档案工作的方案.docx

档案工作方案 一、概述 档案指的过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。在当前社会信息化浪潮中，产生大量的各种形式的的信息记录，包括电子文件或非电子文件。 建筑设计研究院完成的设计项目有多项，本院主要方向可分为三大类——概念性规划设计方案，住宅小区和办公楼及其他公建项目。形成的主要文件是大量图纸资料（CAD）和文书资料。工程图纸档案是设计人员的智慧结晶，是设计单位的宝贵财富，只有妥善保管这些档案，才能有效利用。 归档文件，必须遵循档案自然形成规律，完整、准确、系统地反映本单位工作和业务活动的真实面貌的原则，管理应遵循档案管理的一般规则，又要有图纸管理的特点，二者必须兼顾，总体建立档案工作的方式是要求，区别不同类型档案的保存价值和内在的有机联系进行整理立卷。? 二、工作目标 把现有的文件系统的组织成科学的、合理的案卷，对形成的各项文件进行有效合理的管理，保证工作中及时高效的提供利用。公司现有的档案主要是图纸资料（CAD）和文书资料，所以目前的档案工作主要任务是对纸质文件进行分类和编目，规范资料的归档工作，提高利用准确度。 随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在，档案资料的数字化、光盘存储、计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势。数字化的档案工作，目标是实现档案管理工作真正为企业各项建设服务的宗旨，提高档案质量，更好的实现档案整理和档案利用，达到档案管理标准化、规范化。其中档案整理又包括档案著录和立卷整理，而档案利用包括档案的查询、借阅、编研、保管和统计，最终实现档案管理从整理到编研的管理过程现代化，效能全面化。 对电子文件档案主要进行软件管理，实现规范的计算机（数字化）管理，最终目标是实现网上归档与利用，其主要的准备工作是编写材料检索式与项目相关说明，采用档案管理系统可识别标记，实现档案管理的电子化网络化，大体上是指：对图文资料的分类、归档、查询和检索、借阅归还、统计打印等管理，把传统的工作方式转化成网络环境下的材料收集和利用。 采用档案管理系统主要是方便机关、单位、公司的档案管理。当我们的档案数量达到一定的数量后，档案的管理形成一个问题，我门需要及时的找到所需的档案，需要很容易的了解档案的一些基本数据，但这些如果没有一个好的软件来管理，是很难办到的，一个专门管理档案的软件，需要将报表数据导入普通用户手中，如最简单的Excel中，提供利用。软件包括如下管理项目：档案柜录入编辑、档案类别录入编辑、档案管理、档案借用及归还管理等。基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。? 三、主要任务 ????（一）档案管理准备工作 ????准备条件： ????1.基础设施包括硬件、系统软件、网络环境等。? ????2.应用系统应以“收、管、用”?为建设核心。 ????3.资源库应包括目录资源库、图纸资源库以及文本资源库。 ????4.规范化管理体系：建立数字档案馆的相关制度、工作流程、管理办法等。? ????5.安全保密体系:建立电子档案的安全保障体系,保证电子档案的完整性、真实性、有效性。 ????内容主要包括：档案数据录入（收集）、整理、立卷、归档、保管、统计、查询利用、全文检索、主题词标引、数据导入导出、报表打印、数据统计等。（各项登记表格规范参看附件一） ????（二）档案库房管理 ????库房管理主要包括档案的入库管理、出库管理、档案归还和档案库房的温湿度度等工作。如果条件允许，在安装了温湿度自动采集系统的环境下，系统还可以自动把采集到的数据输入到数据库中，方便监控管理，然后对文件的温湿度，灰尘量进行调节。其主要的工作方向是保证档案文件材料的质量安全，实现长期的保存目标。 ????（三）档案管理（具体要求参看附件二） ????1、文书档案管理 ????主要是在各项工作环节中形成的文字材料，基建方面主要包括方案说明书、概算书、设计说明书等其他往来文件，都是在归档工作中不可忽略的重要材料。收集的主要方向是有关本机关只能活动的文字材料、办毕的公文、有查考利用价值的材料、因业务关系形成的重要洽谈文件。 归档要求：必须做好文件的种类、份数以及文件的页数等描述性文字；做好案卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考工作；案卷必须是系统排列的，字迹要求符合耐久性原则，往来文件中所含的公文必须是正式生效的公文。 ????2、工程图纸管理 ????工程图纸在基建档案管理中也是一重要部分，基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归