电脑系统使用规定.doc

电脑系统使用规定 公司的电子邮件系统，电子数据库以及连接互联网所用的硬件和软件系统都是为公司的业务运作提供协助。正如公司的其它系统一样，这些也是公司的财产，只可用于业务目的。 以下各条规定对整个电脑系统均适用。所有使用电脑的员工均要签署确认收到此规定，对电脑系统的不当使用更可导致纪律处分。 隐私 通过电子邮件系统收发的邮件均为公司财产，将被视作商业讯息。尽管每位使用者均配有私人密码，员工仍不能将之视为个人机密。 管理层人员均有权查看通过电子邮件系统收发的讯息，因此该些讯息不能被视作个人讯息或只有发送者与指定地址可接收。 情况必要时，管理层保留进入电脑系统查看，复制，删除，转发或向他人透露邮件内容的权利。因电子邮件储存于服务器内，为电脑数据安全起见设有备份系统，即使已被收发者删除，仍可恢复。 公司有权随时进入电脑系统而无需提前通知员工。但是，公司只有在正当理由之下，才会进入个人的邮件箱。公司可将因正当理由从系统中获取的内容向公司内外透露，而无需得到员工的同意。 虽然在正当理由下，公司有权阅读电脑系统中的邮件，但该类邮件应对其他员工保密，只可由指定的收件人使用。员工无权获取及阅读他人邮件，或干扰同事经由电脑系统的沟通。 未经授权，员工不得阅读或获取存于电子数据库中的文件或信息。若员工企图进入他无权进入的公司数据库或查阅他人的文件和目录，或通过电脑系统散布其他员工的私人讯息，将可能导致除名处分。 安全 电脑系统需有密码保护。设置此类密码是为了保护公司的信息资料，而非保证系统用户的个人隐私。 电脑系统用户必须经常更改密码以防止非法入侵。密码应当为入侵者不能轻易猜到的组合，比如不能是家庭成员和宠物姓名及生日等等。在公司要求下，系统管理员有权知道所有密码。 为保护用户和网络免受病毒和非法入侵，公司将使用相应的保护程序。如有可能，应使用加密程序以保证传输过程的机密性。 通过互联网收发的带附件的电子邮件是常见的病毒来源，可能破坏存于公司服务器上的数据。因此，所有从外部互联网获取的附件一定要先存于磁盘上，经过查毒后才可打开，再储存于服务器上或个人的硬盘上。用户也要确保发往公司内外的电子文件不能带有病毒。因为大多数病毒存在于可执行文件中(如.EXE, .COM)，使用或传送这类文件时更需小心。 我们的保守机密与雇主信息的规定使用于所有形式的信息，也包括在电脑系统中的信息。在任何情况下，此类信息不能转发给公司外的任何人。若在公司内部传送此类信息，也只能发送给有权接收的人员。 员工离开自己的座位时，不能将含有机密与雇主信息的文件留在电脑屏幕上。 员工若得知有违反公司电脑系统安全规定的情况发生，应立即通知系统管理员。 私人用途 连接互联网以及传送电子邮件，公司均要支付相关费用。因此电脑系统只可用于公司的业务。 电脑系统不可用于与工作无关的游说及推广，如推广商业活动，传播宗教及政治信息，宣传外界的机构或其它与工作无关的活动。 从公司电脑系统发出的邮件会署明该邮件来自四季或丽晶酒店，通常标有公司信头及司标。收件者会认为这些邮件均代表公司立场，因此不得利用公司的电子邮件系统向外界表达个人意见或不满等。 不论何种情况下，均不得利用电脑系统转发连环邮件、笑话或其它类似的与工作无关的信息。 利用公司提供的硬件或软件从事兼职或副业，将被视作越权使用和/或盗用公司资源。 工作时间不能用公司硬件玩电脑游戏。 电脑系统使用礼仪 电脑系统用户应确保发出的讯息合乎职业规范。所有电子邮件的措辞应合乎职业规范，即使该讯息被公布与众，也不会引起收、发方的尴尬，或引发诽谤或骚扰的争议。 电脑系统不得用于散布无礼的，威胁性的或分裂性的邮件。无礼邮件指含有性暗示，种族歧视，性别歧视，或其它指摘他人年龄、性取向、宗教或政治信仰、出生地及残障的无礼言论。 任何员工都不得盗用他人的电子邮件地址以达到欺骗接收者邮件来源的目的。 不得使用无礼的或淫秽的屏幕保护程序。 电子邮件容量 带附件的电子邮件最大不得超过1MB。用户如有充足及正当的理由需发送大于1MB的邮件应预先联络系统管理员。大容量文件的输送可能导致服务器运行变缓，也可能令远端用户收件遇到困难。 用户传送大宗附件，需考虑以电子邮件与其它方式如传真或快递等相比的可行性与有效性。持续不当使用电子邮件可能导致无权继续使用电邮系统和/或由个人或酒店承担部分费用。 保存电子邮件 所有电子邮件用户应定时整理文件，删除没用的邮件。电子邮件的储存占了服务器相当部分的空间，系统会定时监测用户的邮件量。可能要求员工删除或保存邮件。 互联网连接 公司提供互联网的连接是为了协助业务运作，用户只能访问与工作有关的网站。 利用公司提供的硬件或软件访问色情网站将导致包括除名在内的纪律处分。 公司可能会谨慎地追查通过公司系统访问的互联网网站，也可能对一些公司认为不适当的