会议组织程_流程图.doc

会议组织流程图 相关负责人 办公室 参会人员  　一、公司级会议的组织工作　　　　会议分为：大、中、小　　　　大型会议一般较少，以年终总结会议为代表　　　　中型会议以竞岗、办公会议等为主　　　　小型会议最多，以领导班子会议为代表　　　　　　　　如何组织大型的会议呢？　　　　绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。　　　　1、前期的筹备：1.1 会前通知： 有2大工作：一是通知，二是反馈 1.1.2 先说通知，方式有：　　　　书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；　　　　口头：小型的、小范围的会议。　　　　内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）　　　　???注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）　　　　如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））　　　　所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！” 1.1.3 准备会议需要的资料： 设立接待处，一般在进场入门处， 讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份） 会议日程安排表 铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表） 签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。 横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作） 1.2 会议的日程：中型以上会议：　　　　1、主持人2、讲话人3、发言人是谁？4、发奖人是谁？　　　　一定要书面的第一、第二、三、四……　　　　时间……某某作什么…某某做什么……　　　　如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托　　　　讲话人：总经理或其他分管领导主持。　　　　　　　　另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。　　　　如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！　　　　排查内容：1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行　　　　选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！　　　　 1.3 会场的布置 1.3.1 会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、 1.3.2 主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。 1.3.3 给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。 1.3.4 悬挂横幅 1.3.5 非常重要的会议，请速记员。 1.3.6 国际性会议，准备同音翻译。 1.4 现场的安排：要求参会者提前10分钟入场，　　　　1、在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？　　　　2、安排谁服务？应该注意什么？　　　　3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备最好准备2套以上）　　　　4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？　　　　　　　　二、会议中：　　　　问题往往出现在会议中！　　　　如：空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！　　　　出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！　　　　因为成年人最容易受到外界的干扰！所以，温度非常重要！　　　　案例：02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未结束，人员就走掉一般！效果非常差！　　　　——如果人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能聚精会神！切记！　　　　　　　　服务人员：1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。　　　　2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！ 　　　　冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。　　　　　　　　给主席台上公司