商务秘书理论与实0301文书处理工作.docVIP

第一节 文书处理工作 教学设计 一、教学目标： （一）知识目标 1、了解文书处理工作的内容及必须坚持的原则； 2、掌握收文处理、发文处理的方法和程序。 （二）能力目标 能做好信函或文件的收文处理工作；能按照正确的程序处理好文件的拟制和发送工作。 （三）素质目标 培养学生日常生活、工作中细致谨慎、礼貌待人的作风和品行。 二、学时分配：2课时 三、教学重点： （一）文书处理工作必须坚持的原则。 （二）收文处理的方法和程序。 （三）发文处理的方法和程序。 四、教学难点： 收文处理和发文处理的程序。 突破重难点的方法： 通过案例展示的方法，给学生布置文书处理的相关人物，让学生按照正确的顺序完成文书处理。 五、教学方法： 案例分析法、讲练结合法、任务驱动法 六、教学手段： 利用多媒体辅助教学，通过让学生自主练习，提高效率，增强教学效果。 教学过程设计： 总体思路： 通过案例导入，分析文书处理的内容、原则；通过任务驱动、实践训练的方法，学生切实掌握文书处理的程序。 导言部分： 文书的处理是秘书人员的一项经常性的工作，需要秘书掌握正确的收文与发文的方法和程序，并且能做到细致、认真，不出纰漏。 导入新课： 案例导入——3·1，通过分析案例，了解文书处理的内容和基本的原则、信息。 点评：拆封信件看起来是小事，但是信件涉及的是公务信函的范畴，而且写明是要求领导亲启，秘书小L私自拆开信件并浏览了信件中的内容，这严重违反了公务文书的处理规范。虽然秘书进行了及时的更改并向领导表明了自己的错误，但这个事件应该可以作为一个警戒，是我们认识到文书的收发不是一件简单的事情，作为秘书人员必须掌握正确规范的收发文书的处理方法。 一、文书处理的含义 文书处理是指围绕各种文书资料的收受、传阅、制发、办理所进行的一系列管理活动，是秘书发挥助手作用的重要体现，是秘书的一项基础性、常规性工作。 二、文书处理工作必须坚持的原则 1、坚持及时高效的原则。 2、坚持统一规范的原则。 3、坚持保密安全的原则。 三、收文处理 含义：收文处理包括收受各种报刊、信函等信息资料的处理和收受文件的处理。 （一）收受信函等资料的处理 对各种报刊、信函、广告、电子邮件等信息资料进行分拣、遴选，将应该送交领导阅看、处理的资料及时报送领导，将无价值的信息过滤出来。 1、拆封。用剪刀对各种邮件进行拆封，沿封口的边缘剪开，防止邮件内的信件、支票或其他贵重物件在拆封时受到损坏。对领导的私人信件或信封上写有“亲启”、“密函”等标识的信件，非经领导授权，不得随意拆启。检查邮件的内容是否完整，如有缺失应及时处理。 2、遴选。对领导订阅或有关部门赠阅给领导的报刊杂志，秘书要及时送到领导办公室，放在指定位置上。对需要领导阅看或处理的信件，要将信封与信笺订在一起送交领导。对确有价值的邀请函、广告等信息资料，可根据领导的工作分工或特点，分送给有关领导或业务部门。 3、登记。除报刊杂志外，凡需要送交领导的信件等信息资料，都要在登记册上进行登记，以便于查询其去向。登记的内容应包括：收件日期及时间、来件人、收件人、来件主题内容、来件去向、办理情况。 4、送达。对呈送给领导阅看的信件等资料，要按其轻重缓急加以分类，放在不同颜色的文件夹内，将最重要的和需要办理的邮件放在上面，以便领导根据文件夹的颜色决定阅读和处理的优先顺序。 5、存贮。对领导阅后的信件等资料，有批示意见的进入办理程序交由承办部门办理；没有批示意见的，按照一定规则分门别类进行存贮。对具有一定价值的资料，虽不需要领导阅看，但秘书认为需要保留的，也要加以存贮，以便领导需要相关资料时能够随时提交。 6、销毁。对那些没有保留价值的资料，或已经处理完毕不具有继续保留价值的信件等资料，要用碎纸机及时加以销毁，以节省办公空间。凡有领导批示意见的信件，在销毁前要进行登记，以备查询。 7、整理。定期对领导办公桌上的报刊信件等资料进行整理，对需要继续保留的分门别类存放到领导的文件柜中，其余的由秘书进行存贮，以保证领导办公桌的整洁。自己拿不准意见的，要请示领导确认后进行处理。 （二）收受文件的处理 收受文件的处理，是指文件从接收到归档前的运行、办理过程。 1、签收。对接收的文件进行清点确认。对照发文通知单对所接收的文件件数、收件人进行核对，确认无误和没有破损情况后，在发文通知单上签署收件人姓名和收件日期。 2、拆封。用剪刀沿套封的边缘小心剪开，防止损坏封内文件。拆封后，要核对文件资料是否完整齐全，如有缺失应及时与发文机关联系处理。对急件、密件要优先拆封，以保证优先加以处理。 3、登记。按照上来文、下来文、平行文的来向，分别登记在《收文登记簿》上，登记的要素有：收文日期、来文字号、来文单位、文件标题、份数、秘密等级、收文号（流水号）、处理情况。 4、拟办。秘书人员或办公室主任在