档案管理定.docVIP

档案管理规定 1 目的与范围 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《科学技术档案工作条例》，为了进一步加强本公司档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，更好地为本公司生产管理、业务建设和勘察设计服务，特制定本规定，适应于本公司文书档案、科技档案的管理。 2 相关文件及规定 2.1 《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》2006年9月19日《国家档案局审议通过并实施》、《科学技术研究档案管理暂行规定》。 3 机构及职责 3.1本公司的档案管理工作均由本公司档案资料室负责，隶属于本公司技术质量室，档案工作由副院长、总工程师主管，技术质量室主任分管，设专职档案人员一名。对本公司各门类档案实行集中统一管理。 3.2 宣传贯彻《档案法》和《档案法实施办法》并根据《档案法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《科学技术研究档案管理暂行规定》建立健全本院档案工作各项规章制度，加快现代化管理进程。 3.3 负责本公司各门类档案的收集、整理、归档工作。 3.4 集中统一管理本公司形成的各门类档案，积极开展利用工作。 3.5 贯彻执行国家和本公司有关的保密制度，维护党和国家的机密，保证档案完整与安全。 4 措施和方法 4.1 文书档案： （1）本公司在工作活动中形成的具有保存价值的各类属归档范围的文件材料，必须按有关规定向本公司负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 （2）公文必须按标准化、规范化要求，做到形式一致，用语规范，并一律用钢笔（蓝黑墨水、碳素墨水）或碳素水笔起草。 （3）文书档案整理工作的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的联系，区别不同价值，划定保管期限便于保管和利用。 （4）归档文件整理的方法是：根据归档整理的原则，将本公司每年在工作活动中形成的，办理完毕的，作为文书档案保存的各种纸质材料进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒等整理工作。 （5）在文件整理过程中，一般以每份文件为一件，但对于一些关联性较强、利用时需相互查证的批复、纪要、情况汇报、总结等应作为一件。 （6）卷内文件排列的基本原则是：按照文件管理重要程度，重要的在前，次要的在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿依据性文件在后。 （7）本公司因单位小，内部机构设置简单，所以我们采用的是年度保管期限分类法。即：归档文件先按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。不同年度，不同保管期限的文件不能放入一个档案盒。 （8）归档文件的整理：文件正本与定稿为一件、正文与附件为一件、原件与复制件为一件、转发文与被转文为一件、报表、名册、图册等一册（本）为一件、来文与复文为一件，文件整理完毕去除易锈蚀的金属物，使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态（编目时也只体现为一条条目），同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失。并加盖归档章，填写保管期限及件号。 （9）归档文件的编目：归档文件目录件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目要逐项填写清楚，准确反映归档文件的特征，为检索、利用奠定基础。 （10）填写归档文件目录字迹要工整，对文件的题名不要随意更改和简化，没有题名或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，要根据文件内容重新拟写或补充题目，并在新拟或补充标题之外加“〔〕”号，填写在目录中。归档文件目录应单独装订成册，并编制封面，每年的全宗介绍、组织沿革、年度大事记、归档文件目录组成一个全宗卷，单独装合保管，这样才不易损坏，便于阅读。 （11）认真填写备考表。本盒内文件情况说明及文件的起、止件号、整理人、检查人的姓名和整理时间填上，以明确责任。备考表应置于卷尾。 （12）装订完毕后，将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作并由档案人员按不同保管期限及档案盒号顺序排列上架，同时拟写全宗介绍，组织机构沿革及年度大事记。 5 档案保管期限和归档范围 5.1 文书档案的保管期限分为永久，定期两种，定期一般分为30年、10年。科技档案保管期限一般为长期；财务档案保管期限为：会计报表永久，会计帐本25年，会计凭证15年。 （1）确定档案保管期限的原则：要用历史的、辩证的、全面的以及发展的、效益的观点，正确分析和鉴别档案保存价值的现实作用和历史作用。根据本公司职能工作的需要，准确界定归档范围，判定档案的保管期限。 （2）本公司文件材料档案范围是： 凡反映本公司主要职能活动的、办理完毕的、具有查考利用价值的文件材料； 本公司工作活动中形成的维护国家、