18.避免实施文档缺陷致ERP实施陷困境.docVIP

避免实施文档缺陷致ERP实施陷困境阳春三月, 本应是阳光明媚令人心旷神怡的季节,但正如近日倒春寒的天气一样让我感到深深的寒意。原因是最近公司让我接手一个实施到一半的 HYPERLINK / \t _blank ERP项目，而这个项目只有片言片语的几份简单文档。不但没有详细的实施计划，更没有详细的实施文档记录。在接手此项目后让我深深的感受到没有实施文档的痛苦，因为所有的一切都要自己重新摸索。不但浪费了宝贵的实施时间，而且还经常需要做重复的工作。缺乏实施文档让我在这个 HYPERLINK / \t _blank ERP项目中吃尽了苦头，这里和大家分享我对实施文档的一些反思和总结。 ???? 常见的 HYPERLINK / \t _blank ERP实施文档缺陷 ???? 当我从公司前任ERP项目实施同事手中接过薄薄两页纸的实施文档时，我难以置信的看着他问没有了吗？只有这些？，我同事尴尬的点点头，然后他再说了一句让我吐血的话实施计划和记录文档都在我心里记记清清楚楚呢。实际上，这完全是对实施文档的误解，也是许多ERP实施顾问的通病。 ???? （1）什么是 HYPERLINK / \t _blank ERP项目实施文档？ ???? ERP实施文档是用来记录、描述、展示实施过程一系列信息的处理过程，通过书面或图示的形式对项目活动过程或结果进行描述、定义、规定及报告。例如，分阶段实施计划文档、标准业务流程文档、标准编码及数据文档、标准参数设置文档、功能操作指南文档等。这些文档将会伴随着ERP实施的各个阶段逐渐充实、完善,也同时记载了整个实施的过程和成果。 ???? 从内容上说， HYPERLINK / \t _blank ERP项目实施文档可分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目可交付物的一个组成部分，其重要性自然不言而喻。过程文档主要记录了项目管理进程中的各种信息，为实施人员提供决策依据，以保证ERP项目的顺利实现；另一方面，过程文档也是实施过程最为宝贵的资产，通过对过程文档进行归纳和分析，可以对实施项目的成功??验和失败教训了然于胸，从而对后续ERP日常运作、维护更加有的放矢。 ???? （2）常见的 HYPERLINK / \t _blank ERP实施文档缺陷 ???? 一般来说，实施文档是否规范和专业已成为 HYPERLINK / \t _blank ERP实施的重要评价指标之一。经过深入分析，我总结这个项目主要存在这些缺陷：①文档编写不够规范：主要表现为项目实施过程中，没有对每一个阶段的文档进行分层次整理和管理，各类文档资料缺少一致性。②文档内容描写不够完善：在编写各种文档过程中，虽然大家都按事先规定的模式进行了编写，但编写的内容经常不够完善；要么文档极其简单，相当于没有文档；要么文档流于形式，没有什么实际的价值，甚至于有的实施文档与实施过程完全不相符。③文档没有统一入库管理：随着 HYPERLINK / \t _blank ERP系统的不断优化、升级，新需求的不断产生，各种文档越来越多，没有建立一个文档资料库。不同时期的各种文档零散存在，造成查询文档时非常困难。④只重视文档的形式，实用性不强。在实际的实施过程中，编制人员没有时间去关心它们的用途，也不知道哪些部门使用，更多的是在规定的时间内完成任务，以免影响考核成绩，这样一来一些不实用的、重复的文档不但阻碍ERP实施的可执行性，而且还影响项目的整体进度。 ???? 文档对项目实施起到什么作用？ ???? 与本项目前任负责同事沟通中了解到，他对实施文档的作用存在非常多的误解，认为实施的事情本来就多，有许多用户抱怨的事情要处理，根本没有时间来写文档。因为有了这样的想法，就开始忽略文档的编制。例如，认为写文档太累了，能用嘴说的就不用手写，能简单写的就绝不详细写。实际上，实施文档是一种工具，是古语有云的磨刀不误砍柴功。 ???? （1） HYPERLINK / \t _blank 文档能提高实施过程的能见度 ???? 规范、齐全的文档会详细记录项目实施过程中发生的事件，便于实施人员掌握项目实施进度、实施质量以及各种资源的调配。同时，文档还有助于实施人员与操作人员明确了解各自的职责，信息互通，共同把握实施过程的节奏。因此，实施成员用一定时间编制、 HYPERLINK / \t _blank 整理实施文档，可以使实施人员对各个阶段的工作进行周密思考、理顺和找出存在的问题，从而减少差错，提高项目实施质量。例如，通过对文档的检查，在项目实施早期发现文档错误或不一致的地方，及时纠正以减少大问题的出现和为纠正失误而付出的更大的成本。 ???? （2） HYPERLINK / \t _blank 文