hj02001文件资料管理规定.docxVIP

文件资料管理规定1目的规范公司所有文件及资料的管理，保证文件的有效性和可追溯性，并对文件进行保密安全管理。 2 范围适用于公司所有文件的管控。3 职责3.1总经理负责批准所有文件的发行。3.2行政总监负责组织编写公司的管理手册、程序文件。3.3行政部负责公司管理手册、程序文件以及行政相关管理规定的编写和公司所有文件的受控管理。3.4 各职能部门负责相关管理规定的编写。3.4各系统/部门负责本系统/部门文件的编写、修订、审批及有关文件的宣贯使用。4 内容4.1文件的分类4.1.1公司内部文件：a 一级文件：公司的管理手册，包括：公司介绍、形象标识内涵、经营宗旨与理念、发展方向、组织机构、部门职能与分配、公司各项管理活动的要求等，是公司纲领性的文件。b 二级文件：规定某项活动或过程如何进行的途径形成的程序文件，比如：文件控制程序、采购控制程序、管理评审控制程序、固定资产控制程序等。c 三级文件：管理规范、管理规定、作业标准等；管理规范是指说明要求的文件，通常是支持某项活动或过程运作的具体操作性要求，或者程序文件的实施细则，比如形象礼仪规范等；管理规定是指管理公司的某项活动的具体要求，比如会议管理规定；作业标准是指某项活动或具体操作要达到的程度，比如6S现场检查标准等。d 四级文件：各级文件相关的表格（已经填写的表格称为记录）。4.1.2公司外来文件：适用的法律法规、国际国家标准、有关政府发文等，由行政中心负责收集、接收、传阅和保存，供各部门查阅。4.2文件的编号、版次及发放号4.2.1文件的编号、版次格式为： HJ XX XXX A版 文件版次（A~Z，每修改一次顺位使用）文件序列号（从001开始顺位使用）文件类型（公司一二三四级文件代号）公司代号（公司和各系统的代号）4.2.2公司及各系统代号：公司及系统文件代号备注和金股份HJ中联通信SJ电子信息城XXC投资管理XM资产管理ZC孕婴童YYT4.2.3公司及各系统（部门）发放号：系统区分董事长总经理副总经理行政部财务部人力资源部市场部集团办公室行政总监中联通信城阳信息城投资管理资产管理即墨信息城孕婴童发放号 011112020315130516060709101718注：集团管理中心以外的系统内部部门公司不规定发放代码，文件发放时，在《文件管理台帐》写清数量，各系统按照各自的《文件资料管理规定》规定部门的发放号下发并进行管理。4.2.4外来文件编号格式为： W XX XXX 文件序列号（从001开始顺位使用）年份代号（如：12意即2012年收集）外来文件代号4.3文件的格式公司文件使用固定的统一格式，行政中心行政部负责提供文件模板，模板要求如下：4.3.1文件规定的格式：a.文件的页边距：上1.7厘米、下1.4厘米、左2.2厘米、右 2.2厘米；页眉1.5厘米、页脚1.18厘米。b.文件的页眉：左侧为公司形象标识，大小为：宽度4厘米，高度按比例生成；形象标识右侧为文件编号，宋体小五号字；居中为版次，宋体小五号字；实施日期靠右对齐，宋体小五号字。c.文件正文的文字字体和大小：文件的名称为加粗宋体小三号字；其余字体为宋体五号字，字数少的文件（全篇少于半页的文件）用四号字。d.文件正文的行间距为：固定值21磅。e.文件的页脚：采用“第 页共 页”的格式，居中，宋体小五号字。4.3.2表格的格式a.使用WORD工具创建的表格格式要求与一、二、三级文件要求一致。b.使用其他工具创建的表格格式要求：页边距：上1.7厘米、下1.4厘米、左2.2厘米、右2.2厘米；页眉1.5厘米、页脚1.18厘米。要求左上角有公司形象标识，大小为：宽度4厘米，高度按比例生成。c.第四级文件正文的文字字体和大小：文件的名称为加粗宋体小三号字（15号字）；其余字体为宋体五号字（11号字）。4.4文件的编写、会签与发放4.4.1文件的编写：a.公司管理手册由行政总监组织编写。b.公司程序文件及行政相关管理规定由行政中心行政部组织编写。c.各职能部门相关管理文件由各部门负责编写。d.各系统的文件由各系统的综合部组织编写。4.4.2文件的成文、批准与发放：a.公司编写及修改的文件（新编制的文件需提前向行政中心行政部申请文件编号），首先发起OA审批，审批顺序为：发起人－部门经理－行政部经理－行政总监。b.发起部门按OA审批意见修改文件，打印原稿经部门经理、行政总监审核签字，总经理签字批准。c.经批准的文件由行政中心行政部发布；发布前，行政中心行政部应检查文件是否清晰、易于识别，确认无误后发给相关部门文件管理员签收，并登记在《文件一览表》中（在发放文件时或接收到文件后文件丢失的，责任人每份（次）负激励人民币100元）；d. 文件编写部门在申请文件发行时向行政中心行政部提交电子版文件，行政部将原版文件及相关记录归档管