秘书学概论第七章 秘书队管理.ppt

海尔成就 一次海尔公司接到一个德国经销商打来的电话，要求海尔必须在两天内发货，否则订单自动失效。接到电话的时间是星期五下午2点，而海关、商检等相关部门下午下班时间是5点半，留给他们的时间只有3个半小时。依照正常的工作程序是无法完成的。但是海尔公司迅速行动起来，团队成员抓紧每一分钟，全身心地投入到工作中，各项工作同步展开，有人调货，有人报关，有人联系船只，使每一个环节都顺利完成。当天下午5点半，海尔公司已经发货，比德国经销商要求的期限提前两天完成。 海尔团队在突发事件来临的时候表现出了超强团队执行能力，团队中每一名成员目标明确、彼此配合、各司其职，卓有成效地完成了几乎不能完成的任务，显示出巨大的工作能量。秘书工作综合性、临时性强，对团队执行力要求理应更高。 ? ? 第七章 秘书团队管理 第一节 秘书团队概述 第二节 秘书团队的建立 第三节 秘书绩效测评 思考训练与教学互动 第一节 秘书团队概述 一、秘书团队的含义 二、秘书团队的形成条件 三、秘书团队的内部结构 一、秘书团队的含义 秘书团队是指不同年龄、层次，具有不同知识背景、能力结构的群体。他们共同服务于一级组织机构或领导，具有共同责任和同一目标。秘书团队通常被称做“秘书班子”。　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二、秘书团队形成的条件 （一）共同的目标 1.明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力，使得团队的存在有了价值。 2.共同的团队目标有助于团队成员设定个人目标，从而使团队成员在执行计划的过程中始终处于最佳工作状态，并能尽量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮助团队获得最佳工作绩效。 （二）互信的协作 1. 应把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一个彼此互补、优化的秘书团队，才能产生整体搭配的协同效应。 2.团队成员情感上相互认同也是团队成功的重要因素。 （三）明确的职责 1.一个高效的秘书团队应根据每个成员的个体特质安排其在团队中担任相应的角色并进行明确的分工。 2.秘书工作应讲究工作程序并明确团队每位成员的职责。 （四）较强的执行力 所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能的能力。 三、秘书团队的内部结构 （一）团队规模 1.秘书团队人数以2—7人为宜 秘书团队要根据“精简的原则”，根据机构的性质、层级、规模、工作性质、工作量等参数加以综合考量，设置合理的团队规模。 2. 团队规模过大，团队的绩效有可能下降 （1）团队规模过大，成员无法深度沟通，团队较难形成凝聚力 （2）团队规模过大，个人投入被冲淡，工作积极性就会降低 （3）人数越多，公平问题越难处理 3.团队规模过小，将影响秘书工作质量 如果团队成员过少而工作任务繁重，则团队成员疲于应付，工作效率必然降低。 （二）角色 1.根据每位成员的气质（如胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质）和专业背景（如工科、理科、文科）以及能力结构（如行动型、思考型、事务型）等个人特质分配其在团队中的角色。 2.必须对团队成员进行岗位分工，定职定责。 3.可从秘书事务能力、文字能力、沟通能力、表达能力、公共关系能力、办公自动化运用能力、协调能力等综合素质考虑。 　 美国管理学家斯蒂芬·P．罗宾认为，按智能特征团队角色可分为九种： ——革新者 ——倡导者 ——开发者 ——组织者 ——生产者 ——核查者 ——维护者 ——建议者 ——协调者