第三章 设置科目代码.ppt

第三讲 设置科目代码 ⒈ 设置会计科目代码的作用 ⒉ 会计科目的编码要求 ⒊代码设计的一般方法 ⒋会计科目的编码方法 第三讲 设置科目代码 ⒈ 设置会计科目代码的作用 ⒉ 会计科目的编码要求 ⒊代码设计的一般方法 ⒋会计科目的编码方法 ⒈ 设置会计科目代码的作用 ⑴ 便于反映会计科目间的逻辑关系，便于分类与汇总。 ⑵ 便于计算机识别，有利于输入输出的处理，可以大大减少凭证中汉字的输入量。 ⑶ 可以节省内外存的存贮空间，提高机器的处理效率。 ⒉ 会计科目的编码要求 ⑴ 单义性，又称唯一性，单一性。一个代码只能代表一个会计科目。 ⑵ 适用性。要能反映科目间的层次关系，便于计算机识别和分类汇总处理。 ⑶ 通用性，又称统一性、标准化或行业化。各级科目的编码原则与标准应是统一的，便于信息共享。例如一级科目代码应采用财政部在行业会计制度中规定的代码。 ⑷ 简易性。会计科目编码应尽量简短，尽量选择最小值代码。做到既节约存贮空间，又便于人工输入及计算机处理。 ⑸ 稳定性。会计科目一经编好，应尽量保持稳定(例如3－5年不变)，以便于有关人员熟练使用，减少差错。 ⑹ 扩展性。对会计科目进行编码时，对各类各级科目都应留下部分空位，以便于新增科目的编码。 ⒊代码设计的一般方法 ⑴ 顺序码 ⑵ 组码 ⑶ 群码 ⑷ 助记码 ⒊代码设计的一般方法 ⑴ 顺序码 ⑵ 组码 ⑶ 群码 ⑷ 助记码 ⑴顺序码 顺序码：是用连续的自然数来表示编码的对象。 例如：用1、2、3、4...来表示记账凭证的编号。顺序码比较直观，是最简单的一种编码方法。 ⑵组码 组码又称区间码，是将编码对象按类分成若干组，每组分配一定的数字序列，表示一个特定的含义。 例如：用“1001～1999”表示资产类科目，用“2001～2999”表示负债类科目。组码的扩充性好，但处理时比较麻烦。 ⑶群码 群码又称位别码，是将所编代码按位数分成若干段，每一段均有特定的含义。群码能方便地进行排序、分类、合并和校验处理，方便添加数据；但占用位数较多，不便于记忆。会计科目在多级分类编码时，常采用群码的编码方法。 例如：科目编表示会计科目“银行存款—工行存款—人民币存款”。将该代码按位别排列就能很清楚的看出群码的编码方法。 其中： 1002 01 01 银行存款 工行存款 人民币存款 (一级科目) (二级科目) (三级科目) ⑷助记码 助记码：是把编码对象的名称的英文或拼音的缩写作为代码，以方便记忆和调用。 例如：凭证的摘要“提取现金”， 可用助记码表示为：TQXJ。 ⒋会计科目的编码方法 会计科目通常采用群码编码方法。 第一段4位，表示一级科目代码，这也是财政部在《企业会计制度》中的规定；第二段通常为2位，表示二级科目代码； 第二段的位数，各单位可以根据本单位最多的一个科目的二级科目的位数确定，适当考虑当前发展状态，可为3位，也可以选1位； 第三段表示三级科目代码； 第四段表示四级科目代码，以此类推。自二级科目代码起，其代码的位数应根据本单位的实际情况及当前发展状态设置。 科目代码的级长或称科目代码的结构 科目代码的级长或称科目代码的结构，是指科目代码共分几段，每段各有几位。 科目代码常用的结构是4-2-2，它表示科目代码共分3段，第一段为4位，表示一级科目代码；第二段为2位，表示二级科目代码；第三段为2位，表示三级科目代码。即科目代码的级长是8位。 科目代码的结构限制 科目代码的结构限制了账务处理软件核算的深度和某级总账科目下所属的明细科目的个数。 例如科目代码为4-2-2结构，最多只能核算到三级，当各级会计科目都只采用阿拉伯数字编码时，每一级明细科目最多只能设99个，即某一个一级科目最多只能下设99个二级明细科目，同一个二级科目最多只能下设99个三级明细科目。因此，可以说科目代码的结构对整个账务处理软件的核算能力有至关重要的影响。 目前，极大多数通用账务处理软件都提供代码结构的定义功能，由用户自己确定本单位的科目分几段，自己确定每一级的科目采用几位代码。 设置科目代码的方法 设置科目代码时，先对一级科目编码，然后再向下对明细科目编码。明细科目的编码应由上级科目编码加上明细科目自身的编码组成。其中，明细科目自身的编码常采用按数字顺序编号的方式。 例如 ：科目代码“ 1111 ”表示“应收票据”， 111101表示应收票据─商业承兑汇票 例如：科目代码“4105”表示“制造费用”， 410502 表示 制造费用─二车间” 示制造费用─二车间─修理费 账务处理