“邮件合并”域。 实例演示 一、录取通知书 1、准备数据源 数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。如Excel表格、VFP或Access数据库。如果没有现成的数据源，可以重新建立。 2、创建主文档 （1）启动Word2003建立《录取通知书》主文档，效果如下。 （2）单击“邮件合并”工具栏中“设置文档类型”按钮，打开“主文档类型”对话框，从中选择“文档类型”为“普通Word文档”。 注： 如果“文档类型”为“普通Word文档”，那么数据源每一条记录合并生成的内容的后面都会有“下一页”分节符，每一条记录所生成的合并内容都会从新页面开始。 如果为了节省版面，可以选择“目录”，这样合并后每一条记录之前的分节符为“连续”的。 3、利用“邮件合并”生成新文档或直接打印 （1）单击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮，弹出“选取数据源”对话框，选择第1步制作的“录取通知.xls”文件，单击“打开”按钮，打开“选择表格”对话框，从中选择数据所在的工作表，然后单击“确定”按钮。 （2）将光标定位于文档的“同学”前面，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，分别选择“域”列表框的“姓名”，然后单击“插入”按钮。重复操作，插入其他的域。 （3）单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“合并记录”为“全部”，然后单击“确定”按钮，生成一个合并后的新文档。 实战演练时间自选1：通知书制作提升1：请柬制作 目录的编制 主要操作步骤： 操作步骤1：设置页码 操作步骤2：设置标题级别 操作步骤3：插入自动目录 操作步骤4：更新自动目录 操作步骤1：设置页码 根据文档不同部分的页码设置需求，插入分节符，使文档形成若干部分—节，然后为不同的“节”分别设置页码。 1、将光标定位于需要开始编页码的页首位置。 2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击选中“下一页”单选钮。 3、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处。 4、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作： ①单击“同前”按钮，断开同前一节的链接。 ②单击“插入页码”按钮，再单击“页码格式”按钮，打开“页码格式”对话框。 ③在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。 ④单击“关闭”按钮。 本例的文档结构： 第1节扉页和第2节摘要、目录部分没有页眉。 正文第3节和第4节的首页没有页眉，奇数页页眉为章名，偶数页页眉为论文题目。 在页脚中间设置页码：第1节没有页码；第2节的页码格式为“I，Ⅱ，III，…”，起始页码为“I”；第3节和第4节的页码格式为“1，2，3，…”，起始页码为“1”。 操作步骤2：设置标题级别 在大纲视图下为文章设置各级标题。大家可根据自己的需求设置标题级别，所有设置了级别的标题都将在目录中显示出来。 操作步骤3：插入自动目录 各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。 操作步骤4：更新自动目录 哈现代服务职信息技术专题培训 OFFICE技巧家族 WORD EXCEL 主讲人：巩俊妍 同学： 你已被我校 （专业部） 专业录取，学制 年，请于 至 持本通知书到我校报到。 哈现代服务职 2