新编秘书实务课件第七章　文书处理与档案理(第二版）.ppt

一、文书处理的原则 1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠 二、行文关系与行文方式 （一）行文关系 1. 隶属关系 （1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系（属行政关系）； （2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系（属业务关系）。 2. 非隶属关系 （1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部门之间； （2）非同一系统的非同级单位、部门之间。 三、文书处理程序 三、文书处理程序 （一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。 （2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。 2. 审核 　　审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。 3. 签发 　“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。 4. 复核 　复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。 5. 缮印 　缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。 6. 校对 　校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。 7. 用印 　用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。 8. 登记 　登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。 9. 分发 　分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。 （二）收文处理程序 签收 签收是收文处理的第一个环节，是指秘书部门对收到的文件进行清点确认的过程。 2. 拆封 拆封，一般由办公室收发人员或秘书负责收到文件的启封。 3. 登记 需要登记的文件有： （1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。 不需要登记的文件有： （1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。 （二）收文处理程序 4. 审核 5. 传阅 6. 拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。 7. 批办。领导人对来文如何办理、由谁负责办理而做出的决定。 8. 承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。 9. 催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。 10. 注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结果进行简要的情况说明 将单位办理完毕的、具有备考保存价值的文件转化为档案，就必须做好文件的归档工作。 一、归档文件的鉴定 1．文件材料的归档范围 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》第三条规定了机关文件材料归档范围。 （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 2．文件材料的不归档范围 （1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 1．永久保管的文书档案 永久保管的文书档案主要包括： （1）本机关制定的法规政策性文件材料； （2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (5)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (7)