乡镇档案管理及作用.docVIP

乡镇档案管理及其作用 首先了解一下什么是档案室及其职责、作用？ 档案室：是机关、团体、企业事业单位统一管理本单位档案的内部组织机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。 档案室工作，它为本单位服务，是机关工作的组成部分、是提高行政工作效率的必要条件、是国家档案事业组织系统的基层组织、是档案馆工作的基础。所以说档案室不仅为本单位服务，肩负有为国家档案馆积累和输送档案文化财富的职责。它的双重性质决定了档案室工作是国家档案工作的基础。 我县乡镇档案室的现状：有档案室的有1、2个，大家能想象到咱们档案馆有没有乡镇档案，档案室是积累和向档案馆输送档案的，在撤乡并镇的时候，我们及时收集回撤消乡镇的现有资料，我们档案局进行了义务整理，三个乡镇整理出不到一组铁皮柜的档案。有好多人到县档案馆想查阅乡镇档案都是满怀希望而来，失望而归。就拿婚姻登记档案来说，民政局几年从乡镇民政所收回，最后交到咱县档案馆，有些乡镇从70年代开始有存根，大多数乡镇从84年或85年开始有存根，还有1、2个乡镇9几年的婚姻登记存根一年只有一本或两本，大家都知道前几年办独生子女证、转户、现在办房产证，还有涉及到保险赔偿、配偶继承财产等都要出具原始婚姻登记证明，可是咱们的档案工作没有做到位，令好多利用者无法从中受益。得到很好的利用，归根到底是档案室没有成立，使基层档案流失严重，所以说从咱县的现状来看，要求各乡镇成立档案室迫在眉睫，是很有必要的。 二、成立档案室的硬件建设：有一个要求做到“七防”措施 首先：从建筑上考虑几点，防窃、防（虫）鼠、防光、防有害气体、防尘、防火、防潮、防高温。 （一）档案室库房的选择：（也就是建筑要求） 1、位置选择，不能紧挨灶房或潮湿的地下室。 2、设施上，要有耐火、防盗的门窗，楼房要考虑承重项能。 3、大小上，要有一定的发展空间。 4、档案室要与查阅室分开。 （二）档案室内的配备 1、铁皮柜或密集架 2、防磁柜（必要时光盘、磁带） 3、温湿度仪 4、灭火口 5、空调 6、窗帘 7、有条件的需配备吸尘器 查阅室 1、目录柜、放置检索目录 2、复印机 3、电脑 4、条件好的要有扫描仪 （三）档案室库房的布置、排列 1、高湿度应距地面1.5m，距档案柜（架）0.4m的通风处安装。 2、空调安装位置出风不应直接吹向档案。 档案的排放与编号 1、档案柜的排放。 a、便于档案的运送、空气流通，行距不应少于0.8米，主要通道应正对库房门，动刀宽度在0.8米--1.5米。 b、档案柜应垂直有窗的墙面摆设，避免自然光直射档案，也便于通风降温。 c、柜架不应紧靠墙壁，柜架与墙之间的距离在10厘米以上。 档案柜的编号：档案柜应统一编号，有利于管理和调卷。编号办法是：从门口起，自左至右编柜架号，一条龙编号，每个柜自上至下编格号。 （四）档案的入库与排放入柜 档案入库要检查求：要做到便于检索和利用档案又要便于安全保管。 1、档案室在接收档案时，以下几个方面对案卷质量进行检查： a、立卷：检查卷内文件材料是否分清了年度、问题，是否保持文件材料之间联系。 b、卷内文件排列：是否保持文件之间最密切的联系。 c、卷内文件编号：有无重漏现象 ，页码是否正确。 d、卷内目录：必须格式规范，填写符合要求。 e、案卷封面：格式规范，填写符合要求，其中重点检查案卷题名，看其结构是否完整准确，概括而具体的揭示了卷内文件材料的内容和成份。 f、备考表：必须格式规范，逐项填写。 g、案卷装订：必须去掉金属物，文件材料要理顺取齐，装订要牢固。 以上七个项目，逐一检查，凡一个项目不符合要求，整个案卷即不符合质量要求。 2、分类排列：不同类目的档案不能混杂存放；不同载体的档案要尽量分开存放。 3、档案入库前要除尘，进行安全检查，消除损毁档案隐患。 4、进行案卷的包装，也就是要求案卷装入档案盒内。既可以防止光线、灰尘、有害气体对档案的直接危害，又可以减少对案卷机械的磨损。目前，我们组卷用的档案卷皮和纸质档案盒，耐磨损性强，材质都是无酸纸。规格，符合国家技术监督局颁布的《文书档案案卷格式》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，会计档案包装盒必须符合山西省财政厅、档案局《会计档案管理办法实施细则》的规定。 5、档案入库前必须有检索目录（案卷目录、卷内目录）手工、机读两种。 6、重要档案和珍贵档案应放在条件较好的柜内，必要时要同时制作副本，利用时尽量提供副