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秘書室業務簡報 報告人:呂錘卿主任秘書 2009年8月19日 報告大綱 一、前言 二、組織目標 三、業務準則 四、團隊成員 五、主要業務工作分析 六、特色業務說明 一、前言 國立臺中教育大學秘書室乃為行政幕僚單位，以「整合規劃，協調服務」作為準則，辦理綜合業務、計畫管考、校友服務、募款捐贈、公共關係等事務，從校內到校外、從整體到部份、從縱向到橫向、從教學到行政等都會有所觸及，是一個業務繁瑣且需靠其他校內單位協助的單位。 二、組織目標 （一）凝聚共識形塑願景以迎向變革時代 （二）聯繫溝通相互學習以發揮團隊動力 （三）強化研考重視服務以提升行政效能 三、業務準則 整合規劃，協調服務 依據「聽下言納於上，受上言宣於下，必信心」之理念，秘書室自許成為全校行政的溝通協調樞紐，做好「整合規劃，協調服務」，凝聚臺中教育大學發展共識，邁向「地區第一、國內一流、國際知名」的文理型大學。 四、團隊成員 本單位目前有主任秘書1人專員1人、組員3人、助理員1人、校聘人員1人，合計7人，另有工友與校長駕駛各1人協同服務。 我們的團隊成員 呂錘卿主秘 陳盛賢、王寀蓉、黃馨瑩、陳明棟 許玲媚、蔡佩玲、廖添福、陳綉鳳 四、團隊成員(工作執掌職掌) 呂錘卿主秘：襄助校長處理全校公文及有關業務 陳盛賢：計劃業務。公文核稿、推動特色專案。 黃馨瑩：公關接待業務。資本門會議、學術發展會議、法規委員會會務、第 三類電子公文核稿。 陳明棟：管考業務。行政會議及校務等會議召開、公款支付憑證核章、服務 品質提升業務 。 許玲媚：媒體關係業務。校長行程安排、編撰學校大事紀要、頭條新聞撰 寫、文書用印核稿。 蔡佩玲：英文秘書業務。募款及獎勵捐贈校務基金業務、英語網頁及秘書室 網頁維護。 王寀蓉：校友服務業務。校訊校友服務版編輯、校史室物品典藏及導覽、 校友資料網頁、學校中文簡介。 廖添福：校長座車駕駛 。 陳綉鳳；秘書室庶務 。 五、主要業務工作分析 （一）計畫整合 1.建立校務發展架構 以中程計畫為核心，擬定教育大學轉型計畫，整合與協助師資培育暨就業輔導中心之卓越師資培育計畫，整合與協助教務處之教學卓越先驅計畫。期以中程計畫為核心，轉型計畫發展雙軌特色，卓越師資培育計畫彰顯「以教育為本」之優勢特色，教學卓越計畫落實「文理型大學」之理想。 五、主要業務工作分析 （一）計畫整合 啟動特色發展計畫 推動特色啟頭計畫，與執行具有整合及實驗性質的計畫，導引與整合各單位發展為具體制度方案，例如：96年開啟產學合作簽約典禮模式、推動招生活動設計等。 建立意見溝通平台 運用一級行政主管會報、學術主管會報、校務發展委員會進行諸多與系所發展有關之重要議題，皆在該會議中與各系所先作充分溝通，尋求共識。 五、主要業務工作分析 （二）管考納言 建立定期且體系化之校級會議 統整將校務會議、行政會議、一級行政主管會報、學術主管會報、校務發展委員會、資本門預算執行考核會議、經費稽核委員會，形成體制化的會議召開，不僅適時解決問題，並期提出展望規劃，導引校務發展。 管考重大計畫之執行 對於各單位執行之年度預算、教育部補助或委託辦理之重要計畫及各項活動等，皆會定期召開相關檢討會議，協助各單位落實計畫預算精神之觀念，且顯有成效。 廣納校內多元意見 期以秘書室信箱處理、BBS站資料蒐集、服務品質提升業務來多方蒐集校務發展意見。 五、主要業務工作分析 （三）公共關係 1.形塑學校形象 （1）藉由網頁規劃會議、網頁管制小組，逐步推動學校網頁更新與英語化，並使學校脈動可完全呈現於網頁，強化網頁行銷。 （2）每年度更新學校中文簡介，每週彙整校內新聞，適時提供頭條新聞與校訊首頁新聞稿，編撰學校大事紀要，建立學校發展歷程檔案。 （3）建立校史源流館管理維護解說導覽，校史物品之典藏制度，逐步規劃藝術校園的導覽規劃服務，以求因應參訪團體日漸增加的趨勢。 五、主要業務工作分析 （三）公共關係 2.強化與地方媒體的聯繫 彙整本校新聞對外發布新聞媒體，增加學校曝光率以提昇知名度，並安排每年度與記者聯誼，建立良好公共關係。 3.強化募款及獎勵捐贈 本校的募款分成指定用途及未指定用途，若捐贈為未指定用途，則為校務基金統籌運用，亦即運用、分配於學校校、系務、行政事務等活動；另指定用途則可運用至建構校內教學大樓、系所學生活動，或任一指定校內用途使用。大部分本校募款來源為校友，近來因推動許多活動如：中教大85週年校慶之募款餐會、茁壯工程－萬磚奠基行動、認養清寒學生捐款活動、張炫文老師紀念音樂會等等，有許多校外人士、廠商等都非常樂意支持學校的活動，另校長也參與許多校友活動並非常積極為學校募捐，因此增加了許多的捐款來源。 五、