浪费时间的外在因素和解决方法(一).doc

浪费时间的外在因素及解决方法（一） 【本讲要点】 　　电话干扰的原因及解决方法　　不速之客的原因及解决方法　　用人不当的原因及解决方法　　社交闲谈的原因及解决方法 导 言 　　浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。 　　浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。 　　所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。 　　你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。 ? 　　电话干扰的原因及解决方法 　　浪费时间的原因 　　电话干扰会浪费很多时间。许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间。与电话有关的许多问题都牵涉到人性，牵涉到人的心理。接电话的强烈欲望不是来自电话，而是来自于人的心理，电话之所以会吸引你有很多原因，例如你假设每次电话都来的名正言顺，需要你注意，而如果你不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的结论。你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。 　　1．害怕冒犯别人 　　2．希望保持消息灵通 　　3．自我膨胀 　　4．享受社交的乐趣 　　解决的方法 　　电话干扰的确会给你的工作产生干挠，带来很多时间的浪费，会影响你的时间管理，解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。 　　1．阻绝干扰 　　（ 1）处理 　　（ 2）转接 　　（ 3）暂缓 　　（ 4）速办 　　圆滑过滤电话的一些诀窍，例如可以说： 　　◆ (处理)你稍微等一下，我翻一下我们的档案。 (转接)我们的企划主任今天下午正在着手这个计划，要不要我把您的电话转给他? (暂缓)我想他11点左右就可以回你的电话，这样可以吗? (速办)我看我可不可以去打断他一下。 　　那么，你就必须与同事互相帮助接电话，安装留言系统。如果有开关你可以暂时切断，或将电话移到视线以外，关键性的时间索性拔掉电话的插头，甚至把你的工作带到没有电话的地方。 　　2．集合所有电话 　　良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法： 　　◆暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。 　　◆提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗 ? 　　◆坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见。 ? 　　不速之客的原因及解决方法 　　突然有人来拜访你，只借用你一分钟时间可以吗？或者说你是一个经理人，你把门大开着，就是欢迎来打扰。不速之客会造成你时间管理不当。对于突然造访的不速之客，及由于敞开门户而来的不速之客，有不同的解决方法。一个高效率的现代人，要学习如何去应对不速之客。 　　突然造访的不速之客 　　1.解决的方法 　　应对这种情况可以有以下几个解决方法。 　　（ 1）延后处理 　　（ 2）把访客转交给别人 　　（ 3）另外安排时间 　　2.回答问题 　　（ 1）简明扼要 　　（ 2）长话短说 　　◆我原以为这是个简单的问题，但现在看起来问题有点复杂了，对不起，我早该问你花多少时间。 　　◆我 12点以前要完成老板交给我的任务，把你的事情延期到明天好吗？ 　　门户开放的不速之客 　　1.浪费时间的原因 ,门户开放等于是听命于别人，这种方式可以让需要找你的人都能够找到你。但是在很多情况之下，你却变成了公然欢迎别人的打扰对象，你把门打开了，不速之客当然会进来。 2.解决的方法 (1)学会过滤 　　◆当这个不速之客要找你谈话时，你可以到别的办公室去谈，或者站起来说话。 　　◆不速之客如果是你的上司或你的老板，你要尽早谨慎地提到你正在替他进行的工作及完成期限，询问自己是否可以晚一点去他的办公室以便讨论别的事情。 　　(2)不要让别人找到你 　　如果一个组织认为需要强化有形的门户开放政策的话，你和所有的同事就必须发挥相互尊重的精神，留意他人的作息时间，