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公文中常见的格式错误 一、格式方面的常见错误 　　1.结构层次序数使用不当。一般而言，结构层次序数分“一”、“（一）”、“1”、“（1）”四个层次。 一（黑色三号字体） （二）（楷体-GB2312） 1 (仿宋体-GB2312) （1）（仿宋体-GB2312） 只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识。其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“1、”；“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。 不管哪个层次的标题都是“首行缩进”2字符（即空2个汉字） 正文首段也是“首行缩进”2字符　　2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。　　3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和万千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。　　4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2010年不能略为99年、10年。国家政府、企事业单位名称一般先用全称,并注明规范简称，或用约定俗成的简称，如工业和信息化部简称工信部、住房和城乡建设部简称住建部等。　　5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔? 〕，而非中括号[? ]或【? 】。　　6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.××××××”。　　7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 　　8.关于附件的格式问题。一般A4纸，每面排22行，每行排28个字，页面左上角第一行顶格标识“附件”（用黑体三号字），标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为3号仿宋体（有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋），单倍行距或行间距31磅。附件的页码，应与正文标注相同（4号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条4号一字线），单页码居右空1字，双页码居左空1字。 9.发文日期不能用汉字小写例如“二○一三年一月二十日”。而是要用阿拉伯数字例如“2013年1月20日”，需要注意的是落款日期也不能写成“2013年01月20日”，在OA系统中行文时间手动输入。 10.红头文件如何插入页码 （1）点开“插入”菜单——选择“页码”——选择文件的奇数页（第一页）——选择页面底端——选择普通数字3（奇数页码设置在右下角，右边空一个汉字距离） （2）页面转到设计页面选择“奇偶页不同”——选择文件的偶数页（第二页）——选择页面底端——选择普通数字1（偶数页码设置在左下角，左边空一个汉字距离） 分别选中第一页、第二页，——选择设置页码格式——选择“-1-”这种页码格式，——再选中插入的页码，选择仿宋GB2312 四号字体。 如有有附件，附件和正文在一个文档上，统一插入页码。 红头文件必须按照这个格式插入页码，其他文书插入“1”一般插在居中或右下角。 11.行距一般使用单倍行距　　二、内容方面的常见错误 1.错别字较多。 2.文种选择不当。 3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题办法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知；二是直接转发原文件；三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；四是只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。 4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。 5.主题词已经取消，版记中可不用。　　6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上级单位文件等。 7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下，对上级机关而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。 三、一些常用字词的用法及辨析 1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态